Controle de ponto online pra gestão de jornada fixa e home office.

Sumário

O que é controle de ponto e como fazer na empresa?

o que é controle de ponto

Você sabe o que é controle de ponto e sua importância na empresa? Saiba que o controle da jornada de trabalho é um processo importante para qualquer negócio.

É através da gestão da jornada de trabalho que registram a entrada e saída de colaboradores e extraem informações importantes como:

  • Horas extras;
  • Atrasos;
  • Banco de horas;
  • Faltas.

Ter esses registros é fundamental, afinal esses dados impactam na folha de pagamento. Assim, não ter o controle de ponto pode dar muito prejuízo à empresa e até resultar em processos trabalhistas.

Se você quer entender tudo sobre e como fazer em sua empresa, está no lugar certo! Continue lendo e entenda cada detalhe sobre o controle de ponto. 

O que é controle de ponto?

Controle de ponto é um sistema que gerencia a jornada de trabalho dos colaboradores. Nesse sentido, toda vez que um funcionário entra e sai, incluindo seus intervalos de almoço, são computados.

Essas informações são fundamentais para o Departamento Pessoal. É através desse controle que será possível:

Assim, ter um um sistema desse garante à empresa melhor organização e eficiência. Além do mais, os registros são essenciais caso venha acontecer algum processo trabalhista.

De fato, se observarmos os temas mais recorrentes no Tribunal Superior do Trabalho, o pagamento de horas extras está em primeiro lugar.

Isso porque, sem ter um controle eficiente, as horas extras não serão fiéis à realidade. Isso abre brecha para as empresas abusarem dos empregados, ou dos colaboradores fraudarem os registros.

Por isso, saber o que é controle de ponto é fundamental para a segurança tanto do empregado quanto da empresa.

Quais os benefícios do controle de jornada de trabalho?

Agora que entendemos o que é controle de ponto, precisamos entender porque adotá-lo. Afinal, em primeiro olhar você pode até achar que é um aumento de complexidade do negócio.

Cumprir a legislação trabalhista

Como veremos mais a seguir, o controle de ponto é um fator importante para a empresa. Nesse sentido, ele permite que o negócio esteja em dia quanto às normas de jornada de trabalho e remuneração.

Apesar de alguns casos não ser obrigatório esse controle, ele sempre terá sua importância na proteção jurídica das partes.

Reduzir custos

Nesse artigo sobre o que é controle de ponto você verá que há diversas formas de realizá-lo.

Contudo, é importante entender que, atualmente, os modelos manuais não fazem tanto sentido. Assim, adotar sistemas eletrônicos permite às empresas reduzir substancialmente seus custos.

Dessa forma, temos redução com:

  • Tempo desperdiçado;
  • Equipe de Departamento Pessoal mais enxuta e eficiente;
  • Evita multas e penalizações trabalhistas;
  • Menos gastos com papelaria; entre outros.

Aliás, trabalhar com sistemas automatizados melhora até mesmo a satisfação dos colaboradores.

Aumentar a produtividade

Quando falamos de um sistema eletrônico, temos um aumento absurdo de produtividade. Afinal, nada de ficar passando semanas calculando manualmente a folha de ponto.

O controle de jornada também permite que a folha de pagamento seja gerada rapidamente. Assim, sua equipe pode focar em tarefas mais importantes e estratégicas.

Aliás, quando estamos falando de um número grande de funcionários, é impossível lidar com controles manuais. Só de funcionários necessários para calcular a folha de outros funcionários… Bom, já viu que será um custo desnecessário para empresa.

Análise de indicadores

Quando sabemos o que é controle de pontos, podemos imediatamente ver que é uma ótima ferramenta para gerar indicadores.

Nesse sentido, quando temos os dados centralizados, podemos extrair algumas informações. Por exemplo, é possível descobrir o momento certo de novas contratações.

Isso é aplicável quando vemos um aumento na quantidade de horas extras sendo contabilizadas. Assim, observando essa métrica, conseguimos entender quando a equipe está sobrecarregada e que um novo membro precisa ser adicionado.

Dessa forma, conseguimos ganhar eficiência e utilizar melhor os recursos da empresa.

Melhora o clima organizacional

Adotar um sistema de controle de ponto passa uma imagem positiva. Assim, os colaboradores percebem que a empresa respeita e valoriza o tempo deles.

Atitudes como essa ajudam na motivação e melhora do clima organizacional. Afinal, ninguém quer ser feito de escravo.

