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Sistema de controle de ponto para filiais: como monitorar remotamente?

controle de ponto para filiais

Uma das maiores dificuldades para uma empresa com mais de uma unidade é a unificação de informações. É preciso registrar os dados em um só lugar, embora cada filial esteja em um ponto diferente. Entre os desafios, está a utilização do sistema de controle de ponto para filiais.

Na hora de gerar a folha de pagamento e de fazer os cálculos, a dispersão de dados atrasa e até aumenta as chances de erro no trabalho. Por isso, é indispensável pensar em maneiras de reverter essa situação e atingir a qualidade.

A seguir, veja como monitorar corretamente o sistema de controle de ponto para filiais e aproveite os melhores resultados!

O que é um sistema de controle de ponto

O sistema de controle de ponto é responsável pelo registro da jornada de trabalho dos colaboradores da empresa. Além disso, é capaz de gerar informações essenciais para o setor, como: horas extras, atrasos e faltas.

Ou seja, ao implementar esse sistema sua empresa poderá usufruir de todos os benefícios que a automação traz à empresa.

Aliás, a ferramenta vai além da mera adequação às leis trabalhistas, você possui à disposição uma nova maneira de gerir a jornada de trabalho dos seus colaboradores de forma rápida, transparente e automatizada.

Há diversas formas de fazer o registro de ponto, até mesmo manualmente para quem tem apenas alguns funcionários. Mas, em geral todos funcionam da seguinte maneira:

  1. Cadastro do funcionário na empresa;
  2. Ele recebe o sistema (pode ser uma cartão de ponto ou acesso a um sistema);
  3. O colaborador irá registrar o horário sempre que ele entrar para trabalhar, sair e voltar do almoço e ir embora;
  4. Os registros vão para um banco de dados para serem tratados;
  5. Sistema executa os cálculos e emite relatórios.

Os relatórios gerados possuem dois destinos: fiscais e gerenciais. Os fiscais são para cumprir com exigências da lei e cálculo da folha de pagamento. Enquanto isso, o sistema também pode fornecer informações gerenciais como a quantidade de horas extras em relação ao mês anterior, crescimento no número de faltas, funcionários que não estão saindo para o almoço, entre outros.

Como a rotina do RH é bastante burocrática, lançar mão de um sistema automatizado permite ganhar bastante tempo para focar em tarefas mais complexas.

Qual é a legislação aplicável ao controle de ponto?

Como todos sabemos, a relação trabalhista é bastante regulamentada, sendo a principal legislação a CLT. Por isso, é comum a dúvida se é obrigatório e quais as exigências do controle de ponto.

Antes de mais nada, precisamos entender que esse sistema está intrinsecamente ligado ao conceito de Jornada de Trabalho, que representa uma seção inteira da CLT. Em geral, as empresas precisam seguir o que dita o art. 58: 

“Art. 58 – A duração normal do trabalho, para os empregados em qualquer atividade privada, não excederá de 8 (oito) horas diárias, desde que não seja fixado expressamente outro limite.”

Contudo, como garantimos que a jornada de trabalho está sendo cumprida corretamente? Afinal, o assunto mais recorrente no TST são processos ligados a horas extras — mais de 39 mil processos só em 2020. 

Quanto à obrigação do sistema de controle de ponto, o art. 74 diz que apenas empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a terem o controle de ponto, seja manual, mecânico ou eletrônico.

Contudo, no art. 59 da mesma lei, temos que as horas extras (que excederem a jornada normal) devem ser acrescidas de 50% do valor da hora normal. Logo, quando temos um sistema de registro implementado, podemos ter certeza que o valor que está sendo pago é o correto; nada de pagar horas extras que não existiam e evitar pagar menos — que resulta em problemas na justiça.

Assim, o controle de ponto se torna a ferramenta fundamental para resguardar os direitos dos trabalhadores e proteger a empresa de processos. A empresa se beneficia ainda mais quando o controle é automatizado, pois redução os custos, tempo gasto e elimina a chance de erros.

Portaria 1510: lei do controle de ponto eletrônico

Importante notarmos que além da CLT os equipamentos de registro possuem uma lei específica para regularizar a operação. Note-se que a Portaria 1510 de 2009 apenas traz as exigências que os equipamentos precisam seguir para cumprir com as determinações da CLT.

Dito isso, os principais pontos da Portaria 1510 são:

  • Relógio interno com máxima precisão;
  • Bateria interna com longa duração (1440 horas) para casos de interrupção da energia;
  • Equipamento deve emitir comprovante de papel a cada registro;
  • O sistema não pode depender de outros equipamentos;
  • A memória não pode ser apagada ou alterada, além de ser acessível para o fiscal;
  • Não é permitido restrição ao registro ou marcações de ponto automáticas, bem como não se pode exigir que o funcionário tenha permissão para registrar a sobrejornada.

