Controle de ponto online pra gestão de jornada fixa e home office.

Sumário

Relógio de ponto: entenda as vantagens e desvantagens e saiba como otimizá-lo

relógio ponto

O relógio ponto é um equipamento criado para registrar as entradas e saídas dos funcionários. Assim, empresas conseguem ter um melhor controle da jornada dos trabalhadores e cumprir com as obrigações da legislação trabalhista.

Há diversos métodos de registro de ponto e a lei brasileira não determina que é necessário adotar um sistema específico. Contudo, o relógio ponto hoje é o mais utilizado pelas empresas dos mais diversos portes.

Para entender melhor o porquê de ser o método mais utilizado, confira agora suas vantagens e desvantagens!

Os tipos do relógio ponto

Relógio ponto mecânico

O ponto mecânico ou cartográfico funciona como um carimbo. Assim, o relógio imprime no cartão do funcionário o horário exato da marcação. 

Dessa forma, é praticamente um controle de ponto manual, porém elimina os problemas com erros e fraudes nas datas e horários das marcações. Contudo, os cálculos e fechamento da folha de ponto ainda serão feitos manualmente pelo setor de RH.

Ponto eletrônico

Enquanto isso, o ponto eletrônico consegue eliminar os problemas de baixa produtividade e fraudes. Esse equipamento pode assumir diversos formatos, como o uso de crachás, biometria e até mesmo aplicativos que usam o reconhecimento facial.

Assim, o ponto eletrônico é caracterizado pela presença do Registrador Eletrônico de Ponto (REP). Esse é um equipamento fixado na sede da empresa em que o colaborador realiza as marcações.

Dessa forma, o REP envia os dados para um sistema eletrônico responsável por fazer o tratamento das informações. É através desses sistemas que fazemos a gestão e monitoramos indicadores, por exemplo.

Entretanto, os aplicativos permitem que a gente elimine esse REP fixo na sede. Assim, o próprio computador ou celular do colaborador fará o papel do registrador, ao utilizar a biometria facial para autenticar a marcação.

Qual a legislação do relógio de ponto?

Quando falamos de leis trabalhistas, a primeira e mais importante é a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Nessa consolidação temos as regras da jornada de trabalho, que inclui o controle das horas trabalhadas.

Assim, devemos primeiro observar o art. 74 da CLT:

  • Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.

Assim, o registro eletrônico é um dos métodos que as empresas podem utilizar. Entretanto, não há obrigação em adotá-lo — apesar de ser a melhor opção.

De todo modo, o relógio de ponto é importante em empresas de todos os tamanhos, mesmo abaixo de 20 funcionários. Afinal, o controle permite uma relação melhor com os trabalhadores e uma gestão mais eficiente.

Além de que o relógio permite o correto cálculo das horas trabalhadas, que é fundamental para realizar o correto pagamento ou descontos nos salários.

Outro ponto importante da legislação é a Portaria 1510 do MTE, que estabelece critérios que todo relógio de ponto deve cumprir. Alguns pontos importantes da portaria:

  • Bateria com autonomia de 1440 horas;
  • Precisão de, no mínimo, um minuto ao ano;
  • Funcionar de forma independente;
  • Impressão de comprovante de cada registro;
  • Memória que não pode ser apagada ou alterada;
  • Não permitir restrições às marcações;
  • Não realizar marcações automáticas.

Por fim, é importante ressaltar que os relógios de ponto devem ser homologados por essa portaria, além de possuir o selo INMETRO.

Relógio de ponto biométrico
Foto por Freepik

Como fazer o cálculo de horas trabalhadas

Antes de continuarmos, é interessante entendermos o cálculo de horas trabalhadas. Assim, sabemos melhor como o relógio de ponto nos ajuda. Afinal, o controle de jornada tem o cálculo das horas como peça-chave.

Fazer esse cálculo pode parecer bastante difícil quando não temos informações com precisão e organizadas. Isso porque saber as horas trabalhadas consiste em somar as jornadas diárias realizadas e comparar com a jornada mensal a ser cumprida.

Por isso, utilizar um relógio de ponto é super importante. Afinal, não dá para saber qual a jornada diária sem algum tipo de registro.

Entretanto, não podemos adotar qualquer tipo de registro, pois poderemos ter problemas com:

  • Fraudes;
  • Rasuras;
  • Perda de documentos;
  • Imprecisão dos horários.

Assim, o relógio de ponto eletrônico é uma ótima forma de não sofrermos com isso. Isso porque o próprio sistema realiza o cálculo.

Em certas ocasiões também é possível utilizar uma planilha de Excel para fazermos esses cálculos. Dessa forma, bastará que a gente insira os horários de entrada e saída, programe as fórmulas e pronto.

