Controle de ponto online pra gestão de jornada fixa e home office.

Sumário

O guia completo do controle de ponto eletrônico online

controle de ponto eletrônico online

Registrar e controlar a jornada dos colaboradores é essencial para garantir a remuneração adequada e o atendimento a todas as regras. No entanto, não é preciso se prender a soluções obsoletas, como os recursos manuais. Hoje, é possível (e vantajoso) recorrer ao controle de ponto eletrônico.

O controle de ponto eletrônico, tem um grande benefício por ser considerado anti-fraude, por esse motivo nas disputas jurídicas, em termos de comprovação de horas trabalhadas é o único aceito. Veja que além de todas as facilidades que apresenta, essa é a melhor.

Por outro lado, há muitas dúvidas sobre como funciona e se é seguro. Portanto, para que você tome um decisão informada, vamos esclarecer nesse artigo os principais pontos e entender como seu negócio pode se beneficiar do controle de ponto eletrônico!

Vamos lá?

O que é o controle de ponto eletrônico online

O Controle de Ponto Eletrônico online é uma opção mais segura e prática para que o setor de RH consiga fazer o efetivo controle da jornada de trabalho de toda equipe.

Dessa forma, por meio de equipamentos tecnológicos os colaboradores registram sua jornada de trabalho, por exemplo, em um relógio de ponto eletrônico, onde suas informações ficam armazenadas.

Essas informações poderão ser tratadas pelo DP, que deve fazer os devidos cálculos trabalhistas, como férias, compensação de horas, horas extras e fechar a folha de pagamento.

Assim, o controle de ponto eletrônico online tem diversos métodos, como:

  1. Aplicativos;
  2. Crachá magnético ou com código de barras;
  3. Biometria;
  4. QR Code.

Sem dúvidas, os crachás magnéticos e com código de barras são os mais populares, especialmente nas empresas grandes.

De fato, são um dos meios mais seguros, visto que o controle de ponto utiliza de catracas e de equipamentos homologados pelo Ministério do Trabalho.

O problema é que para empresas menores, o investimento em catracas e em máquinas de ponto podem não fazer sentido financeiro. Porém, não controlar a jornada poderá causar ainda mais prejuízos.

Portanto, umas das saídas atualmente são os aplicativos que conseguem com mesmo grau de segurança fazer o controle de jornada de trabalho.

É obrigatório o uso de um controle de ponto eletrônico online?

controle de ponto eletrônico online

De acordo com o art. 74, parágrafo segundo, sobre a obrigatoriedade do ponto temos que:

§ 2º  Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”

Ou seja, o controle de jornada é opcional para as empresas com menos de 20 funcionários. Ademais, a letra da lei estabelece que esse registro poderá ser feito de três formas:

  1. Manual (papel);
  2. Mecânico (relógio de ponto); ou
  3. Eletrônico.

Quanto ao registro de ponto eletrônico, nós temos duas portarias super importantes do Ministério do Trabalho que regulamenta melhor o funcionamento do controle de ponto eletrônico online.

Bases legais do controle de ponto eletrônico

Assim sendo, o MTE emitiu as Portarias 1510/09 e 371/11. Portanto, para que o sistema eletrônico não gere problemas e funcione conforme a lei, precisa estar de acordo com às exigências dessas duas portarias.

Assim, a primeira portaria (1510/09) tem por objetivo estabelecer as exigências de adoção e certificação de sistemas eletrônicos de ponto.

Art. 1º Disciplinar o registro eletrônico de ponto e a utilização do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto – SREP.

Parágrafo único. Sistema de Registro Eletrônico de Ponto – SREP – é o conjunto de equipamentos e programas informatizados destinado à anotação por meio eletrônico da entrada e saída dos trabalhadores das empresas, previsto no art. 74 da Consolidação das Leis do Trabalho – CLT, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943.

Art. 2º O SREP deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como:

I – restrições de horário à marcação do ponto;

II – marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual;

III – exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e

IV – existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.

Art. 3º Registrador Eletrônico de Ponto – REP é o equipamento de automação utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho e com capacidade para emitir documentos fiscais e realizar controles de natureza fiscal, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.

Parágrafo único. Para a utilização de Sistema de Registro Eletrônico de Ponto é obrigatório o uso do REP no local da prestação do serviço, vedados outros meios de registro.

São três fatores essenciais que, segundo a portaria, o sistema precisa ter:

  • Registrar a jornada de trabalho;
  • Realizar controle fiscal;
  • Emitir documentos fiscais.

