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Gestão de horas: 7 passos para fazer a gestão de horas no home office

gestão de horas no home office

A pandemia do Coronavírus fez crescer o número de empresas trabalhando em Home Office. Por isso, se tornou um desafio para o RH controlar a gestão de horas dos funcionários trabalhando em casa.

Uma maneira de fazer o controle de ponto eletrônico, bem como a gestão de jornada Home Office, seria por meio de um software. Afinal, tudo que um gestor precisa é que os cálculos das horas sejam feitos de forma automática e correta.

Sem contar que usar o ponto eletrônico hoje, se tornou um imperativo, uma vez que facilita o trabalho do RH que supervisiona a jornada de trabalho dos seus colaboradores, sejam os pontos tanto de saída, como os de entrada e assim por diante.

Qual é o propósito da gestão de horas?

Se você é responsável pelo departamento de Recursos Humanos de sua empresa, certamente o termo “gestão de horas” não soará como uma novidade.

No entanto, é sempre bom atualizar as medidas que afetam o nosso dia a dia e que são relativamente “novas”.

A gestão de horas, também chamado de “controle de presença”, é a ação de contar as horas que cada funcionário trabalhou durante uma jornada de trabalho. Aqui são consideradas todas as horas entre o início e o final da jornada de trabalho, bem como as horas extras e as não trabalhadas, por qualquer motivo.

O objetivo da gestão de horas é evitar a realização de horas extras não remuneradas pelas empresas. Desta forma, os colaboradores têm plena consciência de todo o tempo trabalhado.

Aprenda a fazer a gestão de horas no home offie
Aprenda a fazer a gestão de horas no home office

O que se entende por horas extras, voluntárias ou obrigatórias?

Às vezes podemos ter dúvidas sobre o que é e o que não é hora extra, voluntária ou obrigatória. Porém, conhecer suas diferenças será de vital importância para controlar o volume de trabalho de nossos colaboradores e sua remuneração.

A seguir, explicamos como cada um é diferente:

  • Horas extras: são todas as horas que excedem o limite de uma jornada de trabalho acordada. Ou seja, se pelo contrato estiver estipulado que o trabalhador deve trabalhar 40 horas semanais, todas as que fizerem a maior serão contabilizadas como horas extras.
  • Horas voluntárias: são aquelas que se realizam em horários específicos, por motivo de picos de trabalho ou para cobertura de imprevistos. Da mesma forma, esse tempo não pode ultrapassar o limite de 80 horas por ano.
  • Horas obrigatórias: são as horas que se cumprem como força maior, para prevenir ou reparar danos à empresa. Esses tipos de horas não são contados, mas não podem exceder 80 horas por ano.

Além disso, devemos ter em mente que menores de 18 anos não podem realizar horas extras, assim como os trabalhadores noturnos. Quanto à sua remuneração, deve estar de acordo com o que for estabelecido em convenção ou contrato, mas nunca pode ser inferior ao valor da hora ordinária.

Como funciona a gestão de horas no home office?

O mundo do trabalho mudou e, agora que não trabalhamos no ambiente normal de trabalho devido ao Coronavírus, é mais importante do que nunca manter um bom controle de horas.

Como gestores de Recursos Humanos, devemos transmitir aos nossos funcionários que eles devem continuar com o hábito de registrar suas horas, não só por uma questão legal, mas de alguma forma também é sua forma de justificar as horas trabalhadas, agora que ninguém os controla.

Mas como você registra o ponto agora em casa? As empresas que estão mais no nível de tecnologia podem usar algum software de Recursos Humanos ou realizar gestão de horas por meio de um aplicativo.

Entretanto, nos casos em que as empresas não dispõem dessas facilidades tecnológicas, a lei permite que o controle do tempo, nos casos em que não seja teletrabalho, seja feito em papel, quando não houver computador disponível. Nestes casos, o papel digitalizado deve ser encaminhado para a área de Recursos Humanos ou superior, conforme o caso.

Sempre que possível, os Recursos Humanos devem facilitar a contratação dos nossos colaboradores e, para isso, estabelecer as melhores ferramentas para a poderem realizar, deixando estes dados por escrito mediante a assinatura de um contrato de teletrabalho.

7 Passos para fazer uma melhor gestão de horas de seus funcionários

Mesmo que você já tenha a gestão de horas implantado em sua empresa, é sempre bom continuar lembrando sua importância e motivá-los a continuar com essa prática.

1. Ofereça incentivos ou aplique ramificação

De forma divertida, você pode recompensar aqueles trabalhadores que cumprem o controle de horas todo mês. Para fazer isso, você pode fazer um pequeno gesto, como um e-mail de agradecimento, ou um detalhe, como um doce.

