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Folha de ponto: o que é, como funciona e quais as regras exigidas pelo Ministério do Trabalho?

De acordo com o art. 74 da CLT, todas as empresas com mais de dez trabalhadores são obrigadas a fazer o registro da folha de ponto. Em princípio, há a necessidade de anotar o horário de entrada e de saída, de acordo com a metodologia escolhida. As regras aprofundadas nesse sentido são dadas pelo Ministério do Trabalho.

A Portaria nº 1510/09, por exemplo, é conhecida como “Lei do Ponto Eletrônico” e ajudou a regulamentar melhor todo o processo. Ao explorar as regras previstas, é possível evitar erros e garantir a regularidade completa do negócio.

Por isso, veja o que dizem as definições legais sobre a folha de ponto e confira o que não pode ser ignorado.

Quais os métodos de folha de ponto?

Primeiramente, vamos entender as diferentes ferramentas que podemos utilizar para a folha de ponto. Afinal, são vários. Confira:

Folha de ponto manual

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A folha de ponto manual ainda é amplamente utilizada no Brasil. O uso do registro manual é bastante comum em empresas menores, com poucos funcionários.

Por ser muito barato, simples de utilizar e não precisa de conhecimentos em informática, ainda é o método mais comum. Contudo, ele apresenta diversas deficiências.

Dessa forma, o empregador se expõe a maiores chances de fraude na marcação. Afinal, é um desafio enorme saber se os horários informados são realmente os verdadeiros.

Além disso, fazer os cálculos de horas trabalhadas leva muito tempo. Assim, para fechar uma folha de pagamento pode levar semanas.

Ponto mecânico

O ponto mecânico é uma evolução da folha de ponto manual. Atualmente, não é tão utilizada.

Nesse sentido, esse método possui a presença do chamado “relógio de ponto”. Ele é um equipamento mecânico que marca as horas com precisão.

Assim, o colaborador na hora de registrar a jornada, insere o cartão de ponto no relógio que, por sua vez, irá carimbar o horário exato. Daí vem a expressão “bater o ponto”.

Apesar de reduzir a chance de fraudes, ainda temos o problema de produtividade. Afinal, os cálculos ainda serão manuais e lentos.

Sistema de ponto eletrônico

Através de um sistema de controle eletrônico da folha de ponto as empresas possuem mais segurança e evitam os problemas citados anteriormente, como a baixa produtividade e fraudes.

Esse método é caracterizado por um equipamento que é fixado no ambiente de trabalho. Nele, os trabalhadores utilizam, por exemplo, o crachá magnético para realizar o registro de ponto.

Nesse sentido, o registro é enviado automaticamente para um sistema que cuidará de todas as informações, como cálculos de horas extras e atrasos.

Controle de ponto digital

Por fim, temos o controle de ponto digital, também conhecido como os aplicativos de ponto. Esse método é o que apresenta o melhor custo-benefício.

Nesse sentido, o ponto digital entrega produtividade, baixo custo e alta segurança para a empresa. Além disso, por ser um aplicativo, permite a marcação de ponto por equipes externas e home office.

Ao passo que a segurança nesse sistema possui três etapas:

  1. Login e senha: cada colaborador possui suas credenciais para acessar o sistema;
  2. Biometria facial: para fazer o registro de ponto, o colaborador terá que tirar uma selfie no momento da marcação, assim o sistema fará o reconhecimento facial para autenticar o evento;
  3. Geolocalização: por último, as informações da localização serão captadas por GPS para dar ainda mais segurança.

A adulteração ou marcação automática é proibida

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Um dos principais pontos de discussão sobre o registro e folha de ponto tinha a ver com a possibilidade de alterar as informações — tanto pelo empregado, quanto pelo empregador. Para solucionar o problema, foram definidas algumas regras nesse sentido.

Além da regulamentação do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP), as regras sobre essas alterações foram endurecidas. Veja o que diz o Ministério do Trabalho:

Portaria 1510: a lei do ponto eletrônico

A Portaria 1510 de 2009 é a legislação que traz as exigências que o ponto eletrônico deve aderir. Assim, é definido o uso e os critérios que o Registrador de Ponto Eletrônico (REP) deve atender.