Aliás, o interessante da planilha é, além de prática e simples, permitir controlar o banco de horas e a compensação de horas (que iremos falar mais sobre neste artigo).

Ademais, aqui no blog já ensinamos como montar sua planilha de controle de ponto, além de disponibilizar um modelo gratuito para você!

Quais são suas vantagens?

#1 Segurança

A principal vantagem de adotar um sistema de relógio ponto é garantir mais segurança tanto à empresa quanto ao empregado.

Nesse sentido, o negócio se resguarda quanto a ações trabalhistas e que jornada de trabalho está sendo cumprida.

Enquanto isso, o empregado possui mais tranquilidade que sua carga de trabalho será respeitada, dando a possibilidade de reivindicar seus direitos.

Não podemos esquecer de que um relógio ponto dificulta as fraudes no controle de ponto. Assim, há mais confiança nos registros, o que ajuda ter uma relação trabalhista mais saudável.

Aliás, com um sistema eletrônico todos os dados são armazenados na nuvem. Dessa forma, nada de ter documentos danificados ou perdidos! 

Perder ou danificar documentos trabalhistas podem trazer diversos problemas à empresa. Por isso, é melhor deixar tudo guardado em segurança na nuvem, sem correr esses riscos.

#2 Praticidade

A tecnologia propicia um ganho de produtividade e simplifica diversos processos dentro do setor de RH. Nesse sentido, o relógio ponto elimina a tarefa maçante de calcular as folhas de ponto uma a uma.

Os relatórios e registros são gerados muitas vezes com um simples apertar de um botão. Logo, vemos um aumento na produtividade do setor e na motivação do time — ninguém aguenta ficar semanas olhando para uma planilha lançando horários de funcionário, convenhamos.

Aliás, quando tiver algum problema, as marcações de ponto podem ser facilmente checadas ao comparar o que consta no sistema com o comprovante emitido pelo relógio.

Ademais, caso a empresa venha ter problemas com ações trabalhistas, será muito mais rápido e confiável olhar os registros para apresentar a defesa.

#3 Redução de falhas humanas

Não há como imaginar que em tarefas sendo executadas por pessoas não haverá falhas. Ou seja, não é de se espantar que um analista de RH possa errar em uma fórmula no Excel, ou pular uma linha da folha de ponto.

Esses erros são comuns, mas podem causar grandes prejuízos à empresa. Assim, o relógio ponto se torna uma boa solução para reduzir as falhas humanas.

Com a ajuda da tecnologia é reduzido problemas com:

  • Pagamento errado de horas extras;
  • Falha no cálculo do banco de horas;
  • Atrasos para fechamento da folha de ponto e pagamento;
  • Rasuras ou esquecimento da marcação de ponto;
  • Registros em locais e horários errados; etc.

São diversas situações que a falha humana está presente e que podem ser resolvidas com adoção de um sistema de controle de ponto eletrônico.

#4 Melhor produtividade

Pela praticidade e redução de falhas, a produtividade do setor é claramente beneficiada. Assim, o RH consegue executar mais tarefas em menos tempo e ter uma atuação mais ativa e estratégica.

Com um relógio de ponto eletrônico haverá menos problemas e atrasos na folha de pagamento. Isso é possível pelo uso de informações exatas e cálculos automáticos.

Apesar de uma planilha de Excel ajudar a evitar erros de cálculo, a equipe de RH ainda terá que perder seu tempo fazendo os lançamentos manuais.

Além de que um sistema eletrônico é muito mais eficiente quando precisamos de alguma informação. Assim, o RH não perde tempo buscando documentos que estão no fundo de uma pasta.

#5 Melhor relação com os funcionários

O relógio de ponto também é vantajoso para os trabalhadores. A presença de um controle de jornada passa mais segurança para os colaboradores.

Nesse sentido, com registros confiáveis, é possível o funcionário reivindicar seus direitos. De mesma forma irá proteger a empresa nesses casos.

Sem um sistema de controle, a relação trabalhista pode se desgastar facilmente. Além de ficar um clima de desconfiança entre trabalhador e empregador.

Além de que o relógio de ponto eletrônico permite a resolução de problemas de forma mais ágil. Por exemplo, com o TradingWorks colaborador e gestor resolvem tudo pelo aplicativo. Assim, ambos se comunicam de forma clara e agilizada, além de evitar confusões desnecessárias.

Utilize o relógio de ponto eletrônico e melhore sua produtividade
Foto por Freepik

Desvantagens do relógio ponto

Adoção do relógio ponto mecânico

As desvantagens não são muitas, mas se utilizar um relógio ponto mecânico (aquele que carimba o cartão do funcionário) os problemas são vários.

