Controle de ponto online pra gestão de jornada fixa e home office.

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Ponto Eletrônico Online: porque é a melhor opção?

Ponto eletrônico online

Usar o ponto eletrônico online tornou-se imperativo em um mundo onde a tecnologia evolui numa velocidade incrível, e resistir a estas atualizações pode custar caro.

É isso mesmo, manter os meios manuais de controle de ponto aumentam os gastos na empresa, além de serem menos práticos e eficientes e necessitarem de um grande espaço físico para arquivos.

Controlar a frequência dos funcionários é  mais que uma exigência legal, é também uma ferramenta que auxilia as empresas na gestão de pessoas, facilitando o trabalho do RH e aumentando sua produtividade.

O ponto dos funcionários está diretamente ligado à folha de pagamento, além de outros processos internos da empresa e quanto mais eficaz for feito o registro, melhor para todos.

Além disso, através do controle de ponto a empresa pode supervisionar a jornada de trabalho dos seus colaboradores.

É no ponto que eles registram horários de entrada, saída, intervalos, horas-extras, adicionais noturnos, controlam-se ausências, todas informações-chave na hora de elaborar a folha de pagamento.

No Brasil, muitos processos trabalhistas estão relacionados com a falta de registros de ponto ou com falhas nestes registros, o que além de ser um grande incômodo, acaba onerando a empresa e isto poderia ser evitado com controles mais eficientes de frequência.

E, há diversas maneiras de se fazer este controle de ponto, dependendo do tamanho da empresa e da escolha da gestão de recursos humanos e do setor administrativo da mesma. A partir de vinte funcionários, é obrigatório que se tenha registro de ponto na empresa.

Atualmente, utilizam-se os pontos eletrônicos, em substituição aos antigos sistemas manuais: o cartão ponto, a folha ponto, que eram muito mais caros, dispendiam tempo e custos de manutenção, além de oferecerem dados insuficientes e serem passíveis de fraude.

Os sistemas de ponto eletrônico online permitem um controle melhor da jornada de todos os colaboradores, melhorando ainda o relacionamento destes com a empresa e a transparência dos dados. Confira alguns destes benefícios aqui.

Veja como funciona e quais os benefícios do ponto eletrônico online
Como funciona o ponto eletrônico online (Pixabay)

Ponto Eletrônico Online: benefícios para a empresa

O Ponto Eletrônico Online é a maneira mais moderna de registrar a jornada dos funcionários, feito  normalmente com a utilização de um aplicativo que pode ser acessado pelo computador, tablet ou smartphone dos colaboradores e pode ser feito de qualquer lugar.

Dentre os principais benefícios, para a empresa, podemos listar:

  • Pode ser feito de qualquer lugar

O colaborador só precisa ter acesso a um computador, tablet ou smartphone e instalar o aplicativo do sistema. A gestão também pode ser feita de maneira remota, por parte da empresa.

  • Evita fraudes

O ponto eletrônico online faz o reconhecimento facial do usuário, através de uma selfie.

Assim, somente o próprio colaborador pode fazer seus registros. E qualquer divergência é informada diretamente ao gestor de recursos humanos da empresa. Isto acontece imediatamente e pode ser corrigido.

  • Serve para funcionários externos e internos

O serviço de geolocalização do aplicativo de ponto eletrônico indica o local em que o funcionário registrou o ponto e permite o controle de funcionários que trabalham com vendas externas, entregas, home-office e outras atividades.

  • Tem validade judicial

Basta seguir as regras da Portaria 1510 do MTE para Sistemas de Registro Eletrônicos de Ponto (SREP) e para os Registradores Eletrônicos de Ponto (REP), os dispositivos.

  • Segurança dos dados

Todas as informações são registradas diretamente na nuvem, sem o risco de serem perdidas. 

  • Transparência

Todas as informações registradas pelo ponto eletrônico online ficam disponíveis para a empresa e para os colaboradores, evitando, assim, surpresas na hora de fecha a folha de pagamento.

Isto sem falar na agilidade do trabalho do RH da empresa, economia em termos de papéis e manutenção de aparelhos (como os usados nos antigos sistemas de controle de pontos) e a melhoria na gestão de pessoas.

Benefícios para o colaborador

Além de ser uma excelente escolha para a empresa, o Ponto Eletrônico online traz algumas vantagens para o usuário. Abaixo listamos algumas delas:

  • Facilidade no acesso e comunicação com o RH

Utilizar um sistema de ponto eletrônico online é ter as informações na palma da mão. Isto pode ser importante na hora de tirar dúvidas sobre horas trabalhadas, extras e outros registros, facilitando a conversa com o setor de recursos humanos da empresa.

  • Justificar ausências

Em caso de não poder comparecer ao trabalho, é possível enviar atestados pelo aplicativo, simplificando e acelerando o processo, o que pode ser um grande benefício para o funcionário quando tem esta necessidade.

  • Solicitar férias

Esta também é uma facilidade oferecida por alguns sistemas de ponto eletrônico. O colaborador pode, a partir do seu celular, tablet ou computador acessar dados e solicitar férias sem precisar ir ao setor de recursos humanos da empresa.

  • Correções

Pode acontecer de um funcionário esquecer de registrar o ponto, em um intervalo ou mesmo em uma chegada. Este serviço normalmente exige a autorização do gestor, mas é possível se realizar com apenas alguns cliques.