Você também pode considerar a implementação de projetos de ramificação, com os quais você pode transformar tarefas chatas em divertidas.

2. Crie lembretes para minimizar descuidos

Existem diferentes teorias que afirmam que leva certos dias para criar um hábito, mas sem perseverança é difícil alcançá-lo. Portanto, se quisermos nos lembrar de algo tão importante quanto o carimbo de data / hora, podemos optar por criar alarmes ou lembretes automáticos.

3. Incentive o apoio mútuo

Às vezes, um grupo pode exercer mais força do que um indivíduo sozinho. Portanto, você pode incentivar os trabalhadores a cuidarem uns dos outros e, dessa forma, eles podem terminar o dia no horário. Se eles se lembrarem da tarefa de registrar suas horas, todos vencerão.

Para lembrar outras pessoas da tarefa de registrar os tempos, você pode criar mensagens automáticas em uma ferramenta de comunicação interna como o Slack.

4. Lembre-se dos benefícios, para eles também!

Para conscientizarmos sobre a importância da gestão de horas, teremos que falar sobre ele e seus benefícios, tanto para a empresa quanto para eles.

Você sabe quais são esses benefícios?

  • A realização da assinatura é boa para a empresa, caso contrário, será aplicada multa em caso de fiscalização.
  • O controle de horas nos dá uma visão de quem está disponível o tempo todo. Ter um registro de entrada e saída nos ajudará a ser capaz de passar tarefas para aqueles funcionários que sabemos que ainda estão trabalhando.
  • Se tivermos controle sobre as horas de trabalho também podemos movimentar as tarefas, organizando-nos para fazer aquelas que precisam de mais concentração nas horas mais produtivas.
  • O controle de horas nos ajuda a transmitir transparência e confiança. Além disso, se as horas extras forem cumpridas, agora eles poderão acompanhar e verificar se estão sendo pagos corretamente.

5. Detecte possíveis dificuldades ao se inscrever

Mostre que você se preocupa com sua equipe e descubra por que em alguns casos seus funcionários se esquecem de controlar o horário. Em alguns casos, podem ser simples descuidos, mas talvez haja algo que você escapa.

Converse com seus funcionários, pergunte-lhes quando eles entrarem ou se eles gostam do método que a empresa usa. É sempre melhor detectar o problema a tempo de resolvê-lo o mais rápido possível.

6. Crie uma política para o manual do funcionário

Para ter controle total e esquecer as “contratações perdidas”, escreva uma política para o manual do funcionário enfatizando o seguinte:

  • Onde, quando e como os trabalhadores devem fazer o check-in / out
  • O protocolo para relatar e corrigir falhas
  • Como você responderá a erros repetidos

7. Tomar medidas disciplinares

Alguns gerentes de Recursos Humanos podem pensar: o que eu faço com aqueles funcionários que sempre se esquecem de registrar suas horas de trabalho? Em primeiro lugar, convém ir ao fundo do caso, ou seja, saber o motivo pelo qual não está sendo executado.

Se o problema for com a ferramenta, você deve considerar alterá-la. Nos casos em que for um problema individual, você precisará realizar outras ações.

Se o problema aumentar, comece com uma advertência verbal e depois por escrito. Se o problema persistir, considere a suspensão e a rescisão, nos casos mais extremos.

Gestão de horas no home office
Gestão de horas no home office

Esqueça a papelada com o software de gestão de horas

Sabemos como é difícil controlar seus funcionários remotamente, então nada melhor do que um software de Recursos Humanos que agiliza as tarefas mais manuais do nosso dia a dia.

Estas são as razões pelas quais você deve optar pelo software de gestão de horas para RH da sua empresa:

  • Maior segurança- Se sua empresa possui software de Recursos Humanos, você pode ter a tranquilidade de ter todos os dados e informações de seus funcionários sob controle. Mesmo aqueles relacionados ao controle de horas!
  • Informações sempre atualizadas – seus funcionários podem modificar quaisquer dados, como seu novo endereço.
  • Gerenciamento de documentos e assinatura digital – você pode armazenar todos os documentos com segurança e até decidir quem tem acesso a eles. Ter uma boa gestão documental digital é importante principalmente na situação atual com o teletrabalho. Além disso, com o software de Recursos Humanos você pode usar a assinatura eletrônica que irá agilizar qualquer gestão, como contratos.
  • Disponibilidade imediata de qualquer documento – Quando você estiver fora do escritório, como atualmente devido ao COVID-19, ter uma plataforma que você pode acessar de qualquer dispositivo a qualquer momento será muito útil. Por isso, esqueça de ter que guardar milhares de fichas de Excel com o registo da jornada de trabalho de cada colaborador com possibilidade de se perderem.
  • Monitoramento e acompanhamento de processos – Imagine ter todas as informações de seus funcionários: horas trabalhadas, férias, licença médica, etc. A partir daqui você pode detectar possíveis falhas ou implementar melhorias na produtividade.

