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Sistema de controle de ponto: o que você deve avaliar antes de implantar na empresa

Duas pessoas em uma empresa conversando e fazendo análises em um computador

Contratar um sistema de controle de ponto é uma forma de otimizar a gestão de informação e as tarefas do RH. No entanto, é preciso fazer uma análise criteriosa antes de selecionar uma solução para a empresa.

O cuidado com a escolha quanto à implementação é fundamental para garantir os melhores resultados. Além disso, é um jeito de evitar futuros problemas e de conquistar um excelente retorno para o negócio.

A seguir, veja o que considerar antes de implantar um sistema de controle de ponto e tome a decisão ideal!

O que é um sistema de controle de ponto

O sistema de controle de ponto é responsável pelo registro da jornada de trabalho dos colaboradores da empresa. Além disso, é capaz de gerar informações essenciais para o setor, como: horas extras, atrasos e faltas.

Ou seja, ao implementar esse sistema sua empresa poderá usufruir de todos os benefícios que a automação traz à empresa.

Aliás, a ferramenta vai além da mera adequação às leis trabalhistas. Assim, você possui a disposição uma nova maneira de gerir a jornada de trabalho dos seus colaboradores de forma rápida, transparente e automatizada.

Há diversas formas de fazer o registro de ponto, até mesmo manualmente para quem tem apenas alguns funcionários. Mas, em geral todos funcionam da seguinte maneira:

  1. Cadastro do funcionário na empresa;
  2. Ele recebe o sistema (pode ser uma cartão de ponto ou acesso a um sistema);
  3. O colaborador irá registrar o horário sempre que ele entrar para trabalhar, sair e voltar do almoço e ir embora;
  4. Os registros vão para um banco de dados para serem tratados;
  5. Sistema executa os cálculos e emite relatórios.

Os relatórios gerados possuem dois destinos: fiscais e gerenciais. Os fiscais são para cumprir com exigências da lei e cálculo da folha de pagamento. Enquanto isso, o sistema também pode fornecer informações gerenciais como a quantidade de horas extras em relação ao mês anterior, crescimento no número de faltas, funcionários que não estão saindo para o almoço, entre outros.

Como a rotina do RH é bastante burocrática, lançar mão de um sistema automatizado permite ganhar bastante tempo para focar em tarefas mais complexas.

Qual é a legislação aplicável ao controle de ponto?

Como todos sabemos, a relação trabalhista é bastante regulamentada, sendo a principal legislação a CLT. Por isso, é comum a dúvida se é obrigatório e quais as exigências do controle de ponto.

Antes de mais nada, precisamos entender que esse sistema está intrinsecamente ligado ao conceito de Jornada de Trabalho, que representa uma seção inteira da CLT. Em geral, as empresas precisam seguir o que dita o art. 58: 

“Art. 58 – A duração normal do trabalho, para os empregados em qualquer atividade privada, não excederá de 8 (oito) horas diárias, desde que não seja fixado expressamente outro limite.”

Contudo, como garantimos que a jornada de trabalho está sem cumprida corretamente? Afinal, o assunto mais recorrente no TST são processos ligados a horas extras — mais de 39 mil processos só em 2020. 

Quanto à obrigação do sistema de controle de ponto, o art. 74 diz que apenas empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a terem o controle de ponto, seja manual, mecânico ou eletrônico.

Contudo, no art. 59 da mesma lei, temos que as horas extras (que excederem a jornada normal) devem ser acrescidas de 50% do valor da hora normal. Logo, quando temos um sistema de registro implementado, podemos ter certeza que o valor sendo pago é o correto; nada de pagar horas extras que não existiam e evitar pagar menos — que resulta em problemas na justiça.

Assim, o controle de ponto se torna a ferramenta fundamental para resguardar os direitos dos trabalhadores e proteger a empresa de processos. A empresa se beneficia ainda mais quando o controle é automatizado, pois redução os custos, tempo gasto e elimina a chance de erros.