Nesse sentido, vemos que a Portaria 1510 dita as regras para os conhecidos equipamentos de crachás e biometria, geralmente acompanhados de uma catraca. Porém, a tecnologia evoluiu e agora temos aplicativos que fazem o controle de ponto com mais economia e praticidade.

Claro, logo veio uma portaria para regulamentar esses sistemas também.

Portaria 373: lei do ponto digital

Com o surgimento de sistema de controle de ponto digital, como da TradingWorks, foi preciso que as diretrizes fossem atualizadas. Assim, em 2011 o MTE editou a Portaria 373.

Foi uma portaria importante para garantir a segurança e validade jurídica da marcação de ponto através de aplicativo. Isso porque antes muitas empresas evitam esse tipo de sistema por receio de não serem aceitos nos tribunais como prova.

Assim, quem utilizava os aplicativos eram empresas que não são obrigadas a terem o controle de ponto. Portanto, o uso era mais para controle interno.

Contudo, esse quadro muda com a Portaria 373. Agora, é plenamente possível utilizar o sistema de controle de ponto digital, pois ele tem a mesma validade que qualquer outro método previsto na legislação.

Nesse sentido, essa legislação complementa a anterior. Isto é, os aplicativos precisam seguir os mesmos critérios estabelecidos na Portaria 1510, com algumas alterações. De todo modo, continua sendo expressamente proibido que o sistema permita:

  • Restrição à marcação do ponto;
  • Marcação automática
  • Exigência de autorização prévia para registro de sobrejornada;
  • Alterar ou eliminar dados.

Esses sistemas também precisam estar disponíveis no local de trabalho e permitir a identificação da empresa e colaborador. Lembrando que, o sistema de controle de ponto digital só poderá ser adotado na empresa mediante acordo coletivo.

Escolha um sistema eletrônico e online

Utilizar a tecnologia é a forma ideal para integrar as diversas unidades e criar uma base comum de conhecimento. Por isso, um dos passos iniciais consiste em selecionar um sistema de controle de ponto que seja eletrônico e online.

Isso significa que não basta contar com um relógio eletrônico, mas que não se conecta com as outras unidades. Do contrário, apenas teríamos dados digitais, mas que ainda seriam pulverizados.

O ideal é adotar uma solução conectada pela internet e que permita que todos os dados sigam para a mesma “plataforma” de controle. Com a seleção de uma alternativa de qualidade no mercado, é possível aproveitar diversos aspectos positivos.

sistema de controle de ponto

Recorra a funções extras para o controle

Como as filiais costumam estar distantes, o ideal é que o sistema de controle de ponto também conte com alguns recursos extras. A possibilidade de fazer a marcação via dispositivo móvel, como no app de celular, é um ponto de destaque. Isso garante mobilidade, rapidez e a almejada integração de informações.

Outro recurso desejável consiste em adicionar geolocalização. Ela permite, por exemplo, que os gestores tenham controle sobre a marcação de ponto. Os funcionários da filial A terão um perímetro e os da filial B, outro perímetro. Se algum marcar o ponto fora dessa área, o gestor recebe um aviso para que seja possível corrigir o dado, se necessário.

Além disso, há a ferramenta de reconhecimento facial. O sistema faz uma análise rápida de quem marca o ponto e, se houver discrepâncias, o aviso é enviado em tempo real. Com isso, o gestor pode conferir os dados, mesmo se estiver em uma filial distante.

Defina uma política para o uso do sistema de controle de ponto para filiais

Além de selecionar a solução adequada de controle de ponto, é fundamental garantir que todos usem os recursos da melhor maneira. A principal forma de fazer isso é por meio da criação de uma política para utilização do recurso.

Estabeleça quais são as boas práticas para uso da ferramenta e como os colaboradores devem fazer a marcação. Reitere a importância de respeitar os horários e de registrar as pausas para alimentação e descanso, por exemplo.

Isso ajuda a evitar a necessidade de retificar informações o tempo todo e padroniza o processo. Na prática, é uma solução para garantir que o recurso seja aproveitado da melhor forma.

O sistema de controle de ponto para filiais deve ser bem utilizado para facilitar a gestão de RH e departamento pessoal. Com a escolha de uma boa solução e a definição de uma política adequada, é possível explorar todos os aspectos positivos.

Para aproveitar a tecnologia da melhor maneira, veja como automatizar o controle de ponto corretamente!

Autor do conteúdo:

Edgar Henrique

Edgar Henrique

Chief Product Officer da TradingWorks e especialista em Gerenciamento de Projetos, BPM, Mapeamento de Processos, Scrum, PMP, Bizagi, CDIA+, Kofax, VB.NET, C#, VB6, SQL Server e MS Project.

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