Respeitar o tempo das pessoas é fundamental. Tempo é um recurso escasso e que não se regenera. 

Então, o simples fato de ter um controle que assegura que o acordo entre as partes será cumprido já ajuda a melhorar a relação empregado-empregador.

O que é controle de ponto na CLT

O controle de jornada de trabalho se tornou obrigatório através do artigo 74 da CLT:

“§ 2º  Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”

Então, se sua empresa tiver mais de 20 funcionários, é obrigatório que possua algum meio de registro.

Contudo, certas funções estão dispensadas do controle de ponto, como:

  • Cargos de gestão e confiança;
  • Trabalho em home office;
  • Funções externas;

Além do mais, a CLT traz que, quando um funcionário trabalha além da sua jornada contratual, é necessário pagar um adicional de 50%. 

Contudo, para conseguirmos calcular as horas extras feitas com segurança, é necessário o controle de ponto. O mesmo acontece para o adicional noturno.

Mesmo que sua empresa opte pelo banco de horas, é necessário que haja esse registro para calcular o saldo.

Enfim, voltamos a falar que esse sistema é fundamental para a empresa evitar problemas jurídicos e pagar errado os colaboradores. 

Quais são as formas de fazer o controle de ponto na sua empresa?

Retomando o artigo 74 da CLT, vemos que a lei diz o seguinte: “[…] anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico”

Ou seja, qualquer forma possível de registro está valendo, desde que observadas as normas das autoridades trabalhistas.

Atualmente, temos 4 métodos que precisamos conhecer para entender corretamente o que é controle de ponto.

Vamos detalhar cada um deles agora:

Cartão de ponto

O cartão de ponto é um dos mais tradicionais. Atualmente continua sendo a forma mais utilizada por empresas de pequeno porte.

No cartão de ponto, o colaborador fará a marcação de ponto manualmente. É uma opção de baixo custo. Afinal, um bloco com cem desses cartões não sai por mais de R$ 10,00.

Assim, um MEI, por exemplo, consegue controlar a jornada de seu colaborador. Contudo, terá que calcular manualmente cada linha para saber as horas realizadas.

Ou seja, será um enorme trabalho. Entretanto, há quem faça uso de planilhas para acelerar o processo.

Mas, perceba que ainda assim há muito que pode dar errado. Primeiro, você terá que entender os registros. Nem todo mundo é organizado e cuidadoso, o que pode acontecer de haver rasuras que atrapalha entender qual horário foi marcado.

Em segundo lugar, há o tempo desperdiçado. Serão horas dedicadas somente para  conferência. Horas que poderiam estar sendo dedicadas às tarefas mais importantes. Se você é um MEI, esse precioso tempo poderia estar sendo utilizado nas vendas e marketing.

Por fim, o controle manual é muito mais suscetível a fraudes. Afinal, o colaborador pode assinar qualquer horário ali. Assim como um empregador mal intencionado pode obrigar funcionários a pedir permissão para marcar hora extra — o que é ilegal pela CLT.

Então, apesar do custo ser baixo, as desvantagens do cartão de ponto são:

  • Baixa produtividade;
  • Alto risco de fraudes;
  • Problemas jurídicos;
  • Pior relação com trabalhador.

Caso ainda opte por usar esse método, sua empresa precisará:

  1. Adquirir os cartões, facilmente comprados em papelarias;
  2. Ensinar e conscientizar os funcionários sobre os registros;
  3. Criar uma planilha no Excel, para acelerar o processo de conferência;
  4. Deixar sempre agendado os dias para fechamento da folha de ponto, evitando atrasar os salários.

Controle mecânico

Atualmente, saber o que é controle de ponto mecânico tem mais valor histórico do que prático. 

De fato, esse método foi inventado para resolver os problemas de fraudes do ponto manual. Contudo, a baixa produtividade ainda continua e ainda é possível certas fraudes, como o colega marcar o ponto de outro.

O controle mecânico funciona da seguinte maneira:

  1. Cada funcionário possui seu cartão de ponto;
  2. Para registrar as horas, o colaborador insere o cartão em uma máquina;
  3. A máquina irá imprimir o horário exato no cartão.

Foi com a invenção desse equipamento que a expressão “bater o ponto” ganhou popularidade.

Porém, como mencionado, ainda é possível haver fraudes. A conferência também é manual, o que leva muito tempo e não utiliza corretamente os recursos da empresa.