Portaria 1510: lei do controle de ponto eletrônico

Importante notarmos que além da CLT os equipamentos de registro possuem uma lei específica para regularizar a operação. Note-se que a Portaria 1510 de 2009 apenas traz as exigências que os equipamentos precisam seguir para cumprir com as determinações da CLT.

Dito isso, os principais pontos da Portaria 1510 são:

  • Relógio interno com máxima precisão;
  • Bateria interna com longa duração (1440 horas) para casos de interrupção da energia;
  • Equipamento deve emitir comprovante de papel a cada registro;
  • O sistema não pode depender de outros equipamentos;
  • A memória não pode ser apagada ou alterada, além de ser acessível para o fiscal;
  • Não é permitido restrição ao registro ou marcações de ponto automáticas, bem como não pode exigir que o funcionário tenha permissão para registrar a sobrejornada.

Nesse sentido, vemos que a Portaria 1510 dita as regras para os conhecidos equipamentos de crachás e biometria, geralmente acompanhados de uma catraca. Porém, a tecnologia evoluiu e agora temos aplicativos que fazem o controle de ponto com mais economia e praticidade.

Claro, logo veio uma portaria para regulamentar esses sistemas também.

Portaria 373: lei do ponto digital

Com o surgimento de sistema de controle de ponto digital, como da TradingWorks, foi preciso que as diretrizes fossem atualizadas. Assim, em 2011 o MTE editou a Portaria 373.

Foi uma portaria importante para garantir a segurança e validade jurídica da marcação de ponto através de aplicativo. Isso porque antes muitas empresas evitam esse tipo de sistema por receio de não serem aceitos nos tribunais como prova.

Assim, quem utilizava os aplicativos eram empresas que não são obrigadas a terem o controle de ponto. Portanto, o uso era mais para controle interno.

Contudo, esse quadro muda com a Portaria 373. Agora, é plenamente possível utilizar o sistema de controle de ponto digital, pois ele tem a mesma validade que qualquer outro método previsto na legislação.

Nesse sentido, essa legislação complementa a anterior. Isto é, os aplicativos precisam seguir os mesmos critérios estabelecidos na Portaria 1510, com algumas alterações. De todo modo, continua sendo expressamente proibido que o sistema permita:

  • Restrição à marcação do ponto;
  • Marcação automática;
  • Exigência de autorização prévia para registro de sobrejornada;
  • Alterar ou eliminar dados.

Esses sistemas também precisam estar disponíveis no local de trabalho e permitir a identificação da empresa e colaborador. Lembrando que, o sistema de controle de ponto digital só poderá ser adotado na empresa mediante acordo coletivo.

Qual escolher: controle de ponto manual ou automatizado?

A obrigatoriedade do controle de ponto para empresas com mais 20 funcionários não diz respeito ao tipo de sistema. Isto é, o registro de ponto pode ser feito manual, mecânico ou eletronicamente.

Mas então, qual escolher? Primeiro, vamos conhecer essas diferentes formas:

Controle manual

Popularmente conhecido como Livro de Ponto ou Folha de Ponto, é a forma que os próprios funcionários anotam os horários da jornada a mão. Assim, todo final de mês o livro de ponto era recolhido pelo RH para fazer o cálculo, um a um, das horas trabalhar e poder fechar a folha de pagamento.

Esse ainda é um método utilizado até hoje, porém somente por empresas com poucos funcionários. Isso porque esse método toma muito tempo do gestor que terá que fazer os cálculos manualmente. Assim, é mais provável que haja erros, sem falar do tempo gasto com problemas de rasuras.

Ademais, as fraudes no sistema manual são muito fáceis de acontecer. O funcionário consegue informar o horário diferente do real ou mesmo marcar o ponto para um colega.

Mecânico

Como forma de evitar fraudes nos registros, o ponto mecânico é um relógio que o funcionário insere seu cartão de ponto e a máquina imprime no papel o horário exato. Contudo, ainda o RH ainda terá que gastar muito tempo fazendo cálculos e não resolve o problema de um funcionário marcar o ponto de outro.

Eletrônico

Com a tecnologia, o ponto eletrônico surgiu e conseguiu trazer finalmente mais segurança e agilidade para o RH.