Na realidade, o ponto mecânico apenas garante que os horários estejam exatos. Contudo, ainda haverá diversos problemas, como:

  • Funcionário esquecer de marcar o ponto;
  • Colaborador marcar ponto de outro;
  • Muito tempo gasto apenas na conferência;
  • Folha de pagamento levar semanas para ser fechada;
  • O RH fica sobrecarregado e lento.

Não há possibilidade do controle em home office ou equipes externas

Para negócios que contam com equipes externas ou em home office, o relógio ponto acaba não permitindo esse controle.

Afinal, o REP precisa ser instalado no escritório da empresa, visto que é nada prático ou econômico cada funcionário carregar um equipamento desse consigo.

Nesse sentido, é bom lembrarmos que para empresas que atuam em regime remoto ou com vendedores externos, há a possibilidade do uso de controle de ponto digital. Assim, o funcionário consegue fazer a marcação direto do celular, com total segurança e praticidade.

Como otimizar o uso do relógio ponto? 

Por fim, sabemos que o relógio ponto existe no formato mecânico e eletrônico. Então, para você ganhar na produtividade e otimizar os processos de RH o mais indicado é adquirir o sistema eletrônico.

Assim, todo o registro, relatórios e cálculos são gerados em um estalar dos dedos, em vez de levar semanas.

Para otimizar os processos e simplificá-los, a exportação dos arquivos (como os AFD e AFDT) são essenciais. Por exemplo, com o controle de ponto da TradingWorks a exportação dos dados é simplificada e conta com diversos formatos prontos. Com isso fica ainda mais fácil fazer integrações com outros sistemas da empresa.

Para negócios que possuem sistemas de Business Intelligence estabelecidos é possível utilizar a exportação de arquivos para otimizar a geração de relatórios poderosos para a tomada de decisão.

Nesse sentido, é necessário fazer uma boa avaliação do relógio ponto que atende sua empresa, dependendo do tamanho da equipe, orçamento e integrações. Com adoção do sistema adequado, você utilizará dos relatórios otimizados para tomada de decisões mais rápidas com as informações em tempo real e, por exemplo, aprimorar ações de planejamento do quadro de horários.

Alternativas ao relógio de ponto

Como alternativas ao relógio de ponto eletrônico e mecânico, temos outras 3 opções:

A folha de ponto manual é conhecida por muitos, especialmente por ser um dos métodos mais simples e utilizados hoje em dia. Ela é uma opção barata e prática, podendo ser interessantes para, por exemplo, MEIs que possuem 1 empregado.

O controle através do Excel é bem parecido com a folha de ponto, a diferença é que, em vez do papel, usamos uma planilha eletrônica. Assim, temos os benefícios de fórmulas pré-programadas que realizam os cálculos automaticamente.

Enfim, temos o controle de ponto digital, que utiliza de aplicativos no celular ou computador para realizar o registro. Esse tipo de sistema alternativo é, hoje, a melhor opção que as empresas podem utilizar.

Isso porque é um sistema simples, prático e econômico. Além de se adaptar a qualquer tipo de negócio, seja para controle de funcionários na sede, em trabalho externo ou home office.

Por que considerar o ponto por aplicativo para sua empresa?

O controle de ponto por aplicativo alia a simplicidade e praticidade da folha de ponto, com a segurança e solidez de um relógio de ponto eletrônico.

Além disso, é muito mais econômico que esses outros métodos. Não só no custo de aquisição, mas em manutenção e redução de gastos em outras áreas, como papelaria e advogados.

Falando em advogados, a segurança dos aplicativos é um ponto crucial para diminuir os problemas na justiça. Assim, a empresa poderá ficar mais tranquila e usar seus recursos para crescer, em vez de pagar altos honorários e multas.

Isso é possível através dos sistemas antifraude, como a biometria facial e geolocalização, e a criptografia em seu banco de horas. Bem como o armazenamento na nuvem permite que as informações sejam mantidas em segurança e acessíveis a qualquer momento.

Outra vantagem do ponto digital é sua flexibilidade. Isto é, empresas de qualquer tamanho podem utilizar de todo o seu poder, pois ele cabe no orçamento de qualquer negócio e é eficiente para qualquer tamanho de equipe.

Sua flexibilidade também diz respeito ao modelo de negócio. Por exemplo, consultores que executam suas atividades na sede do cliente, através do app é possível controlar a jornada.

Além disso, é possível ter certeza que o consultar realmente está no cliente através da localização do GPS.

Com o home office sendo implementado por muitas empresas, somente com o aplicativo de ponto é que é possível realizar o controle de forma eficiente.

Relógio de ponto por aplicativo é permitido pela lei?

Sim!

O relógio de ponto por aplicativo é permitido por lei. A CLT por si só não traz nenhuma obrigação sobre como o controle deve ser feio.