Contudo, esse é um sistema que necessita de equipamentos, por isso as máquinas de controle precisam ser homologadas seguindo os critérios do MTE. Assim, a portaria 1510/09 visava regulamentar os sistemas como de crachá com chip/código de barras ou biométria.

Contudo, a tecnologia evoluiu e o controle de ponto eletrônico online começou a ser feito através de aplicativos. Esse novo modelo começou a ser chamado de “alternativos” pela legislação, e a Portaria  371/11 veio exatamente para estabelecer os critérios para o funcionamento deles.

Veja o que diz a Portaria 371/11:

Art.1º Os empregadores poderão adotar sistemas alternativos de controle da jornada de trabalho, desde que autorizados por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho.

§ 1º O uso da faculdade prevista no caput implica a presunção de cumprimento integral pelo empregado da jornada de trabalho contratual, convencionada ou acordada vigente no estabelecimento.

§ 2º Deverá ser disponibilizada ao empregado, até o momento do pagamento da remuneração referente ao período em que está sendo aferida a frequência, a informação sobre qualquer ocorrência que ocasione alteração de sua remuneração em virtude da adoção de sistema alternativo.

Ao passo que os aplicativos de controle de pontos precisam atender às exigências de:

  1. Não pode ter restrições para a marcação de ponto;
  2. O funcionário não pode precisar de autorização para marcar sobrejornada;
  3. Proibido a marcação automática de ponto;
  4. Não deve exigir autorização para a marcação de horas extras;
  5. Ter identificação da empresa e do funcionário;
  6. O registro de ponto precisa estar disponível em central de dados para conferência;
  7. Estar disponível no local de trabalho.

Enfim, o conjunto de CLT e Portarias 1510/09 e 371/11 o controle de ponto eletrônico é seguro e possui bases legais que permitem o seu uso.

Algum Funcionário é dispensado do Controle de Ponto?

No quadro funcional existem alguns colaboradores que a legislação dispensa  da obrigatoriedade do controle de ponto.

Nos casos abaixo, diante de acordo estabelecido entre funcionário e empregador, não é necessário registrar horários de entrada, saída e horas trabalhadas:

  • Cargos de confiança;
  • Posições de gestão;
  • Funcionários que exercem atividades externas;
  • Colaboradores em regime de teletrabalho, neste caso, quando não for compatível ou que não seja possível fazer o controle de jornada.

Como funciona um sistema de controle de ponto eletrônico online?

O funcionamento de um controle de ponto eletrônico online é bem prático.

Assim, o colaborador ao chegar no trabalho utilizará seu crachá, por exemplo, para registrar sua chegada. Fará o mesmo nos intervalos de intrajornada e quando for embora. Todos esses registros ficarão armazenados na memória do relógio de ponto de modo inviolável para garantir a integridade dos dados.

Por fim, essas informações serão tratadas pelo setor de RH para efetuar os cálculos trabalhistas, como as horas extras. Por ser um sistema eletrônico, o fechamento da folha de ponto será feita de modo quase que instantâneo, e você não precisará ficar com aquele receio de ter errado alguma conta ou ter lançado um dado errado.

Controle de ponto eletrônico online por aplicativos

Uma das formas mais eficientes de fazer o controle de jornada de forma eletrônica é com a ajuda de um sistema online. Nesse modelo, não é preciso investir em equipamentos caros ou que exigem manutenção constante, como os relógios e catracas.

Ademais, conforme o art. 1º da Portaria 373, as empresas poderão adotar esses sistemas alternativos conforme sua vontade e que estejam autorizadas por acordo individual ou convenção.

Portanto, é possível controlar a jornada de trabalho de equipes, presenciais ou remotas, através de um aplicativo no celular de cada um de modo seguro, descomplicado e transparente.

controle de ponto eletrônico

Por que ter um controle de ponto eletrônico online mesmo em empresas com menos de 20 funcionários?

Não ser obrigado a ter o controle de ponto não quer dizer que a empresa pode fazer o que bem entender com a jornada de trabalho.

Só para termos um contexto, confira os processos trabalhistas em 2017 relacionados ao controle de ponto:

  • Hora extra: 54.973 processos;
  • Intervalo intrajornada: 30.187 processos;
  • Repouso semanal remunerado: 10.203 processos;
  • Feriado trabalho: 10. 203 processos.

Muitos desses processos trabalhistas poderiam ter sido evitados com o efetivo controle de ponto.

Assim, mesmo que a empresa não esteja obrigada, a jornada de trabalho ainda precisa ser atendida. Logo, ao utilizar um controle de ponto eletrônico online, diversos problemas podem ser evitados.

Além de evitar processos trabalhistas, a relação de trabalho entre funcionário e empregador é mais transparente e o controle da jornada de trabalho é facilitado.

