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Planilha excel controle de ponto: 5 motivos para abandonar este método

planilha excel controle de ponto

A planilha excel controle de ponto é muito utilizada como ferramenta no RH para controle da jornada de trabalho dos colaboradores. A questão é: será essa é uma boa alternativa?

A jornada de trabalho de um colaborador é uma tarefa constante para o RH de uma empresa. Ela envolve muito mais que a hora de entrada e saída. É desse controle que o colaborador saberá quanto será seu salário no fim do mês.

Segundo a CLT deve ser feito um controle da jornada de trabalho. Assim, a planilha excel controle de ponto pode ser usada para registrar esses dados. Porém, veremos nesse artigo as 5 razões que tornam esse método ineficaz.

planilha excel controle de ponto
Planilha Excel Controle Ponto: será uma boa alternativa?

Controle de ponto, o que registrar

A jornada de trabalho é o primeiro ponto a ser discutido na contratação de um novo funcionário.

Ela determina o tempo que esse colaborador ficará à disposição da empresa para executar o serviço para o qual foi contratado. Em outras palavras, seu expediente de serviço.

Em nosso mercado de trabalho encontramos vários tipos de jornada de trabalho, todas embasadas em lei, e temos empresas que o grupo trabalha em jornada diferente.

Todas essas questões devem ser documentadas e guardadas para possíveis questionamentos futuros.

Usando um colaborador de 8hs de jornada de trabalho diária, o que o controle de ponto deve registrar:

  1. Começo do expediente – Tolerância de 5 minutos; 
  2. Saída para o almoço (intervalo intrajornada) – Por regra, todas as jornadas que ultrapassam 6hs de trabalho devem ter um intervalo, de no mínimo 1hr e no máximo de 2 hs, de acordo com o entendimento. Se a jornada for menor de 6hs e maior que 4hs, o intervalo será de 15 minutos por jornada trabalhada.
  3. Volta do almoço;
  4. Término do expediente;
  5. Horas Extras – Na legislação trabalhista cada funcionário pode ter até 2 horas extras de trabalho por dia. Mas lembrando que passado o tempo de carência, que não deve exceder 10 minutos diários, qualquer tempo além deve ser considerado tempo extra;
  6. Intervalo Interjornada – Como o nome já diz, esse é o período de descanso que todo funcionário tem direito entre uma jornada e outra, esse tempo deve ser no mínimo de 11 horas.

Obrigatoriedade de Lei

Segundo determina a lei trabalhista após a reforma sofrida pela Lei da Liberdade Econômica, onde o art 74 da CLT, foi alterado pela Lei 13.874/2019, o horário de trabalho será anotado em registro de empregados. Contudo, só será obrigatório o controle de jornada para estabelecimentos com mais de 20 colaboradores, a teor do § 2º, do mesmo dispositivo, in verbis:

“para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso” (BRASIL 1943). 

Observe que esse controle deve existir em empresas de todo porte, porém naquelas cujo seu quadro funcional ultrapasse a quantia de 20 funcionários, o registro da hora deve ser feito de forma manual, mecânica ou eletrônica.

Agora que você viu o que deve ser registrado e quem tem a obrigatoriedade de registar a jornada, veremos 5 motivos para não usar a planilha excel controle de ponto para esse tipo de registro.

5 motivos para abandonar a planilha excel controle de ponto

Elas já foram muito úteis, porém com o avanço da tecnologia as novidades no controle da jornada assumiram posições de destaque entre aqueles que precisam ter esse controle em suas mãos.

Veja aqui o que fez esses tipos de planilha perderem a preferência no mercado:

1 – Demanda de Tempo

Mesmo sendo um recurso digital, esse tipo de planilha necessita ser alimentada constantemente. Essa tarefa demanda tempo.

O preenchimento manual, obriga a ter um ou mais colaboradores detidos nessa ocupação, e por ser feito diariamente em vários turnos de trabalho, dificilmente poderá exercer as demais tarefas. Isso afeta diretamente na produtividade da equipe.

2 – Falta de segurança

Como existe a necessidade de constante manuseio essas planilhas correm maior risco de erros. Pode acontecer que um funcionário mal-intencionado para prejudicar a empresa, pode apagar os dados, ou substituir de maneira intencional, gerando problemas.

Como seus dados podem ser facilmente alterados, nos tribunais que tratam de questões trabalhistas eles são facilmente descartados como fontes não seguras.

3 – Aumento de erros

Foi  notado esse outro ponto de desvantagens, os aumentos de erros. Eles ocorrem pelo fato de seu preenchimento ser de forma  manual, está passível de mais erros que as planilhas de preenchimento eletrônico.

Os erros mais declarados são troca de informações e esquecimento no lançamento de dados.

4 – Cálculo de fórmulas

Nos sistemas de controle de ponto mais atualizados as fórmulas são inseridas e os cálculos feitos pelo sistema, já nesse tipo de planilha o funcionário deve fazer cada cálculo, isso faz com os lançamentos demorem e aumenta a chance de erros.

Um exemplo clássico são os cálculos de horas extra, onde os trabalhadores podem ter custos diferentes.

5 – Armazenamento de dados

Os dados de controle de jornada de ponto, devem ficar armazenados por um determinado tempo, pois pode haver a necessidade de consultas posteriores.

As consultas podem ser de caráter judicial quando o colaborador busca na justiça questões em desacordo ou até mesmo em caso de fiscalização dos órgãos competentes.

Além disso, essas planilhas guardadas em máquinas de trabalho correm o risco de sofrer uma pane e perder os dados.

Conclusão

Essas são  algumas das razões que as planilhas de controle de ponto excel perderam espaço no mercado de trabalho, com o avanço tecnológico esse e outros defeitos foram sendo corrigidos.

Além das correções, houve um crescimento na ajuda das demandas da equipe de RH pois os controles automatizados realizam grande parte das tarefas que antes eram feitas de forma manual.

Se você ainda não conhece esse tipo de sistema, venha para a TradingWorks e conheça a modernidade e segurança do sistema de controle de pontos.

Autor do conteúdo:

Edgar Henrique

Edgar Henrique

Chief Product Officer da TradingWorks e especialista em Gerenciamento de Projetos, BPM, Mapeamento de Processos, Scrum, PMP, Bizagi, CDIA+, Kofax, VB.NET, C#, VB6, SQL Server e MS Project.

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