Controle de ponto online pra gestão de jornada fixa e home office.

Sumário

Ponto eletrônico digital para grandes empresas: quais são os requisitos?

Requisitos para o ponto eletrônico digital para grandes empresas

Prático, econômico e seguro. Essas são as 3 palavras-chave do ponto eletrônico digital que resume o porquê de ser um sistema cada vez mais popular para grandes empresas.

Além de possuir a flexibilidade necessária para os momentos em que estamos vivendo. Assim, o ponto digital é uma solução completa, mas descomplicada.

De tal maneira, precisamos estar atentos às exigências de nossa legislação. Quer saber quais são os requisitos? Continue comigo que irei te explicar!

O que é o ponto eletrônico digital?

O ponto eletrônico digital é um sistema informatizado que realiza o registro de jornada dos colaboradores. Esse sistema pode utilizar de um aparelho específico ou de aplicativos.

Com aplicativos, a empresa ganha mais flexibilidade e economia. Além de permitir o controle de jornada de equipes externas e em home office.

Isso é possível porque o app pode ser instalado no computador, tablet ou celular do funcionário. Dessa forma, o reconhecimento facial e localização GPS permite a autenticação do registro com máximo de segurança.

Por ser seguro, prático e econômico, o ponto eletrônico está sendo amplamente aplicado nas grandes empresas. Mas é preciso ficar atento às exigências da legislação trabalhista.

Legislação trabalhista: quais os requisitos para o ponto eletrônico digital? 

Leis do ponto eletrônico digital
Foto por Unsplash

O controle de ponto eletrônico é permitido pela CLT no mesmo artigo 74 em que estabelece a obrigatoriedade da marcação:

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.

Entretanto, o texto da lei diz que deve seguir as instruções dos órgãos competentes. De tal forma, os requisitos de ponto eletrônico digital estão descritos nas Portarias 1510 e 373 do MTE.

Portaria 1510

A Portaria 1510 de 2009 é a primeira norma que estabelece as regras para os equipamentos e sistemas de controle de ponto eletrônico. Assim, todo sistema deverá seguir essas regras.

Em seu art. 4º nós temos os requisitos para o ponto eletrônico:

  1. Relógio interno de tempo real e com precisão de no mínimo um minuto;
  2. Bateria com capacidade de funcionar durante 1400 horas na ausência de energia elétrica;
  3. Mostrador do relógio de tempo real contendo hora, minutos e segundos;
  4. Impressão de tíquete em papel, que deverá ser integrado e de uso exclusivo do equipamento;
  5. As impressões devem ter durabilidade de no mínimo 5 anos;
  6. Meio de armazenamento permanente, onde os dados não podem ser apagados ou alterados;
  7. Memória interna de trabalho, onde fica armazenado os dados necessário para operação do equipamento;
  8. Porta USB para fácil captura dos dados pelo fiscal;
  9. O equipamento não pode depender de outro sistema para fazer a marcação de ponto;
  10. A marcação de ponto deve ser interrompida quando for feita qualquer operação em que o equipamento tenha que se comunicar com outro equipamento.

De tal maneira, vemos que a Portaria 1510 é voltada para o ponto eletrônico que utiliza um equipamento fixado na empresa. Contudo, o ponto digital, feito por aplicativos, não precisa disso. Então, quais os requisitos para eles?

Portaria 373

Antes de mais nada, o ponto eletrônico digital também deverá seguir as regras da Portaria 1510. Lógico que haverá algumas adaptações, por exemplo, o sistema não emite comprovante impresso a cada registro.

Assim, os requisitos da Portaria 373 para o ponto digital é que ele não deve admitir:

  1. Restrições à marcação de ponto;
  2. Marcação de ponto automática;
  3. Exigência de autorização prévia para marcar horas extras;
  4. Alteração ou eliminação de dados registrados pelo empregado.

Além disso, o sistema também deve:

  • Estar disponível no local de trabalho;
  • Permitir a identificação do empregado e empregador;
  • Possibilitar, através da central de dados, a extração eletrônica e impressa dos registros realizados.

Benefícios do controle de ponto digital 

Segurança

Não poderia começar a falar dos benefícios sem ser pela segurança. Com o reconhecimento facial e geolocalização, o ponto eletrônico digital é o sistema mais seguro disponível.

Dessa forma, as fraudes são raras ou inexistentes. Assim, empresa e empregados podem ficar tranquilos que seus direitos estão sendo cumpridos.

Além disso, a proteção do banco de dados com uso de criptografia também é ponto forte desse sistema.

