Controle de ponto online pra gestão de jornada fixa e home office.

Sumário

Ponto eletrônico online: por que é a melhor opção?

ponto eletrônico online

O controle de ponto é uma ferramenta bastante conhecida pelas empresas. Entre suas principais finalidades, está o controle da jornada de trabalho dos colaboradores. O que muitos ainda não sabem é que, atualmente, já existem formas muito mais práticas e modernas de fazer esse tipo de controle, como o ponto eletrônico online.

Quer entender mais sobre essa tecnologia e descobrir porque ela pode ser a melhor opção para você e seus funcionários? Preparamos um post para ajudá-lo! Boa leitura!

Para  que serve a marcação de ponto?

Uma das principais finalidades da marcação de ponto é a de controlar as horas de expediente dos funcionários em uma empresa. Esse controle abrange tanto os horários de entrada e saída, quanto o intervalo para almoço, atrasos e horas extras.

Tal gerenciamento está previsto pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e assegura os direitos dos empregadores e empregados.

Dessa forma, os empregadores evitam problemas judiciais, por exemplo, pois têm um registro seguro da jornada de trabalho de cada funcionário. Os empregados, por sua vez, não sofrem com descontos em seus salários ao trabalhar dentro do limite de horas estabelecidos pela lei.

Quando sei que é preciso fazer controle de ponto em minha empresa?

De acordo com a legislação trabalhista, o controle deve ser obrigatoriamente realizado em empresas que possuem mais de 20 funcionários em seu quadro.

O artigo 74 da CLT é claro a esse respeito:

Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. § 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)

Quais são as formas de realizar o controle de ponto?

Como já mencionamos, pode-se optar pelo método manual, mecânico ou eletrônico. O primeiro deles, e um dos mais antigos também, é o controle de ponto manual, realizado em um Livro Ponto.

Conforme o próprio nome já diz, todos os registros são feitos à mão pelos funcionários e, posteriormente, enviados ao departamento de RH para que as horas sejam contabilizadas.

Esse método, entretanto, está suscetível a diversas falhas. Primeiramente porque conta com a boa fé dos empregados, que podem facilmente adulterá-lo ou rasurá-lo.

Outra desvantagem é a sobrecarga do setor de RH. Nesse contexto, é necessário que seja gasto muito tempo para compilar os dados referentes às horas trabalhadas, horas extras, faltas e atrasos de cada funcionário.

Além disso, é possível que ocorram erros de cálculo. Isso porque uma simples distração pode causar uma grande discrepância de valores, prejudicando diretamente a folha de pagamento dos colaboradores.

Por fim, ao optar por esse método, a empresa precisará dispor de mais espaço físico para armazenar adequadamente os registros dos funcionários.

Muitas dessas desvantagens também se aplicam ao controle de ponto mecânico ou cartográfico. Nesse sistema, a marcação é feita por meio de um relógio que imprime os horários em um cartão de papel ou plástico.

Adotado geralmente por empresas de pequeno porte, esse método não é à prova de fraudes. Isso porque possibilita que um colaborador marque o ponto para outro colega de trabalho. A disposição dos cartões, ao lado do relógio, facilita ainda mais que esse tipo de situação ocorra.

Para resolver esses entraves, os empregadores têm optado cada vez mais por métodos modernos, como os pontos eletrônicos.

Nessa modalidade, pode-se instalar um aparelho que registra a jornada dos funcionários por meio de sua impressão digital, senha específica ou cartão magnético.

Outra opção, ainda, pode ser feita de modo online. Assim, o ponto eletrônico online pode ser acessado através do computador, smartphone ou tablet dos funcionários.

O ponto eletrônico tem validade judicial?

Sim. No ano de 2009, foi instituída uma portaria com o intuito de regulamentar esse método. A chamada Portaria 1510 do MTE estabeleceu algumas regras para os Sistemas de Registro Eletrônicos de Ponto (SREP) e para os dispositivos, os Registradores Eletrônicos de Ponto (REP).