Quais as vantagens de ter um sistema desse?

controle de ponto eletrônico online

A seguir, elencamos as principais vantagens do ponto eletrônico. Confira:

Flexibilidade para atuar com equipes remotas

Times que atuam em campo ou trabalhadores em home office podem marcar o ponto de forma fácil, como se estivessem na empresa. Isso melhora a comunicação entre empregador e colaboradores e também aumenta o controle.

Isso gera mais segurança para a empresa e para o empregado. Bem como poderá ser gerado informações poderosas para decisões estratégicas do negócio.

Aumento da produtividade do RH

Outro fator importante é que uma solução desse tipo faz os cálculos automáticos para a folha de pagamento e ainda favorece os envios para o e-Social. Com isso, há uma redução de tarefas repetitivas e de erros, o que aumenta a produtividade geral.

Além de que a redução de papéis é uma medida sustentável e que proporciona um ganho enorme de produtividade. Afinal, nada mais de ter que ficar caçando entre as pilhas de documentos aquele papel em específico. Ou então tendo que pegar cada folha de ponto, lançar dados em um planilha, fazer os cálculos, fechar a folha… Cansou só de ler essa frase, não é?

Então, esse é um dos grandes benefícios que o controle de ponto eletrônico online poderá trazer para o seu setor.

Redução dos custos

Investir em uma solução online simplifica muito o fechamento de ponto, mesmo com o crescimento do negócio. Isso diminui a necessidade de contratação do RH, além de evitar multas e processos trabalhistas.

Portanto, com o ganho de produtividade que esse tipo de sistema gera no setor, os profissionais de RH podem focar seu tempo em atividades que gerem mais resultados, em vez de perderem vários dias da semana apenas para ficar lançando dados em planilhas.

Otimização do relacionamento com os colaboradores

Além de tudo, a gestão de pessoas é favorecida. Há mais transparência, não há erros nos pagamentos e há mais confiança. Com o monitoramento simplificado e a comunicação reforçada, o relacionamento entre as partes é favorecido.

Lembra dos casos de processos trabalhistas que comentei? Então, todos eles poderiam ser evitados com um controle de ponto eletrônico online. 

Afinal, as informações são registradas de modo seguro que evita fraudes. Além disso, os cálculos são feitos automaticamente por softwares. Logo, reduz-se em muito as chances de erros em pagamentos e de envio de relatórios.

Controle de Ponto e as Causas Trabalhista 

O número de ações trabalhistas batem o recorde na justiça brasileira, mesmo que suas queixas sejam bem conhecidas por todos. As causas desses processos poderiam muito bem ser evitadas.

A jornada de trabalho está no topo dessas queixas, porém tudo poderia ser diferente se  empregador usasse as ferramentas de controle de jornada de trabalho, tanto como controle de horas, como na função de prevenção do fluxo de caixa. 

Você sabia que 5 das 6 principais causas de ações trabalhistas na justiça hoje estão relacionadas ao controle de ponto?

1 – Pagamento extra oficial

Muitas empresas optam por pagar as horas extras ou parte do salário por fora, sem registro na folha de pagamento. Essa ação traz  prejuízo de imediato para o empregado, já que esta forma de pagamento ilegal não permite os recolhimentos previdenciários e fundiários, e pode custar caro futuramente para a empresa.

2 – Falta de pagamento de horas extras

A fraude no controle de ponto é algo bem debatido na justiça e muitos empregados perdem suas horas extras por essa razão. Casos mais extremos ocorrem quando as empresas não faz o registro das horas extraordinárias. Nesse caso, além de não haver o devido pagamento fica a encargo desses funcionários registrar o que lhe é devido.

3 – Jornada excessiva de trabalho

Segundo a CLT as horas excedentes não devem passar de 2 horas diárias. Em alguns casos específicos o colaborador pode exceder esse limite, acreditando que ele teria outros direitos em contrapartida. O problema é que a jornada excessiva também envolve o relógio de ponto e a empresa que não utiliza está passiva de questões trabalhistas.  Sem o registro do expediente do colaborador a empresa está completamente fora do padrão exigido.

4 – Direito a intervalo para descanso

É direito do trabalhador o intervalo para descanso, e para que esse  tenha comprovação é preciso ter o controle de ponto, essa é uma das principais razões dos entraves jurídicos.  De acordo com a súmula 437 do TST, o empregador paga como hora extra o períodode uma hora inteira de intervalo e não por minutos. 

5 – Intervalo de jornadas

É preciso um intervalo de 11 horas entre as jornadas de trabalho. A única forma da empresa comprovar o intervalo é por meio do controle de ponto. Se não  houver controle, haverá problemas.