Produtividade

Imagine o trabalho, tempo gasto e as chances de erros que é fechar uma folha de ponto manualmente para mais de 50 funcionários. Um verdadeiro pesadelo.

Assim, o ponto digital permite que a folha de ponto seja fechada em questão de minutos, em vez de levar semanas. Bem como evita erros nos cálculos, reduzindo pagamentos errados e demais problemas.

Ademais, a apuração de banco de horas, atrasos e faltas, horas extras, entre outros são calculados em tempo real. Dessa forma, é possível até acompanhar essas métricas diariamente.

Dados em tempo real

Ter informações em tempo real é fundamental. Assim, caso haja algum problema ou divergência, os gestores poderão agir imediatamente.

Por exemplo, se um colaborador está realizando muitas horas extras, o gestor não precisa esperar o fim do mês para ficar sabendo. Logo, ele poderá identificar e resolver um problema antes de se tornar uma dor de cabeça enorme.

Além disso, o ponto eletrônico digital facilita acompanhar os indicadores em tempo real. Como disse, por que ficar esperando o fim do mês para saber de algo? Afinal, poderá ser tarde demais.

Portanto, os gestores podem ter alertas e notificações sempre que algo acontecer.

Dados na nuvem

Para mais segurança e agilidade, as informações do registro de ponto são armazenadas na nuvem. Dessa forma, evita a perda de dados por alguma falha no armazenamento local.

Além disso, a tecnologia em nuvem permite integrações com melhor eficiência e possibilita os dados em tempo real em diferentes dispositivos.

Redução de custo

Sem a necessidade de investir em uma infraestrutura robusta, o ponto digital é um grande ponto de economia.

Afinal, basta o próprio celular, computador ou tablet do computador para que ele realize o controle de ponto.

Flexibilidade

Por não precisar de um equipamento fixo no escritório, a empresa poderá ter maior flexibilidade sem abrir mão da segurança e praticidade. Por exemplo, se quiser implementar um modelo híbrido de escritório e home office.

Gestão de equipes externas

Como o ponto eletrônico digital não precisa de nada além de um celular, equipes externas podem marcar o ponto sem problemas!

Com a segurança do GPS, é ainda possível garantir que o colaborador está onde deveria estar. Ademais, a marcação pode ser feita mesmo offline.

Isso é possível porque o aplicativo irá armazenar o registro e, quando o dispositivo conectar à internet, será sincronizado com o servidor principal.

Como o ponto eletrônico digital é tão seguro?

Ainda é comum pensar que um aplicativo consiga dar tanta segurança para a marcação de ponto quanto outros métodos.

Entretanto, a realidade é que o ponto eletrônico digital é o método mais seguro. Afinal, há diversas camadas de proteção no sistema.

Nesse sentido, além do tradicional login e senha, o aplicativo utiliza reconhecimento facial e geolocalização.

Reconhecimento facial

Sempre que o colaborador entrar no app para registrar o ponto ele terá que tirar uma selfie. Assim, o sistema irá fazer o reconhecimento facial para validar a marcação.

Isso é feito através de algoritmos que conseguem mapear pontos em nossos rostos e nos identificar rapidamente. Tem basicamente o mesmo funcionamento da nossa impressão digital, de forma que não há como o sistema confundir uma pessoa com a outra.

Aliás, você sabia que biometria pode ser diversas coisas? Por exemplo:

  • Íris e retina de nossos olhos;
  • Geometria da mão;
  • Características do rosto;
  • Impressão digital;
  • Até voz!

Assim, esse é um poderoso método para evitar fraudes, garantido que é realmente o colaborador.

Geolocalização

Imagine que você tenha uma equipe externa de consultores, ou seja, que trabalham nas sedes dos clientes. O que lhe garante que o funcionário não está tirando a selfie dentro de casa?

Para resolver isso, o sistema também coleta as informações do GPS. Assim, a empresa poderá definir um cercado virtual, que é a região que o colaborador deve estar na hora de marcar o ponto.

Dessa forma, se ele estiver fora da região determinada, o gestor será avisado imediatamente para averiguar a situação.

Qual o custo de um ponto digital?

O custo do ponto eletrônico digital varia de fornecedor para fornecedor, com base nas funcionalidades e outros aspectos do sistema.

De toda maneira, o ponto digital costuma ser cobrado em forma de mensalidade por cada funcionário. Mas por ser um aplicativo, o valor costuma ser muito baixo em comparação a outros métodos.

Ademais, com o ponto por aplicativo, a empresa não precisa se preocupar com investimento e manutenção de equipamentos.

