O livro de ponto é um dos métodos mais antigos de controle de ponto. Porém, é um péssimo sistema de controle para empresas médias e grandes.
Seus problemas são muitos e expõem o empreendimento a riscos desnecessários. Felizmente, a tecnologia evoluiu para oferecer melhores opções.
Quer entender mais? Continue lendo que te explico tudo!
O que é o livro de ponto
Um dos métodos mais antigos de controle de ponto dos funcionários é o livro de ponto. Ele consiste em um caderno que centraliza os registros de entrada e saída de cada colaborador.
Assim, no livro, cada folha possui a data e os horários de entrada, intervalo e saída. Para cada registro o colaborador terá que assinar.
Ademais, há outro método manual parecido: a folha de ponto manual. A diferença entre os dois é que, no livro de ponto, todos os funcionários usam o mesmo caderno e, por isso, devem assinar cada registro. Enquanto na folha de ponto, cada um tem o seu cartão e assina apenas ao final do mês.
Como você deve saber, na data de fechamento da folha, é preciso calcular as horas trabalhadas de cada colaborador. Afinal, é necessário saber quem fez horas a mais e quem fez horas a menos, para então, fechar a folha de pagamento de todos.
Bom, só de pensar que o livro de ponto coloca todos os registros dos colaboradores no mesmo lugar, já é possível entender o trabalho que o DP terá para fechar o mês, não é?
As desvantagens dos métodos manuais no controle de ponto
O livro de ponto é fácil de ser fraudado e consome muito tempo do DP em tarefas operacionais. Nesse sentido, a “economia” em usar o caderno é apenas ilusória.
Fraudar os registros manuais é muito fácil e, infelizmente, algo recorrente em muitas empresas que utilizam o método. Tanto a empresa, quanto os empregados podem atuar de má-fé e alterar os registros com facilidade. Além de que, perder documentos não é algo tão incomum.
Além disso, os cálculos de horas trabalhadas, banco de horas e horas extras levam semanas. Como consequência, o tempo que poderia ser usado em tarefas importantes e estratégicas, acaba sendo desperdiçado.
Ademais, cálculo manual também é solo fértil para erros. O que expõe a empresa a ainda mais riscos e potenciais prejuízos!
Os riscos do livro de ponto
Dois dos grandes riscos do livro de ponto são as fraudes e a facilidade de perder os registros. Esses dois problemas podem levar a empresa sofrer penalizações e multas pela fiscalização e Justiça do Trabalho.
Ademais, as fraudes na marcação do registro de ponto podem levar à demissão por justa causa, segundo o art. 482 da CLT.
Outro risco é o chamado ponto britânico. Isso acontece quando os registros praticamente não variam. Ou seja, o colaborador sempre chega exatamente às 8h e sai 17h com certa frequência. Sabemos que ser pontual assim todo dia não é possível.
Isso pode acontecer para facilitar o controle pela empresa. Entretanto, é uma prática proibida e não é considerada legítima pela Justiça do Trabalho.
As melhores alternativas ao livro de ponto
As melhores alternativas para controle de ponto, não importa o tamanho ou tipo de negócio, é o controle eletrônico. Ademais, esse método se divide em dois: relógio eletrônico e o ponto digital.
Relógio de ponto eletrônico
O relógio de ponto é um equipamento eletrônico responsável por fazer a marcação. Assim como o livro de ponto, é nele que todos os registros são feitos e armazenados.
Dessa forma, é necessário um software para o tratamento dos registros. Por esse programa, é possível gerar relatórios, fechar a folha de ponto e integrar com a contabilidade.
Alguns relógios exportam direto para o Excel. Porém, já mostramos em um outro artigo, o porquê de evitar o uso de planilhas no controle de ponto. Clique para ler:
Controle de ponto digital
O ponto digital é a melhor opção ao livro de ponto. Ele é um aplicativo instalado em celular, computador ou tablet e realiza a marcação de ponto e todo o tratamento de dados.
No controle de ponto digital da Tradingworks, por exemplo, a marcação de ponto é feita por meio do reconhecimento facial. Além disso, o programa capta dados do GPS para autenticação e validação da localização do colaborador no momento em que bateu ponto.
Assim, o uso dessas duas informações faz o controle de ponto eletrônico online ser o método mais seguro e eficiente disponível no mercado.
Ademais, o ponto digital também é capaz de realizar todos os cálculos e relatórios de forma instantânea. Logo, o RH pode ter informações precisas e em tempo real para fechar a folha com muito mais agilidade.
O que a lei diz sobre os métodos alternativos de controle de ponto
A CLT não limita os métodos de controle de jornada. Dessa forma, o § 2º do art. 74 diz:
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.
Perceba que a lei, basicamente, permite todos os métodos. Assim, fica a cargo dos órgãos competentes estabelecer as regras de cada um.
Para os controles de ponto eletrônicos, que são os mais seguros e eficientes, há duas portarias do MTE importantes: a 1510 e 373.
A portaria 1510 estabelece as regras gerais para o funcionamento do relógio de ponto eletrônico. Por isso, é importante que todo equipamento seja certificado de acordo com essa portaria.
Enquanto isso, para os pontos eletrônicos online, a portaria 373 trouxe validade jurídica e mais segurança. Então, vemos que os métodos alternativos são seguros, eficientes e possuem total validade jurídica.
Em suma, o uso de livro de ponto pode até ser permitido, mas é ineficiente e expõe as empresas médias e grandes a riscos desnecessários. Inclusive, até mesmo em pequenos negócios, o método manual apresenta os mesmos problemas.
Por isso, investir em um sistema eletrônico se torna fundamental para um RH e DP eficiente. Quer entender mais? Veja no guia completo do controle de ponto eletrônico!
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