  • Melhora a produtividade dos colaboradores do RH

O setor que é diretamente afetado de forma positiva na empresa é o RH. E os colaboradores deste departamento podem concentrar seus esforços em outras atividades, uma vez que os dados são armazenados e enviados a um software que faz o relatório.

Assim, folhas de pagamento, férias e outros cálculos ficam muito facilitados para este setor e os colaboradores podem usar seu tempo para outras atividades importantes e necessárias.

Por que o ponto eletrônico digital é a melhor opção

Durante a pandemia, muitas empresas optaram pelo trabalho remoto ou em home office para seus funcionários, como uma maneira de se adaptar às exigências sanitárias e do mercado, e evitarem demissões por conta da crise econômica que afetou a muitos.

Junto com estas adaptações surgiram desafios como o controle de horas trabalhadas à distância.

Mais do que nunca, ferramentas tecnológicas são necessárias para o controle de frequência e produtividade destes colaboradores.

O ponto eletrônico online é exatamente a resposta para estes desafios. 

O modelo de trabalho home office é apoiado pela Lei 13.467, a qual passou a considerar o tele trabalho e regulamentou o controle da jornada dos colaboradores neste formato.

Na lei, as jornadas da CLT – oito horas diárias mais intervalos para almoço – não se aplicam ao home office e novos contratos, e são baseados em quantidade de atividades ou tarefas devem ser feitos.

Assim, não há uma obrigatoriedade legal para que estes colaboradores batam o ponto. Entretanto, o controle de frequência pode ser aplicado com vistas à produtividade e a melhoria de processos internos da empresa.

Outro ponto, já citado anteriormente, é que tornou-se mais relevante a transparência entre colaboradores e empregadores e o sistema de ponto eletrônico online faz isto de forma eficiente, facilitando o acesso e a comunicação entre eles.

E, ainda, os registros de ponto eletrônico online facilitam o acesso dos gestores às informações referentes à folha de pagamento, uma vez que podem fazê-lo de qualquer lugar, sem terem que, necessariamente, deslocarem-se até a empresa.

Em relação aos gastos, um sistema online é mais barato e economiza espaço físico, porque os dados ficam todos armazenados de forma digital na nuvem, tornando desnecessários espaços para arquivos físicos, nos quais se utiliza uma grande quantidade de papel, tinta, clipes, caixas e outros materiais.

Como funciona o registro do ponto online

O controle de ponto online é muito fácil de ser feito. Na prática, o colaborador deve registrar toda a sua jornada de trabalho: entradas, saídas, pausas para almoço e retornos deste intervalo. Tudo isto pode ser feito por meio de um tablet, smartphone ou computador, na empresa ou, no caso de home office, ou trabalho externo, onde o colaborador estiver.

Normalmente, cada funcionário terá um número de matrícula, registrado no sistema e para cada registro de horário de trabalho, poderá usar biometria ou uma selfie, minimizando erros, fraudes e falhas.

Todos estes dados serão automaticamente enviados para o setor de Recursos Humanos da empresa e, ao final de cada mês, podem ser conferidos pelo próprio funcionário, para o fechamento da folha de pagamento.

Um ponto muito importante a ser falado também é que a empresa deve orientar seus colaboradores quando passa para um sistema eletrônico de registro de ponto, a fim de tirar todas as dúvidas e mostrar a eles as facilidades e funcionalidades.

Isto faz com que o relacionamento entre a empresa e seus funcionários se torne mais próximo e ambos sejam beneficiados tanto pelo sistema quanto pela transparência.

O controle do ponto é obrigatório?

Na realidade, alguns tipos de colaboradores não precisam realizar o controle de ponto, de acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). No artigo 62, ela especifica que:

I – os empregados que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho, devendo tal condição ser anotada na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) e no registro de empregados; 

II – os gerentes, assim considerados os exercentes de cargos de gestão, aos quais se equiparam para efeito do disposto neste artigo, os diretores e chefes de departamento ou filial.

III – os empregados em regime de teletrabalho.

É sempre útil observar as regras legais para evitar futuros problemas trabalhistas.

Neste mercado competitivo e dinâmico, é essencial deixar sua empresa atualizada e o ponto eletrônico é uma destas funcionalidades importantes e necessárias para o crescimento da empresa e sua manutenção nesta era informatizada.

Vimos que os benefícios deste controle de frequência digital são tanto para a empresa como para seus colaboradores. 

E vão desde a economia de tempo e dinheiro, passando pela praticidade, veracidade dos dados e informações até segurança e versatilidade, podendo ser usadas por qualquer tipo de negócio e também por modelos diversos de colaboradores. 

Ou seja: serve tanto para funcionários internos quanto para aqueles que trabalham externamente, como motoristas, entregadores, vendedores externos, home office.

O funcionamento do sistema de ponto eletrônico online também é simples, rápido, intuitivo e não exige muitos equipamentos, bastando um tablet, smartphone ou computador (desktop ou laptop) e seguir instruções simples, que viram rotina.

Quanto aos aspectos legais, o controle de ponto digital é reconhecido juridicamente e o arquivo dos dados é  muito mais prático do que os sistemas manuais e antigos de controle de frequência.

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Uma dica é conferir nosso guia completo do controle de ponto eletrônico online. Aqui você encontrará informações importantes para sua empresa.

Autor do conteúdo:

Edgar Henrique

Edgar Henrique

Chief Product Officer da TradingWorks e especialista em Gerenciamento de Projetos, BPM, Mapeamento de Processos, Scrum, PMP, Bizagi, CDIA+, Kofax, VB.NET, C#, VB6, SQL Server e MS Project.

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