Ou seja, o controle mecânico garante que o horário seja sempre exato, mas:

  • Não evita totalmente as fraudes;
  • Requer um investimento para adquirir o equipamento;
  • Leva muito tempo para fechar a folha de ponto;
  • Passível de erros humanos na conferência.

Controle de ponto eletrônico

Enfim, chegamos à modernidade!

A tecnologia realmente é maravilhosa. Depois de ficar batendo na tecla de ineficiência dos métodos anteriores, temos um sistema agora que realmente ajuda as empresas.

O controle de ponto eletrônico possui duas partes:

  • Relógio de ponto: equipamento por onde o registro é feito;
  • Software de controle: onde os registros são organizados e processados. 

O relógio de ponto pode fazer o registros de várias formas:

  • Biometria: o funcionário encosta o dedo no leitor, confirmando sua identidade o registro é feito;
  • Reconhecimento facial: mesmo procedimento anterior, contudo a identidade é verificada a partir da foto do rosto da pessoa;
  • Crachá/cartão: esse método pode ser por código de barras ou magnético, onde basta inserir ou encostar o cartão no leitor para registrar o ponto.

Dessa forma, o controle eletrônico é o mais utilizado nas grandes empresas pelos seus benefícios (que iremos entrar em detalhe mais à frente).

Para implementar esse sistema de ponto eletrônico, será necessário:

  1. Avaliar as opções no mercado, encontrando o que melhor satisfaz as necessidades da empresa;
  2. Fazer o investimento e instalar os equipamentos;
  3. Treinar e fazer o cadastros dos funcionários;
  4. Emitir os crachás ou cartões, se for o caso;
  5. Realizar capacitação no software de controle de ponto.

Ponto digital

Não poderemos falar sobre o que é controle de ponto sem mencionar os novos sistemas.

Com o avanço da tecnologia e popularização dos smartphones, os aplicativos se tornaram presentes em todos os lugares. 

Assim, agora é possível fazer o controle de ponto mesmo à distância. Isto é, basta ter o aplicativo de controle instalado que já é possível bater o ponto.

Dessa forma, o gestor será atualizado em tempo real, através de dashboards intuitivos. Ademais, esse é um sistema muito seguro.

Utilizando reconhecimento facial e localização por GPS, fica muito difícil para um funcionário fraudar o controle de ponto.

No relógio de ponto por cartão/crachá, dá para um colega bater seu ponto, basta que você “empreste” o crachá .

Agora, com seu rosto? É bem difícil alguém conseguir se passar por outra pessoa ou hacker o sistema que é protegido por criptografia de ponta.

Enfim, o ponto digital é bem simples de implementar. Para implementar o sistema são 4 passos:

  • Analisar as opções do mercado;
  • Assinar o plano e fazer os cadastros dos funcionários;
  • Aprender usar o sistema de gestão;
  • Ensinar os funcionários a baixar e utilizar o aplicativo.

A marcação de ponto também é super simples. Aqui na TradingWorks seu colaborador faz a marcação em 4 passos:

  • Acessa o app com seu login e senha;
  • Tira sua selfie para o reconhecimento facial;
  • Sua localização também será registrada;
  • Com tudo confirmado, basta marcar o ponto.

Automação: ganhe produtividade utilizando o sistema eletrônico

Por fim, falar sobre o que é controle de ponto não podemos deixar de lado a automação

Assim, a transformação digital do DP e RH é essencial para as empresas se manterem competitivas. Dentro desse contexto, o controle de ponto eletrônico é uma das peças-chave.

Afinal, o sistema impacta em diversas áreas, como:

  • Controlar licenças e afastamentos;
  • Apurar banco de horas;
  • Calcular horas trabalhadas para cálculo da folha de pagamento;
  • Monitorar indicadores de desempenho.

Aliás, a automação do controle de ponto faz com que a folha de pagamento que leva 2 a 3 semanas para ficar pronta, seja finalizada em apenas alguns dias (ou mesmo horas). É um ganho absurdo de produtividade.

Com esse tempo livre, é possível atuar de maneira mais estratégica, com foco em resultados.

Quer entender mais sobre a automação de processos no DP e RH? Clique aqui e por onde começar!

Autor do conteúdo:

Edgar Henrique

Edgar Henrique

Chief Product Officer da TradingWorks e especialista em Gerenciamento de Projetos, BPM, Mapeamento de Processos, Scrum, PMP, Bizagi, CDIA+, Kofax, VB.NET, C#, VB6, SQL Server e MS Project.

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