Os sistemas de controle de ponto eletrônicos são caracterizados pela existência de um equipamento, chamado registrador, e um sistema que trata os dados. O registrador pode utilizar crachás, as digitais ou mesmo a retina do funcionário para fazer a marcação.

Assim, elimina a chance do funcionário marcar o horário do colega e também elimina a possibilidade de registrar as horas erradas.

Além disso, os dados são enviados para um programa que faz todos os cálculos e elabora relatórios de forma automática. Assim, nada de ficar errando cálculos e levando semanas no fechamento da folha de pagamento.

Digital

Por fim, os sistemas digitais vem se tornando cada vez mais populares, principalmente por conta do aumento dos trabalhadores em home office.

Isso porque o controle de ponto digital permite que o funcionário possa registrar seu ponto de qualquer lugar e com segurança. Logo, é possível fazer o controle de jornada de trabalho dos colaboradores em trabalho remoto.

Mas, qual desses métodos escolher? Depende das necessidades do seu negócio. Porém, os aplicativos consegue agregar todas as qualidades dos métodos citados:

  • Antifraude: marcação de ponto via reconhecimento facial;
  • Automação: cálculo de horas extras, banco de horas, folha de pagamento e outros são feitos automaticamente;
  • Praticidade: o funcionário consegue fazer o registro de ponto em 4 passos simples;
  • Economia: o custo para implementar e manter o sistema é muito inferior aos outros métodos. Por exemplo, até 3 funcionários o app da TradingWorks é gratuito.

Quais os benefícios do sistema automatizado de controle de ponto?

A automação dos processos de RH traz diversos benefício para a empresa e empregados. Como exemplos:

  • Melhor controle da jornada de trabalho;
  • Pague corretamente as horas extras;
  • Gestão do banco de horas simplificada;
  • Relatórios automatizados e em tempo real para melhores decisões;
  • Transparência na relação de trabalho;
  • Indicadores atualizados;
  • Redução de custos.

Quando falamos do uso de sistema de controle de ponto online temos ainda mais benefícios. Entre eles, podemos citar a praticidade já que não há necessidade de diversos equipamentos além do celular.

Assim, os aplicativos se tornam a solução ideal para o controle de ponto em home office. Assim, a empresa pode manter o controle da quantidade de trabalho de cada funcionário, mas porque a empresa iria querer isso? Quanto mais o empregado trabalhar não é melhor?

Essa mentalidade não traz resultados de longo prazo. Isso pois o desgaste físico e mental do colaborador que trabalhar em excesso irá limitar seu desempenho. Ou seja, o negócio será prejudicado com funcionários doentes, vários atestados, queda de produtividade e na qualidade do serviço. 

Portanto, o controle de ponto é uma das ferramentas que a empresa pode utilizar para garantir o bem-estar de todos.

Avalie se a solução atende às obrigações legais

Para proteger trabalhadores e empregadores, o Ministério do Trabalho tem algumas disposições quanto ao uso desses sistemas. Inclusive, há regras específicas para os sistemas eletrônicos. Entre as exigências, há questões como a homologação dos dispositivos, a confiabilidade de armazenamento e a impossibilidade de alterar registros.

Antes de colocar uma solução em prática no negócio, é essencial garantir que ela cumpra com todas as regras legais. Do contrário, a empresa poderá sofrer com a fiscalização e com severas ações trabalhistas, o que leva a diversos prejuízos.

Conheça os recursos do sistema de controle de ponto

Também é importante entender quais são as funcionalidades oferecidas e como elas impactam na rotina do negócio. É essencial, por exemplo, que o recurso simplifique a rotina do RH para geração de folha de ponto e de pagamento.

Ainda vale considerar outras alternativas, como o uso de aplicativo para marcação online. Para times externos, em filiais ou em home office, isso faz a diferença.