Assim, quando a lei diz “registro manual, mecânico ou eletrônico” já engloba o ponto digital. Afinal, os aplicativos ainda são um tipo de relógio de ponto eletrônico.

Por isso, também devem ser observados as exigências da Portaria 1510. Mas por terem uma estrutura diferente, o MTE lançou a Portaria 373 para melhor regular a modalidade.

Assim, aplicativos de ponto não devem admitir:

  1. Restrições à marcação de ponto;
  2. Marcação automática;
  3. Exigência de autorização prévia para que o trabalhador registro de hora extra;
  4. Alteração ou eliminação de dados.

Usar controle de ponto manual é ilegal?

Não é ilegal usar o ponto manual. Como vimos no início deste artigo, sobre a legislação, o art. 74 da CLT permite o uso de controles manuais, mecânicos ou eletrônicos.

O grande problema do ponto manual é ele não ser tão confiável e seguro. Isso porque o cartão de ponto não realiza a marcação com horas extras, o funcionário decide as horas que vai registrar ali.

Assim, ele pode colocar horários que não condizem com a realidade, ou seja, fraude. Outra coisa que devemos ficar atentos é ao ponto britânico.

O ponto britânico é, basicamente, aquela marcação exata. Por exemplo, todo dia o colaborador entra às 8h e sai às 17h em ponto, sem qualquer variação.

Sabemos que na realidade isso não acontece, sempre haverá uma variação de, pelo menos, alguns minutinhos. Assim, o ponto britânico é uma prática ilegal.

Não apenas isso, mas armazenar os documentos físicos é um grande desafio. Assim, se não tomarmos cuidado, podemos acabar perdendo ou mesmo danificando-os.

Caso seja a fiscalização que veja documentos danificados, por exemplo, a empresa poderá ter grandes dores de cabeça por isso.

Enfim, não vamos esquecer que calcular as horas trabalhadas manualmente é muito ineficiente. Mesmo com a ajuda do Excel, o RH terá que despender horas e horas só para fazer o cálculo e, mesmo assim, tem grandes riscos de ter erros de cálculo.

Banco de horas x compensação de horas

O banco de horas e a compensação de horas são regimes bastante interessantes para flexibilizar a jornada e evitar custos com horas extras.

Entretanto, é necessário um bom relógio de ponto para conseguirmos realizar o devido controle. Do contrário, podemos perder a noção de saldo no banco de horas, por exemplo.

E quando acontece essa confusão de quantas horas o colaborador está no banco… Olha, é melhor evitar.

O banco de horas permite que o funcionário trabalhe mais em um dia, respeitando o limite de 2 horas extras por dia. Depois, esse período poderá ser compensado pela redução da jornada em outro dia.

Já o regime compensação de horas funciona de um modo parecido. Aliás, às vezes banco de horas e a compensação são usados juntos. De todo modo, a compensação é algo mais rotineiro.

Um exemplo clássico disso é na escala de 5×2, isto é, 5 dias de trabalho e 2 dias de folga, com jornada semanal de 44 horas. 

Acontece que a lei diz que a jornada diária deve ser de 8h. Se você fizer as contas, percebe que se trabalhar 5 dias com 8h diárias, vai dar apenas 40 horas na semana.

Assim, para fechar as 44 horas, o funcionário pode trabalhar 8h48 por dia. Esses 48 minutos compensam as 4 horas faltantes, eliminando a necessidade de, por exemplo, trabalhar no sábado.

Use a tecnologia em favor da sua empresa
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Use a tecnologia em favor da sua empresa

O controle de ponto é uma rotina extremamente importante para qualquer negócio com colaboradores. É através desse processo que asseguramos os direitos trabalhistas e mantemos uma boa gestão.

Entretanto, essa tarefa pode se tornar um pesadelo, mas apenas se deixarmos de usar a tecnologia em nosso favor.

Atualmente, com o relógio de ponto eletrônico e os aplicativos, não há muitos motivos para usarmos a folha de ponto manual.

Afinal, o tempo gasto só para conferência já faz os métodos eletrônicos serem a melhor opção. Quando contabilizamos as outras vantagens que comentei aqui, o ponto eletrônico deixa o controle manual comendo poeira.

Por isso, use a tecnologia em favor da sua empresa. Para tanto, é necessário escolher bem qual sistema de controle utilizar e, assim, tirar o máximo de proveito dos benefícios.

Para te ajudar a escolher o melhor sistema de controle de ponto para sua empresa, criamos um guia para você, basta clicar aqui e conferir!

Autor do conteúdo:

Edgar Henrique

Edgar Henrique

Chief Product Officer da TradingWorks e especialista em Gerenciamento de Projetos, BPM, Mapeamento de Processos, Scrum, PMP, Bizagi, CDIA+, Kofax, VB.NET, C#, VB6, SQL Server e MS Project.

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