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Por que o livro de ponto não funciona em empresas médias e grandes?

Por que evitar o livro de ponto

O livro de ponto é um dos métodos mais antigos de controle de ponto. Porém é um péssimo sistema de controle para empresas médias e grandes.

Seus problemas são muitos e expõe os negócios a riscos desnecessários. Por isso, a tecnologia evoluiu para oferecer melhores opções.

Quer entender mais? Continue lendo que te explico tudo!

O que é o livro de ponto

Um dos métodos mais antigos de controle de ponto dos funcionários é o livro de ponto. Ele consiste em um caderno que centraliza os registros de entrada e saída de cada colaborador.

Assim, no livro cada folha possui o dia e mês, os horários de entrada e saída. Para cada registro o colaborador também terá que assinar.

Ademais, há outro método manual parecido: a folha de ponto. A diferença entre os dois é que no livro de ponto todos os funcionários usam o mesmo caderno, por isso necessita assinar cada registro. Enquanto na folha de ponto cada um tem o seu cartão e assina apenas ao final do mês.

Como sabemos, no fim do mês teremos que calcular as horas trabalhadas de cada colaborador. Afinal, é necessário saber quem fez horas extras e quem atrasou, para então fechar a folha de pagamento de todos.

Bom, só de pensar que o livro de ponto coloca todos os registros dos colaboradores no mesmo lugar, já dá para entender o trabalho que o DP terá para fechar o mês, não é?

As desvantagens dos métodos manuais no controle de ponto

O livro de ponto é fácil de ser fraudado e consome muito tempo do DP para tarefas banais. Nesse sentido, a “economia” em usar o caderno é apenas ilusória.

Dessa forma, fraudar os registros manuais é simples. Tanto a empresa quanto os empregados podem atuar de má-fé e alterar os registros com facilidade. Além de que perder documentos não é algo tão incomum.

Além disso, os cálculos de horas trabalhadas, banco de horas e horas extras levam semanas. Assim, custando para empresa tempo que poderia estar sendo usado em tarefas importantes.

Ademais, cálculo manual também é solo fértil para erros e fraudes. O que expõe a empresa a ainda mais riscos e potenciais prejuízos!

Os riscos do livro de ponto

Dois dos grandes riscos do livro de ponto são as fraudes e a facilidade de perder os registros. Esses dois problemas podem levar a empresa sofrer penalizações e multas pela fiscalização e Justiça do Trabalho.

Ademais, as fraudes na marcação do registro de ponto pode levar a demissão por justa causa, segundo o art. 482 da CLT.

Outro risco é o chamado ponto britânico. Isso acontece quando os registros praticamente não variam. Ou seja, o colaborador sempre chega exatamente às 8h e saí 17h. Sabemos que ser pontual assim todo dia não é possível.

Isso pode acontecer para facilitar o controle pela empresa. Entretanto, é uma prática proibida e não é considerada legítima pela Justiça do Trabalho.

As melhores alternativas ao livro de ponto

Alternativas melhores para o livro de ponto
Foto por Freepik

As melhores alternativas para controle de ponto, não importa o tamanho ou tipo de negócio, é o controle eletrônico. Ademais, esse método se divide em dois: relógio eletrônico e o ponto digital.

Relógio de ponto eletrônico

O relógio de ponto é um equipamento eletrônico responsável por fazer a marcação. Assim como o livro de ponto, ele é por onde todos os registros são feitos e armazenados.

Dessa forma, é necessário um software para o tratamento dos registros. Por esse programa, seremos capazes de gerar relatórios, fechar a folha de ponto e integrar com a contabilidade.

Alguns relógios exportam direto para o Excel. Mas nesse artigo te dizemos o porquê evitar o uso de planilhas no controle de ponto.

Controle de ponto digital

O ponto digital é a melhor opção ao livro de ponto. Ele é um aplicativo instalado em qualquer celular, computador ou tablet e realiza a marcação de ponto e todo o tratamento de dados.

Nesse sentido, a marcação de ponto é feita através do reconhecimento facial. Além disso, o programa capta dados do GPS para autenticação.

Assim, o uso dessas duas informações faz o controle de ponto eletrônico online ser o método mais seguro e eficiente disponível no mercado. Afinal, fraudar a própria imagem é bem difícil, além de que é necessário usar um login para acessar o aplicativo.

Ademais, o ponto digital também é capaz de realizar todos os cálculos e relatórios de forma instantânea. Logo, o RH pode ter informação em tempo real e fechar a folha de pagamento com muito mais agilidade.

O que a lei diz sobre os métodos alternativos de controle de ponto 

A CLT não limita os métodos de controle de jornada. Dessa forma, o § 2º do art. 74 diz:

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.

Perceba que a letra da lei, basicamente, permite todos os métodos. Assim, fica a cargo dos órgãos competentes estabelecer as regras de cada um.

Para os controles de ponto eletrônicos, que são os mais seguros e eficientes, há duas portarias do MTE importantes: a 1510 e 373.

Nesse sentido, a portaria 1510 estabelece as regras gerais para o funcionamento do relógio de ponto eletrônico. Por isso é importante que todo equipamento seja certificado de acordo com essa portaria.

Enquanto isso, para os pontos eletrônicos online, a portaria 373 veio para trazer validade jurídica e mais segurança. Então, vemos que os métodos alternativos são seguros, eficientes e possuem total validade jurídica.

Em suma, o uso de livro de ponto pode até ser permitido, mas é ineficiente e expõe as empresas médias e grandes a riscos desnecessários. Até mesmo em pequenos negócios o método manual apresenta os mesmos problemas.

Por isso, investir em um sistema eletrônico se torna fundamental para um RH e DP eficiente. Quer entender mais? Veja no guia completo do controle de ponto eletrônico!

Autor do conteúdo:

Edgar Henrique

Edgar Henrique

Chief Product Officer da TradingWorks e especialista em Gerenciamento de Projetos, BPM, Mapeamento de Processos, Scrum, PMP, Bizagi, CDIA+, Kofax, VB.NET, C#, VB6, SQL Server e MS Project.

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