Algumas das exigências são:

  •     não é permitido fazer marcações automáticas;
  •     não é permitido restringir a marcação de ponto de qualquer forma;
  •     os dados não podem ser alterados após o registro;
  •     as informações devem ficar registradas na memória do equipamento e serem invioláveis e
  •     deve haver a emissão de comprovante após cada entrada de dados.

Além disso, há a distinção entre o REP e o sistema de tratamento de dados. Desse modo, o registrador deve atuar de modo independente do sistema.

De tal maneira, com essa portaria foi definido dois tipos de arquivos que as empresas devem armazenar:

  • Arquivo Fonte de Dados (AFD): relatório de todos os pontos que foram registrados em um período — basicamente relatório bruto das informações — e que é utilizado pela fiscalização.
  • Arquivo Fonte de Dados Tratados (AFDT): relatório com os dados organizados e utilizado pelo Departamento Pessoal para fazer a correta gestão e controle.

Portaria 373: sistemas online mais eficientes

Já a Portaria nº 373/11 prevê a utilização de sistemas eletrônicos, como ferramentas para controle de ponto online. Com o uso das ferramentas adequadas, é possível criar a folha com ainda mais facilidade e evitar adulterações como as que acontecem na folha de ponto manual ou em Excel.

Ademais, o ponto online também segue a Portaria 1510 em alguns aspectos. Assim, a Portaria 373 exige que esses sistemas alternativos não permitam:

  • Marcação de ponto automática;
  • Exigir autorização para fazer registro de hora extra;
  • Alteração ou exclusão de registros do banco de dados;

Além disso, é necessário fazer a correta identificação do colaborador e do empregador. Bem como ele deverá ser utilizado se houver convenção ou acordo coletivo de trabalho.

As informações obrigatórias garantem a legalidade

Outro aspecto importante tem a ver com o que registram os dados de cada marcação. Por lei, é obrigatório que a folha de ponto conte dados como a data e o horário de entrada e de saída. Também devem estar presentes o intervalo para almoço e as pausas realizadas durante o trabalho.

Isso é essencial porque serve como prova de que a legislação tem sido cumprida em sua totalidade. A falta de qualquer informação do tipo, por outro lado, impede a comprovação de que as características de jornada são respeitadas. Com isso, em uma ação trabalhista, o empregador não tem como contestar o colaborador, mesmo que esteja com a razão.

Nesse sentido, não pode faltar:

  • Hora de entrada: inicial e a volta do intervalo;
  • Hora de saída: início do intervalo intrajornada e saída;
  • Horas extras: início e término, quando houver;
  • Intervalo intrajornada: deve respeitar o mínimo de 30 minutos ou 1 hora, dependendo do acordo.

Lembrando que há regras de tolerância em cada registro mencionado. Pela CLT, a tolerância é de 5 minutos para mais ou para menos em cada registro, não podendo ultrapassar 10 minutos diários.

Além disso, a folha de ponto deve identificar claramente o empregado (nome, carteira de trabalho, local de trabalho, cargo etc) e a empresa.

A assinatura do funcionário na folha de ponto é obrigatória

folha de ponto

O registro não é a única fase que passa pela regulamentação do Ministério do Trabalho. Também é essencial garantir que o colaborador esteja ciente de todos os dados consolidados sobre as suas jornadas de trabalho. Por isso, é obrigatório que essa folha de ponto conte com a assinatura (eletrônica ou física) do profissional.

O esquecimento ou mesmo a recusa em assinar os registros podem levar a advertências ou penalidades previstas no contrato de trabalho. Se esse for um hábito constante, é possível até que o funcionário seja demitido, então é algo a ser observado.

Ademais, o uso da assinatura eletrônica da folha de ponto é uma ótima ferramenta para ganhar produtividade e cumprir com a legislação. Aliás, isso é ainda mais importante quando falamos de home office.

De tal modo, o uso de assinatura eletrônica possibilita:

  • Reduzir custos com impressão, logística e malotes de envio;
  • Facilmente acessível de qualquer lugar;
  • Adequação às exigências do Ministério do Trabalho;
  • Mais produtividade, permitindo que o trabalhador foque nas tarefas mais importantes.