Assim, para que o registro das jornadas seja reconhecido judicialmente, é preciso que o REP esteja de acordo com algumas diretrizes:

– ser usado, exclusivamente, para a marcação do ponto;

– conter um relógio interno em tempo real, com capacidade de funcionamento ininterrupto por, no mínimo, 1040 horas caso não haja energia elétrica;

– apresentar um relógio de tempo real, mostrando horas, minutos e segundos;

– ter um sistema de armazenamento permanente de modo que os dados não possam ser alterados ou excluídos;

– emitir o comprovante de ponto a cada marcação feita pelo colaborador — e cuja impressão deve durar, no mínimo, 5 anos;

– independer de qualquer tipo de conexão a outros equipamentos externos para executar a função de registrar o ponto;

– ter um padrão de porta USB externa para o recolhimento dos dados armazenados por um auditor fiscal de trabalho.

E para os softwares que realizam o controle de ponto eletrônico, quais as especificações?

Para esses casos, o MTE estabeleceu, em 2011, a Portaria 373. Entre as principais especificações, podemos citar que:

– os empregadores poderão adotar sistemas alternativos de controle de ponto;

– os sistemas alternativos de ponto eletrônico não podem restringir a marcação de ponto de forma alguma;

– é vedado aos sistemas alternativos de controle de ponto a marcação automática de horários;

– é proibido exigir autorização prévia para marcação de sobrejornada (horas extras);

– a empresa não pode, em hipótese alguma, alterar ou eliminar o registro feito pelos colaboradores;

– o sistema alternativo de controle de jornada deve estar disponível no local de trabalho;

– ter a identificação do empregador e do empregado, para fins legais;

– permitir a extração das informações do registro de ponto e a impressão das marcações realizadas pelos trabalhadores de maneira fiel e não adulterável.

Além dessa série de regras, é preciso salientar que todo e qualquer sistema alternativo de controle de ponto deve passar por uma inspeção presidida pelo Ministério do Trabalho. Só após a autorização desse órgão a comercialização será liberada.

Para garantir que o sistema adotado por sua empresa está, de fato, em consonância com a lei, recomendamos que verifique se ele se encontra homologado pelo sindicato da categoria.

Por que o ponto eletrônico online é a melhor opção?

Facilidade de acesso

A primeira das muitas vantagens do ponto eletrônico online é a facilidade em acessá-lo. Conforme mencionado antes, basta que o colaborador tenha um computador, smartphone ou tablet e instale o aplicativo do sistema ou entre no site da TradingWorks.

À prova de fraudes

Além disso, esse método é totalmente à prova de fraudes. Ao bater o ponto, o aplicativo tira uma selfie do usuário a fim de fazer seu reconhecimento facial. Desse modo, não é possível que um colaborador se passe por outro.

Em caso de divergências de identidade, o gestor de RH é informado imediatamente. O sistema também conta com a verificação de localização dos funcionários por GPS e alerta de cerca virtual, ferramentas que contribuem ainda mais para a veracidade dos dados.

Mais segurança e tranquilidade para sua empresa

Outro ponto positivo é a segurança. O sistema desenvolvido pela TradingWorks armazena suas informações diretamente na nuvem. Assim, não há risco de que os dados sejam perdidos.

Cálculos automáticos e otimizados

Nada de erros! Os cálculos são realizados em tempo real exclusivamente pelo software, descartando qualquer tipo de falha e garantindo que a empresa esteja em conformidade com a lei.

Transparência de dados

Não há surpresas no fechamento folha ponto. Todas as informações ficam disponíveis a qualquer momento tanto para os empregadores quanto para os empregados.

Agilidade e praticidade

Diferentemente dos métodos mais antigos, o ponto eletrônico online consegue processar e fechar a folha em apenas alguns minutos. Além disso, os gestores podem acessá-la de qualquer lugar, de forma que não há necessidade de se deslocarem até o escritório.

Economia

Ao adotar esse tipo de sistema, o empregador economiza o tempo de seus funcionários, uma vez que o controle é feito de maneira rápida. Há também uma economia de espaço físico e gastos, pois os dados são armazenados na nuvem e não são necessários papéis, cartuchos, entre outros materiais.