O que a empresa deve avaliar antes de implantar o ponto digital 

Critérios de um ponto eletrônico digital
Foto por Unsplash

Primeiramente, atente-se para as necessidades da empresa. Assim, um ponto digital pode não ser a melhor opção quando se quer também ter controle de acesso ao escritório.

Logo, nessas ocasiões um relógio de ponto eletrônico com catraca seria uma opção melhor. Por isso, conheça melhor as opções de controle de ponto  para evitar futuras dores de cabeça.

Além disso, há outros 5 pontos a serem avaliados:

1. Segurança

É fundamental que o ponto eletrônico digital ofereça o máximo de segurança. Portanto, os melhores aplicativos são aqueles que empregam ao mesmo tempo o reconhecimento facial, login e geolocalização.

Ademais, é importante observar a segurança de informação do sistema. Por exemplo, o uso de criptografia do banco de dados. Afinal, temos que ficar bastante atentos à proteção de dados, especialmente agora com a LGPD em vigor.

2. Compliance

Como vimos, há diversas regras que o ponto digital precisa seguir pelas Portarias 1510 e 373. Caso o sistema não seja homologado, é melhor manter distância, pois poderá significar problemas futuros à empresa.

Além disso, confirme se o aplicativo permite configurações personalizadas. Afinal, seu negócio pode ter acordos coletivos e convenções coletivos que mudam as regras de cálculos e de jornada.

Dessa forma, um sistema que não oferece essa flexibilidade irá prejudicar a empresa na hora de cumprir com os ACT/CCT.

3. Funcionalidades

Além de registrar e armazenar, veja quais outras funcionalidades o sistema oferece. Por exemplo, o controle de banco de horas em tempo real e relatórios personalizados.

Esse aspecto é bastante subjetivo, pois cada negócio tem suas preferências e necessidades.

4. Integrações

Atualmente as empresas usam múltiplas ferramentas para fazer a gestão de diferentes áreas. Porém, com tanta informação espalhada, a tecnologia perde sua tão aclamada eficiência.

Por isso, opte por um ponto eletrônico digital que permita integração com ERPs e sistemas de folha de pagamento. Dessa forma sua empresa ganha mais produtividade e evita erros no processo.

Bem como é necessário oferecer as devidas exportações do AFD e AFDT, que são requisitos do MTE.

5. Suporte

Por fim, mas não menos importante, o suporte. É fundamental contratar um serviço que tenha um sistema de suporte rápido e eficaz.

Afinal, não dá para esperar dias  para resolver problemas na marcação de ponto, pois os colaboradores precisam continuar registrando a jornada nesse meio tempo.

Como implementar o ponto eletrônico digital?

Cada ponto digital tem seu processo de implementação. Ao passo que, com qualquer sistema, você precisará explicar sobre a implantação, como será, os benefícios e etc.

Dessa forma, a adoção é mais rápida e tranquila, reduzindo-se em muito os erros e problemas.

Aqui na TradingWorks o processo é bem simples. Até porque o sistema estará disponível imediatamente após contratação e não há configurações complexas necessárias. 

Assim, basta cadastrar o colaborador e logo em seguida ele pode começar a usar. Logo, em três passo seu sistema está preparado:

  1. Crie sua conta:

    Cadastre as informações da empresa para ter seu acesso. Aliás, você poderá conhecer nossa plataforma sem compromisso.

  2. Configure os colaboradores:

    Insira as informações dos colaboradores e sua jornada de trabalho. No TradingWorks você poderá colocar regras individuais ou para a empresa toda, assim estando de acordo com a CLT, CCT e ACT.

  3. Integração com ERP:

    Por fim, é importante fazer a integração de nossa plataforma para seu ERP e folha de pagamento, assim você consegue ter melhor sinergia com as tecnologias da sua empresa.

Por fim, você terá o sistema pronto para os colaboradores poderem marcar o ponto. Em apenas 3 passos descomplicados, seu negócio estará mais seguro e eficiente na gestão da folha de ponto e registros de jornada.

Lembrando que você terá treinamento remoto com nossos consultores para tirar o máximo de proveito do sistema.

Quer saber mais? Clique aqui e entenda como a TradingWorks irá descomplicar a gestão de ponto da sua empresa!

Autor do conteúdo:

Edgar Henrique

Edgar Henrique

Chief Product Officer da TradingWorks e especialista em Gerenciamento de Projetos, BPM, Mapeamento de Processos, Scrum, PMP, Bizagi, CDIA+, Kofax, VB.NET, C#, VB6, SQL Server e MS Project.

Mais conteúdos do blog