O uso de assinatura eletrônica aumenta a satisfação dos colaboradores. A economia de tempo e desburocratização é algo que deixa qualquer um feliz.

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Qual o melhor tipo de folha de ponto?

Ponto manual 

A folha de ponto manual pode ser interessante em empresas pequenas e com equipes exclusivamente presenciais. Assim, a pouca quantidade de empregados e por estarem sempre na sede possibilita o uso da folha manual, como o livro ponto.

Contudo, estamos falando aqui de empresas com menos de 20 funcionários. Assim, elas não são obrigadas, por lei, a terem o controle de ponto

Em contrapartida, apesar de não serem obrigadas, as exigências trabalhistas ainda existem. Assim, a empresa ainda tem que cumprir com as regras de jornada de trabalho, por exemplo. 

Então, o controle ainda é importante, mesmo que seja manual. Do contrário, ficará totalmente desamparada em casos de processos trabalhistas, e a justiça atuará em favor do trabalhador.

Sistema de ponto eletrônico

Para negócios maiores, o controle eletrônico é essencial. Afinal, ele reduz as fraudes e ineficiências.

Nesse sentido, o controle de ponto eletrônico permite:

  • Cálculos automáticos;
  • Maior segurança;
  • Integração de informação entre os sistemas de gestão;
  • Economia.

Ademais, o ponto eletrônico necessita do REP e do sistema de tratamento. O investimento inicial costuma ser mais elevado, por precisar adquirir os dois e ter um processo de implementação mais complexo, por exemplo na emissão de crachás.

Entretanto, passado a fase inicial de implantação, a empresa apenas irá recolher frutos. Por outro lado, o ponto eletrônico não é indicado para negócios que se apoiam em equipes externas e remotas.

Como é necessário um relógio de ponto na empresa, isso impossibilita a marcação no teletrabalho ou de equipes de vendas externas. Por isso, acaba que as empresas decidem por não marcar a jornada de trabalho nesses casos.

Contudo, é possível manter a marcação de ponto e garantir a segurança tanto para empresa quanto para o colaborador. Afinal, hoje temos o controle de ponto digital! 

Controle de ponto digital

Enfim, temos o controle de ponto digital que possui o melhor custo-benefício atualmente. Com um baixo investimento, a empresa tem o melhor retorno em produtividade e segurança.

Assim, as principais característica desse método de folha de ponto são:

  • Baixo investimento;
  • Máxima segurança;
  • Adequação à legislação vigente;
  • Flexível;
  • Fácil implementação e integração com outros sistemas;
  • Permite o uso com equipes externas e remotas.

Isso se deve ao fato que os aplicativos são extremamente simples de serem usados. Isso reduz a necessidade de treinamentos e reduz as chances de erros.

Outra grande vantagem é que tanto empresas pequenas quanto grandes podem se beneficiar do ponto digital, por ser econômico e simples. Ao passo que para empresas com equipes remotas e externas ele se torna essencial.

As vantagens de digitalizar o departamento pessoal e RH

1. Maior segurança

Primeiramente, a grande vantagem de digitalizar a folha de ponto é ter segurança. Assim, o uso de biometria ajuda eliminar as fraudes do controle de ponto.

Ao passo que os registros são eletrônicos e automatizados, todas as marcações são fidedignas. Desse modo, tanto a empresa quanto o colaborador podem ficar tranquilos quanto ao cumprimento das regras e pagamentos.

2. Supervisão eficaz

Com os registros sendo feitos pelo sistema, os gestores de RH podem acompanhar em tempo real as informações. Em casos de equipes remotas e externas, isso se torna ainda mais importante.

Por exemplo, na TradingWorks, caso seu consultor marque o ponto na casa dela, em vez de estar na sede do cliente, você será alertado. 

3. Sua empresa 100% dentro da lei

Todas as regras e melhores práticas que estamos conversando aqui são facilmente aplicadas no controle de ponto digital. Dessa maneira, a empresa fica protegida, bem como os colaboradores.

