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Teletrabalho: como adaptar as rotinas do departamento pessoal?

Como adaptar os processos do departamento pessoal para o teletrabalho.

Com o desenvolvimento de tecnologias e ferramentas que permitem o trabalho remoto, muitas empresas estão considerando ou tendo que se adaptar ao teletrabalho.

Já havia um grande movimento do trabalho em home office, tendo até mesmo legislações sendo aprovadas para regularizar essa forma de trabalho o quanto antes.

Portanto, vamos entender mais nesse artigo como adaptar as rotinas do departamento pessoal para essa nova realidade. Confira!

O que é teletrabalho? É a mesma coisa que home office?

Conforme descreve o art.  75-B: “considera-se teletrabalho a prestação de serviços fora das dependência do empregador, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação que, por sua natureza, não se constituam como trabalho externo”.

Ou seja, teletrabalho não é a mesma coisa que trabalho externo. A diferença está no fato que, por exemplo, o vendedor externo não possui local fixo de trabalho.

Assim, o teletrabalho é a modalidade que, mesmo trabalho podendo ser feito no escritório da empresa, o funcionário execute em casa — que costumamos chamar de home office.

Contudo, veja que “todo home office é um teletrabalho, mas nem todo teletrabalho é home office”.

Afinal, o empregado poderá executar suas atividades normalmente de outros locais, como uma cafeteria.

Enfim, essa relação do empregado executar o serviço em outro local em vez do escritório da empresa deve ser firmado em contrato, seguindo a legislação pertinente e estabelecendo regras e obrigações.

A Reforma Trabalhista teve algum impacto no teletrabalho?

Pela lei nº 13.467 de 2017, que alterou diversos aspectos da CLT, temos a criação do capítulo II-A sobre o teletrabalho.

Portanto, sim, a legislação já tem instrumentos postos para a regularização da atividade em regimes de home office.

Antes de mais nada, o colaborador em teletrabalho mantém os mesmos direitos que o regime presencial. Ou seja, as férias, 13º salário, licença maternidade ou paternidade continuam valendo normalmente.

Contudo, a empresa não precisará pagar o vale-transporte já que o colaborador não precisará locomover-se para o escritório.

Já o VR e VA possuem certas controvérsias. Em geral, a empresa não é obrigada a manter esses benefícios durante o home office se não houver acordo coletivo ou individual. 

Então, se a empresa já tiver concedido esse benefício em acordo antes, retirá-lo para o home office poderá ser interpretado como alteração de contrato de trabalho prejudicial ao empregado, conforme art. 478 da CLT, e invalidada pela Justiça do Trabalho, como explica a advogada Fernanda Perregil em entrevista ao UOL.

Assim sendo, vamos às regras da lei para o teletrabalho:

  1. O comparecimento do empregado na empresa para realizar atividades específicas não descaracteriza o teletrabalho;
  2. O regime de teletrabalho deverá estar constar expressamente no contrato de trabalho, definindo as atividades a ser desempenhadas;
  3. A alteração do regime presencial para teletrabalho poderá acontecer sempre que houver acordo entre empregado e empregador via termo aditivo no contrato;
  4. O empregador poderá alterar o regime de teletrabalho para presencial, desde que haja um prazo de 15 dias para transição e termo aditivo no contrato;
  5. No contrato deverá incluir os reembolsos e aquisições, manutenções ou fornecimento de equipamentos;
  6. Os itens do tópico anterior não poderão ser incluídos na remuneração do empregado;
  7. A empresa deverá instruir de maneira expressa quanto às precauções de doenças e acidentes de trabalho. Ademais, o colaborador terá que assinar termo de responsabilidade comprometendo-se a seguir as orientações.

Portanto, é necessário que seja tudo muito bem descrito em contrato de trabalho e, se houver alteração, seja feita por meio de termos aditivos.

Como adaptar o departamento pessoal

Como adaptar o departamento pessoal
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Definição clara de tarefas e responsabilidades

É essencial que o gestor deixe claro para os colaboradores as atividades que precisam ser exercidas e a responsabilidade de cada um.

Afinal, para garantir que a empresa mantenha ou mesmo aumente a produtividade é necessário que todos tenham clareza sobre suas funções.

Ademais, é importante formalizar os acordos de teletrabalho via contrato contendo, mas não se limitando a esses itens:

  • Reembolsos de gastos relacionado ao trabalho (equipamentos, luz, internet, etc);
  • Como será feito o controle de trabalho;
  • Quando será necessário comparecer na empresa;
  • Benefícios;
  • Instruções sobre saúde, ergonomia e segurança;

Portanto, a relação colaborador e empregador no regime de teletrabalho precisa ser bem definida e documentada. Isso serve de proteção tanto para a empresa quanto ao funcionário.

Avaliação de resultados

Conforme esteja claro tarefas e responsabilidades, é possível medir de maneira justa o desempenho de cada colaborador conforme suas entrega. 

Realmente, pode ser bastante confuso medir o desempenho de um colaborador que esteja trabalhando de sua própria casa.

Mas, graças à internet e as novas ferramentas, é possível avaliar os resultados além da mera entrega de tarefas.

Assim, um bom exemplo são ferramentas como Slack, Skype ou Hangouts para fazer o acompanhamento.

Nesse sentido, salienta-se a importância de alinhar as expectativas com os colaboradores. Afinal, cada gestor e empresa possui suas políticas e cada uma pode desejar uma postura do funcionário diferente. Por exemplo, se é necessário estar conectado o tempo todo em uma ferramenta específica.

Orçamento de suporte ao teletrabalho

Agora, algo que se torna bastante confuso para todo gestor de RH: o que eu irei precisar pagar para o funcionário?

Bem, assim como no regime presencial a empresa deve obedecer a lei de que ela é obrigada a fornecer o ambiente e equipamentos adequados para execução das atividades, o home office não é diferente.

Claro, não é necessário dar uma casa para a pessoa com um escritório dedicado. Mas, computador é o item principal. Podendo ter outros se forem necessários, como impressora, câmeras, fones. Enfim, irá depender do cargo e da atividade a ser desempenhada.

Segurança de Informação

Esse ponto é essencial para proteger a empresa de vazamento de informações confidenciais. Assim, quando estiver na escolha das ferramentas que serão utilizadas e ao entregar os computadores, certifique que haja:

  • Criptografia de ponta;
  • Os computadores dos colaboradores tenham firewall e antivírus;
  • Controle remoto dos dispositivos utilizados;
  • Os dispositivos apenas se conectem em redes seguras;

E também, não deixe de oferecer orientações e treinamentos para os colaboradores.

Controle de Ponto Digital

Por fim, para ter um melhor controle da jornada de trabalho, garantindo que seus funcionários estejam trabalhando conforme suas orientações e na quantidade adequada, o controle de ponto digital pode ser a solução.

Com um sistema como a TradingWorks, você tem uma gestão da jornada de trabalho completa, simplificada e com economia, além de te ajudar a estar de acordo com as legislações vigente mais facilmente.

Na sua empresa já há um sistema de gestão do trabalho a distância? Como está sendo a transição?

Autor do conteúdo:

Edgar Henrique

Edgar Henrique

Chief Product Officer da TradingWorks e especialista em Gerenciamento de Projetos, BPM, Mapeamento de Processos, Scrum, PMP, Bizagi, CDIA+, Kofax, VB.NET, C#, VB6, SQL Server e MS Project.

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