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Como acontece o registro de ponto eletrônico e por que utilizar?

Entenda como acontece o registro de ponto eletrônico

O registro de ponto eletrônico é um mecanismo magnífico para ajudar as empresas a se manterem dentro da legislação vigente e assegurar o controle de horas e jornada eficiente. Além disso, permite ganhar mais produtividade com menos custos.

Continue comigo e entenda como acontece o registro de ponto eletrônico!

Como funciona o registro de ponto eletrônico

O registro de ponto eletrônico funciona com base em algum dispositivo de identificação, como a biometria ou crachá magnético, que é utilizado para autenticar cada marcação de ponto.

Assim, com o uso de equipamentos eletrônicos, o registro é feito de forma informatizada e segura. Com isso, evitamos fraudes e erros no processo.

Além disso, o ponto eletrônico permite a otimização dos processos de fechamento de folha de ponto, como cálculo de horas trabalhadas e horas extras. Bem como possibilita a supervisão em tempo real.

Quais os métodos de registro de ponto eletrônico?

Relógio Eletrônico de Ponto

O Relógio Eletrônico de Ponto (REP) é atualmente a forma de marcação de ponto eletrônica mais conhecida. Assim, esse método é caracterizado pelo equipamento que fica fixado na entrada das empresas.

Dentro dessa categoria, há diversos tipos de relógios, sendo os principais:

  • Biométrico: que utiliza a impressão digital do colaborador para fazer os registros;
  • Magnético: uso de crachás individuais com fita ou chip magnético.

De todo modo, o REP é um equipamento que precisa ser homologado pelo Ministério do Trabalho e possuir certificado do INMETRO. Somente com essas credenciais que o registrador está apto para ser comercializado, do contrário a empresa se expõe a sérios riscos.

A implementação pode ser mais complicada, mas seu uso, para os colaboradores, é bem simples. Nesse sentido, basta que o colaborador antes de entrar/sair use sua digital ou crachá para fazer a marcação.

Sistema de ponto digital

Foto por freepik

Atualmente, quase todo mundo tem um smartphone consigo. Não é à toa que, para praticamente tudo, agora possui um aplicativo. Essa tendência também chegou ao departamento pessoal com o controle de ponto alternativo, ou digital.

Nesse sentido, o ponto digital é um aplicativo que pode ser acessado pelo computador, celular ou tablet, permitindo a marcação de ponto em home office ou em trabalhos externos.

Portanto, esse método de registro é o que apresenta o melhor custo-benefício, pois é mais econômico, prático e flexível. Assim, para empresas que atuam com equipes remotas, o ponto por aplicativo é essencial.

Ponto eletrônico é obrigatório?

Segundo o art. 74 da CLT, o registro de jornada é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários. Ao passo que os empregadores podem escolher o método mais conveniente.

Assim, é possível usar:

  • Folha ou livro de ponto;
  • Relógio de ponto mecânico;
  • Relógio Eletrônico de Ponto (REP); ou
  • Ponto digital.

Logo, o registro de ponto eletrônico em si não é obrigatório, mas é um dos melhores métodos para controle de jornada. Entretanto, os REPs devem obedecer aos critérios da Portaria 1510, como:

  • Comercialização permita apenas se tiver certificado INMETRO;
  • Emissão de comprovante impresso a cada marcação;
  • Bateria interna com duração de 1440 horas;
  • REP com autonomia no registro de ponto;
  • Memória interna não pode ser apagada;
  • Não deve permitir restrição, alteração ou marcação automática de ponto.

Enquanto isso, a Portaria 373 define que os sistemas de ponto digital não devem admitir:

  • Restrição à marcação de ponto;
  • Exigir autorização prévia para marcação de sobrejornada;
  • Alteração ou eliminação de dados;
  • Marcação automática de ponto.

As vantagens de utilizar o ponto eletrônico 

1. Produtividade

O ganho de produtividade que seu negócio terá ao adotar o registro de ponto eletrônico é enorme. Atividades automatizadas, cálculos sem erros e folha de pagamento fechada rapidamente é o sonho de todo DP.

Dessa forma, nada de ficar conferindo registro a registro, depois ter que lançar cada um em uma planilha… enfim, a equipe do departamento pessoal terá um trabalho muito mais eficiente e poderá focar em ações mais importantes.

Além disso, cálculos manuais são uma enorme fonte de problemas. Seja por falta de atenção, cansaço ou desinformação, o analista poderá lançar valores errados e isso resultará em penalizações para a empresa.

Em negócios que adotam o banco de horas isso é ainda mais importante. Além de calcular os saldos corretos, o software de ponto eletrônico permite a gestão descomplicada, evitando confusões com seus colaboradores.

Foto por freepik

2. Adequação às leis

Manter-se dentro das leis trabalhistas pode ser um enorme desafio. Contudo, um controle de ponto eletrônico eficaz reduz essa preocupação.

Nesse sentido, o departamento pessoal poderá programar apenas uma vez as regras de controle de jornada e pronto. Depois, apenas fazer uma rápida conferência e finalizar o fechamento do mês.

Aliás, empresas que possuem acordos ou convenções coletivas que estabelecem regras diferentes para banco de horas podem ficar tranquilas. 

Com o registro de ponto eletrônico, além de poder configurar essas regras, será mais fácil fazer o controle, pois será tudo automatizado!

3. Economia

O ponto eletrônico ajuda a empresa economizar com:

  • Menos espaço para armazenar documentos;
  • Eliminação de gastos com papelaria;
  • Menor equipe, já que o trabalho é otimizado e eficiente.

Ademais, o registro de ponto eletrônico reduz o número de processos trabalhistas. Nesse sentido, também haverá economia com honorários, acordos e indenizações.

Enquanto isso, o controle informatizado permite que a empresa faça uma gestão melhor de horas extras. Ao evitar fraudes e horas extras desnecessárias, seu negócio poderá ter uma grande economia.

Controle de ponto eletrônico

Como o registro de ponto eletrônico é o mais seguro?

O REP emprega diversos critérios em sua construção para evitar as fraudes. Assim, seja com crachá ou impressão digital, fica muito difícil um colaborador fraudar o registro.

Enquanto isso, o registro de ponto eletrônico por meio de aplicativos é ainda mais seguro. Nesse sentido, o ponto digital utiliza de 3 camadas de proteção:

  • Senha: cada colaborador possui sua senha para acessar o sistema;
  • Biometria facial: no momento da marcação, será necessária uma foto do rosto para o aplicativo realizar o reconhecimento facial e autenticar o registro;
  • Geolocalização: para validar e garantir que o colaborador está no local permitido, o sistema também recolhe dados de GPS.

Enfim, por que usar o registro de ponto eletrônico? Por dois motivos principais: custo-benefício e segurança. Assim, sua empresa evita fraudes, ganha produtividade, fica dentro da lei e desburocratiza os processos!

Ainda usa a folha de ponto simples? Conheça aqui 5 passos para automatizá-la!

Autor do conteúdo:

Edgar Henrique

Edgar Henrique

Chief Product Officer da TradingWorks e especialista em Gerenciamento de Projetos, BPM, Mapeamento de Processos, Scrum, PMP, Bizagi, CDIA+, Kofax, VB.NET, C#, VB6, SQL Server e MS Project.

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