Ademais, o ponto digital também permite o devido cumprimento de regras em acordos e convenções coletivas. Assim, não precisa se preocupar caso seu negócio tenha regra diferentes.

Por exemplo, há empresas que possuem acordos diferentes no formato e prazo do banco de horas. Assim, o ponto digital consegue se adaptar para automatizar essas regras, eliminando a necessidade de controles manuais.

Além disso, todas as regras da CLT são atendidas sem grandes esforços. Com tudo sendo feito por você e dentro das regras, é possível ficar tranquilo e focar em atividades mais estratégicas para o negócio.

4. Descomplique os processos

O controle de jornada e folha de pagamento possuem diversos processos que precisam acontecer. Fazê-los de forma manual pode ser um pesadelo e uma grande perda de tempo.

Assim, a folha de ponto digital pode ajudar seu negócio a simplificar os processos e ganhar produtividade. Desse modo, liberando o RH e DP para focar em atividades mais importantes.

Além disso, emitir comprovantes e demais relatórios são atividades essenciais de controle. De tal modo, o controle eletrônico facilita essa emissão: aperte um botão e terá o documento pronto!

Não podemos esquecer que os cálculos são automáticos. Logo, nada de ficar em dúvida qual a base de cálculo, a sequência de descontos ou a apuração de horas trabalhadas.

5. Integrações com outros sistemas de gestão

Por fim, a automação do RH e DP se apoia em diversos sistemas para executar, por exemplo, admissão, pagamentos, análise de desempenho etc.

Assim, conseguir integrar tudo isso é fundamental, principalmente com o sistema de folha de pagamento e contabilidade. 

Desse modo, adotar o ponto digital é crucial, pois o sistema é integrado facilmente com os demais.

Cuidados com a folha de ponto manual

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Armazenamento

A forma de armazenamento de registros manuais não costuma estar na lista de preocupações dos gestores. Até que haja um acidente e isso cause prejuízos gigantes.

Em questão de segurança, o ideal é ter o ponto eletrônico, armazenado na nuvem com sistemas de proteção.

Entretanto, empresas que utilizam o método manual podem ter o costume de arquivar os documentos em pastas. Isso traz duas preocupações:

  1. Risco de perda: documentos físicos podem ser danificados, como em casos de alagamento, incêndio e outros acidentes;
  2. Risco de fraude: há maiores chances de os registros serem alterados ou substituídos;

Desse modo, é essencial que os registros possuam cópias. Assim, digitalize todas as folhas de ponto e as deixe armazenadas em sistemas na nuvem. 

Asseio

Quando falamos de métodos manuais de folha de ponto, organização e asseio é fundamental.

Nesse sentido, é preciso tomar cuidado com as rasuras, por exemplo ao tentar arrumar o horário registrado, não sair escrevendo por cima ou mesmo usando corretivo.

A melhor forma nesse caso é fazer um risco simples por cima do registrado errado. Assim, ao lado, escreva o horário correto. Contudo, sempre instrua para que isso seja raro.

Lembre-se que o fiscal poderá questionar essas marcações e, dependendo da situação, poder entender que haja adulteração. Por isso, evite rasuras ou anotações confusas.

Cálculos

Por fim, os cálculos, atualmente, devem ser automatizados. Não há motivos para fazer cálculos trabalhistas manualmente, no papel e caneta.

Afinal, as chances de erro são grandes, que resultam em processos e prejuízos. Assim como são extremamente ineficientes!

Imagine você ter que ficar horas fazendo cálculos, se um sistema ou mesmo Excel pode fazer em segundos!

Enfim, as regras do Ministério do Trabalho para a folha de ponto devem ser cumpridas à risca para evitar problemas. Agora que você já as conhece, há como proteger a empresa e os trabalhadores dos erros ligados a essa tarefa.

Já que é permitido usar a tecnologia, veja 7 passos para utilizar uma ferramenta de controle de ponto online.

Autor do conteúdo:

Edgar Henrique

Edgar Henrique

Chief Product Officer da TradingWorks e especialista em Gerenciamento de Projetos, BPM, Mapeamento de Processos, Scrum, PMP, Bizagi, CDIA+, Kofax, VB.NET, C#, VB6, SQL Server e MS Project.

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