Já em relação às fraudes, é interessante que o sistema conte com recursos de reconhecimento facial e geolocalização. Assim, os gestores têm total controle sobre os times remotos.

sistema de controle de ponto

Veja se é possível testar a solução

Antes de implementar o sistema de controle de ponto, também é oportuno conferir se a alternativa pode ser experimentada. Ter a chance de fazer um teste prévio permite ter uma ideia completa sobre o funcionamento dos recursos e como eles se aplicam à empresa.

Essa “degustação”, inclusive, é determinante para garantir uma boa tomada de decisão. Então, não deixe de avaliar a possibilidade para que a escolha esteja alinhada com os objetivos.

Busque entender se existe e como é o suporte

É muito oportuno que a empresa que vai fornecer o sistema tenha um bom suporte, a fim de acudir em situações emergenciais ou simplesmente tirar dúvidas rápidas. Será ainda melhor se esse serviço estiver disponível em mais de um canal, como via chat online ou por e-mail. 

Considere a facilidade de implementação

Não menos importante, é essencial entender como o sistema de controle de ponto pode ser implantado. Afinal, não adianta contar com uma alternativa completa se ela gerar dificuldades para ser incorporada aos processos de RH.

Aproveite o momento de consideração para conferir quão fácil é integrar a solução ao cotidiano da empresa. Assim, é possível garantir máxima eficiência e, principalmente, evitar surpresas na hora do uso.

Para não ter problemas, confira também como é o suporte. Desse modo, você terá certeza de que terá o apoio técnico necessário para explorar todas as funcionalidades.

Proteção de fraude: como o controle de ponto online garante a autenticidade do registro?

A proteção de fraude merece que a gente entre em mais detalhes. Afinal, sem isso todo o sistema de controle de ponto é inútil.

Em geral, os aplicativos utilizam a biometria facial e geolocalização para assegurar a autenticidade da marcação. Assim, reforço a importância desse ponto de análise antes de implementar o sistema. 

Junto à isso, o reconhecimento facial e a geolocalização precisa ser transparente com o colaborador — lembrarmos que temos a LGPD que exige maior rigor nos dados tratados. Ademais, a marcação de ponto precisa ser simples para o colaborador não ter nenhum problema ou dúvida.

Mas, como funciona essas funcionalidades?

Reconhecimento facial

O reconhecimento facial utiliza comparação entre as informações visuais. Assim, são analisados pontos específicos do resto para confirmar que é ela mesma.

Isso é feito através de algoritmos que pegam a foto enviada pelo colaborador e geram um “hash”, código criptografado que garante a autenticidade. Haverá dois hash no processo: o que está no banco de dados (gerado a partir da foto de cadastro) e da foto enviada no momento da marcação.

Quando o programa, ao comparar os hash, encontra uma grande divergência o sistema de controle de ponto avisa o gestor para averiguar a situação. Dessa forma, torna-se extremamente difícil conseguir burlar o sistema.

Geolocalização

A funcionalidade da geolocalização é uma funcionalidade que permite evitar fraudes em especial de equipes externas e home office. Ademais, a função permite que o registro de ponto em cada filial de modo simples e automático.

Enquanto isso, caso a empresa tenha políticas de que o empregado em home office não possa trabalhar de lugar públicos por questão de segurança, ela poderá estabelecer “cercados virtuais”. Esses cercados limitam os locais que o funcionam precisa estar na hora do registro de ponto, caso haja divergência o gestor também será avisado imediatamente.

Com as duas funcionalidades em conjunto, fica ainda mais difícil para burlar o registro de ponto. Assim, os aplicativos de controle de ponto que os possuem, como TradingWorks, são seguros e os registros autênticos

Antes de implementar um sistema de controle de ponto, é fundamental analisar algumas características. Com toda essas informações e cuidados apresentados, você será capaz de tomar uma decisão mais informada e que traga o máximo de benefício para sua empresa.

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Autor do conteúdo:

Edgar Henrique

Edgar Henrique

Chief Product Officer da TradingWorks e especialista em Gerenciamento de Projetos, BPM, Mapeamento de Processos, Scrum, PMP, Bizagi, CDIA+, Kofax, VB.NET, C#, VB6, SQL Server e MS Project.

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