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Saiba como disponibilizar o informe de rendimentos para os colaboradores!

informe de rendimentos

Para fim de comprovação dos seus ganhos para a Receita Federal, todos os trabalhadores recebem anualmente um informe de rendimentos do INSS, elaborado pelo setor de RH ou Contabilidade.

Basicamente ele serve como uma forma de fiscalização e para a Declaração de Imposto de Renda tanto do empregado quanto do empregador. 

Por isso é fundamental que a elaboração do documento seja feita de forma correta para que nenhuma das duas partes tenham problemas com a fiscalização, que podem acarretar no pagamento de multas.

E pelo mesmo motivo o informe de rendimento deve ser guardado para eventuais consultas e comprovações em caso de necessidade. 

Se você quer saber mais sobre esse assunto, continua a leitura do texto que está repleto de informações importantes. 

O que é o Informe de Rendimentos

Informe de rendimentos é o documento que demonstra todos os valores pagos e recebidos ao longo do período de doze meses. 

A emissão dele é feita por empresas, bancos, instituições financeiras e outras entidades, sejam elas privadas ou públicas. 

Sua principal função é servir para comprovações para a Declaração do Imposto de Renda, mas ele pode ser usado também em casos de contestação e tem valor legal. 

A emissão deve ser realizada pela fonte pagadora e ter a indicação de:

  • Natureza e valor dos rendimentos;
  • Deduções;
  • Imposto sobre renda retido na fonte (IRRF).

Observando que os valores devem ser o total anual. Aliás, o comprovante é regido pela Instrução Normativa RFB nº 1215/2011.

Deve-se deixar claro que a declaração correta e a retenção dos impostos na fonte são responsabilidades do empregador

Em caso de diferenças entre os valores declarados e a Declaração do Imposto de Renda, a empresa e o funcionário podem ficar sob investigação e ter problemas. 

Caso as divergências sejam muito grandes e, haja a comprovação da inconsistência, uma acusação de sonegação de impostos será emitida. 

Qual é a utilidade desse documento? 

informe de rendimentos
Freepik

O informe de rendimentos é um documento utilizado pela fiscalização governamental, visando reduzir a sonegação fiscal e ter melhor controle tributário. 

Assim o principal objetivo é garantir os descontos de impostos adequadamente diretamente na fonte pagadora. 

No entanto o documento também beneficia os contratantes e contratados, funcionando como uma forma de proteção. 

Isso porque caso uma das duas partes faça a declaração dos impostos inadequadamente, a outra parte pode comprovar que não tem envolvimento com a questão. Isso é de grande em valia em caso de processos fiscais. 

Além disso o informe de rendimentos é a principal maneira de se comprovar a renda. Esse comprovante é uma exigência para conseguir qualquer tipo de crédito ou para fazer contratos, como o de aluguel. 

O documento é a melhor forma de fazer a comprovação porque é comum que o valor descrito nele seja superior àquele que consta no holerite

Principais informações disponíveis no informe de rendimentos

Pelo nome já é possível supor que o informe de rendimentos traz a descrição dos valores recebidos pelo trabalhador ao longo de um ciclo de 12 meses. 

No entanto ele pode apresentar variações relacionadas à forma de se obter renda, sendo as mais comuns: empresas, INSS, bancos e investimentos. 

Como já foi dito, a elaboração do documento é fundamental para que ele cumpra adequadamente as suas principais funções. Veja a seguir quais são as principais informações que devem estar presentes nele: 

  • Dados completos da pessoa jurídica pagadora;
  • Informações do receptor dos rendimentos;
  • Descrição dos rendimentos e os valores já com os devidos descontos dos impostos na fonte. 

Essas são as principais informações que devem constar no informe de rendimentos, mas algumas complementações podem ser necessárias em alguns casos. 

A empresa é responsável pelo informe de rendimentos 

Antes de mais nada as empresas são responsáveis por cumprir com o prazo de entrega do informe de rendimentos. Ele é de grande importância, sobretudo para a Declaração do Imposto de Renda. 

Assim, a empresa possui até o último dia útil do mês de fevereiro do ano subsequente para fornecer o documento. Em caso de rescisão o informe de rendimentos deve ser fornecido junto com o termo de rescisão

É fundamental o envio dentro do prazo, bem como a veracidade das informações. Caso o contrário a própria empresa fica sujeita ao pagamento de multas.

O que fazer em caso de erro das informações? 

Caso as informações disponíveis no informe de rendimentos, como lançamento de valores que não foram pagos ou falta de alguma quantia, o funcionário pode fazer a requisição de um comprovante com os lançamentos corretos. 

Caso haja impossibilidade de fornecer ao trabalhador um comprovante adequado, o mesmo pode utilizar os holerites mensais. Nesse caso os documentos apresentados ficam sujeitos à comprovação. 

Diante de uma situação como essa a empresa deve proceder às devidas correções o mais rápido quanto for possível, visto que em caso de declaração indevida ela fica sujeita a pagar até 300% do valor em questão

Como disponibilizar o informe de rendimentos aos colaboradores? 

Antes de mais nada é válido dizer que não é obrigatório que o informe de rendimentos seja enviado pelos Correios. 

É totalmente legal fazer a disponibilização do mesmo via e-mail, pela internet e, até mesmo via aplicativo. 

No caso das instituições bancárias, os trabalhadores podem facilmente acessar o informe por meio do internet banking ou aplicativo.

O importante é que o trabalhador consiga facilmente ter acesso ao documento. Pois ele precisa dele para que possa realizar a sua Declaração Anual do Imposto de Renda de forma adequada.

Caso você mesmo tenha que fazer o comprovante e está com dúvidas em como fazer o preenchimento, a Receita disponibilizou um modelo pronto:

  1. Download do modelo

  2. Download das instruções de preenchimento

O informe de rendimentos é um documento de grande importância. Ele serve para que a Receita Federal possa fazer a fiscalização e receber os impostos. Assim como serve para que empresa e funcionário possam comprovar os valores pagos e recebidos. 

A empresa contratante é responsável por disponibilizar o documento aos colaboradores dentro do prazo estipulado. Caso não entregue no prazo terá que pagar R$41,43 por cada documento atrasado.

Enfim, é essencial que sua empresa disponibilize o documento de alguma maneira de fácil acesso. Assim, coloque na sua lista de tarefas o preenchimento e o envio do informe de rendimentos por e-mail para os colaboradores (ou faça a impressão).

Geralmente essa é uma rotina feita no fim do ano. Quer saber mais quais outras rotinas trabalhistas de fim de ano? Então confira agora esse artigo!

 

Autor do conteúdo:

Edgar Henrique

Edgar Henrique

Chief Product Officer da TradingWorks e especialista em Gerenciamento de Projetos, BPM, Mapeamento de Processos, Scrum, PMP, Bizagi, CDIA+, Kofax, VB.NET, C#, VB6, SQL Server e MS Project.

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