6 – Controle de ponto

O próprio software de controle de ponto deve está dentro dos parâmetros permitido e padronizado e autorizado pela legislação. Tenha cuidado na escolha de seu controle de online, este deve trazer soluções e não problemas. 

Como foi visto, a grande  maioria das ações trabalhistas envolvem o controle de ponto de alguma forma e a empresa precisa ter esta ferramenta para provar que respeita o direito do trabalhador e se prevenir de processos futuros. Vale lembrar que a forma tradicional de trabalho também está mudando e hoje há colaboradores externos.

Home office: como o controle de ponto eletrônico online ajuda na relação de trabalho?

Trabalhando em home office.
Pelo computador, é possível fazer a gestão do controle de ponto eletrônico online.

Vimos então que o controle de ponto eletrônico online pode ser feito através de aplicativos, que também são autorizados e devidamente regulamentados.

Ou seja, o home office agora também pode ter o devido controle de jornada de trabalho sem dores de cabeça.

Dessa forma, mesmo com equipes trabalho de forma remota, o RH poderá coletar as informações do colaborador para fazer o correto fechamento da folha de pagamento.

Com um aplicativo de marcação de ponto como da TradingWorks, o colaborador consegue fazer o registro da sua jornada em 4 passos simples:

  1. Colaborador acessa o App com seu login exclusivo;

  2. Enviar uma selfie para fazer reconhecimento facial. Nesse momento sua localização poderá ser registrada também, caso haja restrições de lugares que ele possa trabalhar;

  3. Registra o ponto;

  4. Repete o processo sempre que tiver uma intervalo intrajornada ou for finalizar o trabalho do dia.

Por meio do aplicativo o colaborador poderá ter mais disciplina no trabalho em casa. De tal modo, sua produtividade terá um impacto positivo.

Como os aplicativos fornecem informações em tempo real, a transparência na relação de trabalho melhora muito.

Somado a isso, tanto a empresa quanto empregado possuem mais segurança de que a jornada de trabalho está sendo cumprida e que a compensação pelo trabalho está sendo justo.

Aliás, é importante que o controle de jornada esteja descrito no contrato de trabalho daqueles que estiverem em regime remoto. Caso o funcionário tenha sido contratado inicialmente em regime presencial, mas mudou para home office, é necessário fazer um termo aditivo.

Se estiver em dúvidas sobre o contrato remoto, temos um artigo falando o que deve constar em um contrato de trabalho em home office.

Como um sistema eletrônico de ponto evita fraudes

O controle de ponto eletrônico online não exige a presença física na empresa, por isso muito gestores ficam receosos com sua adoção. Afinal, como o sistema irá evitar que o colaborador fraude o registro da sua jornada de trabalho?

Para evitar isso, basta escolher um sistema completo e com funcionalidades antifraudes. 

Umas dessas funcionalidades é o reconhecimento facial, que analisa a selfie tirada após a marcação e, se houver dúvidas sobre a identidade, o gestor recebe um aviso. Assim, é possível conferir a situação na hora em que ela acontece.

Outra função importante é a geolocalização. Afinal, nem sempre o funcionário em home office irá realmente trabalhar de sua casa.

Ele poderá ir para a casa de um parceiro, cafeteria ou mesmo coworking. Porém, a empresa poderá determinar o perímetros que sejam permitidos, por questão de segurança.

De tal maneira, quando o colaborador registrar seu ponto, sua localização será registrada. Logo, se o funcionário estiver em lugar não autorizado, o gestor é avisado na hora e poderá agir rapidamente.

Além disso, é importante que a plataforma escolhida esteja adequada às novas exigências da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Pois, as informações dos funcionários (e da empresa) precisam estar extremamente protegidos para garantir segurança das informações, evitar processos trabalhistas e também de processos com base na LGPD.

Por fim, controle de ponto eletrônico online é uma solução autorizada por lei, que garante produtividade e gestão eficiente. Com a escolha de um sistema adequado e que cumpre todas as regras, é possível se beneficiar de todas vantagens que mencionamos.

Conheça mais sobre o sistema de controle de ponto eletrônico digital online TradingWorks nesse link e tenha produtividade e segurança no setor de RH da era digital!

Autor do conteúdo:

Edgar Henrique

Edgar Henrique

Chief Product Officer da TradingWorks e especialista em Gerenciamento de Projetos, BPM, Mapeamento de Processos, Scrum, PMP, Bizagi, CDIA+, Kofax, VB.NET, C#, VB6, SQL Server e MS Project.

Mais conteúdos do blog