Esclarecendo as principais dúvidas sobre o controle de ponto

ponto eletrônico online

Que tipo de empregados não precisam bater ponto?

Conforme a CLT, especificamente no artigo 62, apenas os seguintes colaboradores não precisam realizar o controle de ponto:

I – os empregados que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho, devendo tal condição ser anotada na Carteira de Trabalho e Previdência Social e no registro de empregados; (Incluído pela Lei nº 8.966, de 27.12.1994)

II – os gerentes, assim considerados os exercentes de cargos de gestão, aos quais se equiparam, para efeito do disposto neste artigo, os diretores e chefes de departamento ou filial. (Incluído pela Lei nº 8.966, de 27.12.1994)

III – os empregados em regime de teletrabalho. (Incluído pela Lei nº 13.467, de 2017) (Vigência)

O que pode acontecer se não houver registro de jornada?

A falta de registro de jornada poderá, em caso de fiscalização feita pelo MTE, acarretar autuações e multas administrativas.

Além disso, caso o funcionário faça uma Reclamação Trabalhista alegando que não houve remuneração devida para jornadas extraordinárias e o empregador não apresente o devido controle de ponto, a empresa estará em desvantagem.

Qual o tempo de tolerância permitido para a marcação de ponto?

Em relação às horas extras e atrasos, serão permitidos até 10 minutos a mais ou a menos nas jornadas de trabalho.

As diretrizes fixadas pela CLT no artigo 58 estabelecem que:

1º Não serão descontadas nem computadas como jornada extraordinária as variações de horário no registro de ponto não excedentes de cinco minutos, observado o limite máximo de dez minutos diários. (Parágrafo incluído pela Lei nº 10.243, de 19.6.2001);

2º O tempo despendido pelo empregado desde a sua residência até a efetiva ocupação do posto de trabalho e para o seu retorno, caminhando ou por qualquer meio de transporte, inclusive o fornecido pelo empregador, não será computado na jornada de trabalho, por não ser tempo à disposição do empregador.

Quanto custa para implementar um sistema de ponto eletrônico online?

O valor pode variar de acordo com o tamanho da equipe de colaboradores. A TradingWorks oferece pacotes diferenciados que podem ser consultados aqui.

Quais informações devem estar descritas no comprovante de marcação de ponto?

De acordo com a Portaria 1510, o REP deve imprimir um comprovante no qual conste os seguintes dados:

– Cabeçalho contendo o título “Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador”;

– Identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI, caso exista;

– Local da prestação do serviço;

– Número de fabricação do REP;

– Identificação do trabalhador contendo nome e número do PIS;

– Data e horário do respectivo registro;

– NSR.

Pode haver desconto no salário do colaborador caso ele se esqueça de marcar ponto?

Conforme a lei, não há desconto por esse tipo de situação. Apenas se houver faltas sem a devida comprovação/justificativa.

O que acontece se o ponto eletrônico estiver em desacordo com a lei?

Nessas situações, a empresa pode ser autuada e sofrer penalizações. Ademais, os dados já contabilizados e armazenados podem perder sua validade perante a lei.

Posso comprar um dispositivo de ponto eletrônico que já foi usado anteriormente por outra empresa?

Não. Segundo o MET, o dispositivo deve ser registrado e vinculado exclusivamente ao CNPJ da empresa que o utiliza. Assim, não se pode alterar esse registro.

Outra questão é que os dados da empresa anterior ficarão guardados na memória do aparelho, uma vez que esta é permanente. De acordo com a lei, também não é permitido que outra empresa tenha acesso a esse tipo de informação.

Agora que você já sabe de todas as vantagens que sua empresa pode desfrutar utilizando o ponto eletrônico, que tal adotá-lo? Nós podemos te ajudar! Basta visitar nossa página para saber mais!

Autor do conteúdo:

Edgar Henrique

Edgar Henrique

Chief Product Officer da TradingWorks e especialista em Gerenciamento de Projetos, BPM, Mapeamento de Processos, Scrum, PMP, Bizagi, CDIA+, Kofax, VB.NET, C#, VB6, SQL Server e MS Project.

Mais conteúdos do blog