Como a pandemia mudou o papel dos recursos humanos?

Não existe uma função de negócios que não tenha sido significativamente afetada pelas mudanças induzidas pela pandemia que as empresas foram forçadas a fazer para se manterem operacionais. Uma função que passou por uma mudança especialmente dramática no propósito e nos processos são os recursos humanos.

O papel geral do RH e as tarefas diárias desempenhadas pelos profissionais de RH passaram por mudanças significativas, principalmente por causa do crescimento exponencial do trabalho remoto em resposta à pandemia COVID.

Os profissionais de recursos humanos não apenas tiveram que orientar suas empresas e funcionários durante a transição para um ambiente de trabalho mais digital e distribuído, mas também tiveram que aprender a ser produtivos e ter sucesso em suas próprias funções ao trabalhar em casa. Ambos exigiram que profissionais de RH aprendessem novas habilidades para concluir tarefas para as quais não estavam necessariamente preparados.

Gerenciando equipes remotas

Gerenciar equipes remotas não era uma tarefa para a qual muitas equipes de RH estavam preparadas no início da pandemia. Mesmo aqueles que podem estar discutindo as vantagens de uma força de trabalho mais remota não planejaram ter o luxo do tempo ser subitamente retirado deles.

Mas, para muitos, foi exatamente isso o que aconteceu. Eles tiveram que aprender como gerenciar funcionários remotos quando a infraestrutura e os sistemas de suporte não estavam lá para garantir uma transição suave.

E com 80% dos empregadores planejando permitir que os funcionários trabalhem remotamente pelo menos parte do tempo após a pandemia, a capacidade de gerenciar esses funcionários é uma habilidade que os profissionais de RH precisam aperfeiçoar.

Aprendendo e implementando novas tecnologias

A tecnologia é a peça central do trabalho virtual. A mudança induzida pelo COVID para o trabalho virtual criou uma demanda por sistemas fáceis, intuitivos e ‘à prova d’água’, acessíveis a qualquer momento de qualquer local.

Os departamentos de recursos humanos foram amplamente incumbidos de selecionar, aprender e implementar esses novos sistemas de tecnologia, o que significa que eles tiveram que se tornar especialistas em TI e / ou se alinhar mais estreitamente com os departamentos de TI.

Redação e realização de pesquisas regulares com funcionários

Garantir que os funcionários estejam adequadamente engajados com a empresa enquanto trabalham em casa é outro desafio que a pandemia apresentou. Os profissionais de recursos humanos tiveram que se tornar muito hábeis em avaliar o envolvimento dos funcionários. Com todos distribuídos, a maneira mais eficiente e eficaz de fazer isso é por meio de pesquisas.

O RH também pode manter o controle do engajamento por meio de pesquisas rápidas e da criação de ciclos de feedback que fornecem aos líderes um barômetro de onde eles precisam verificar, motivar e manter as pessoas a bordo.

Isso significa que os profissionais de RH tiveram que desenvolver excelentes habilidades de redação de pesquisas. Eles tiveram que aprender que perguntas fazer, como fazer e quando fazer para obter o feedback mais honesto dos funcionários.

Embora a realização de pesquisas periódicas tenha sido uma tarefa para as equipes de RH, conduzi-las frequentemente com uma força de trabalho remota exigiu que os profissionais de RH desenvolvessem novas habilidades de pesquisa.

Conclusão

Agora que você tem uma ideia de quais são as melhores estratégias de gestão de horas para trabalhadores remotos e em que cada uma consiste, resta apenas fazer testes de tentativa e erro até descobrir aqueles que, sozinhos ou em combinação com outros, acertam o alvo das suas próprias necessidades como telecomputador.

Lembre-se que, nem todos os trabalhadores remotos são iguais, por isso não falamos da estratégia perfeita como uma única opção, mas das estratégias que podem ser adaptadas a cada estilo de trabalho e formas de abordar a produtividade.

Agora cabe a nós fazer a pergunta: qual da lista de estratégias de gestão de horas chamou sua atenção?

Autor do conteúdo:

Edgar Henrique

Edgar Henrique

Chief Product Officer da TradingWorks e especialista em Gerenciamento de Projetos, BPM, Mapeamento de Processos, Scrum, PMP, Bizagi, CDIA+, Kofax, VB.NET, C#, VB6, SQL Server e MS Project.

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