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Folha de ponto simples: 5 passos para automatizar a folha ponto!

folha de ponto simples

Muitas empresas sofrem com problemas no controle de jornada, além do enorme trabalho de conferência. Por isso, uma folha de ponto simples e automatizada é essencial.

O controle de ponto precisa ser prático, simples e os cálculos sejam automáticos. Dessa forma evitamos complicar demais as coisas, deixando todos confusos e aumentando as chances de erros.

Com as automações, conseguimos uma gestão muito mais efetiva. Isto é, você sabe exatamente quem está com muitas horas para ser compensado? Ou sabe qual departamento está fazendo mais horas extras?

Esse é o poder de ter uma folha de ponto simples e automatizada. Então, continue lendo para saber como otimizar esse processo e ter uma gestão de pessoas poderosa.

O que é folha de ponto simples? 

A folha de ponto simples é o meio onde os colaboradores registram os horários de entrada, intervalos intrajornada e saída. Assim, é possível assegurar que os limites de jornada estabelecidos em lei estão sendo cumpridos.

Além disso, permite que a empresa tenha segurança que os colaboradores estão cumprindo o horário acordado. Então, a folha de ponto é para isso: controle.

Importante ressaltar que empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a fazerem o controle de ponto, segundo o art. 74 da CLT. Contudo, a lei não impõe um método específico, assim é possível utilizar meios manuais, mecânicos ou eletrônicos.

Contudo, o grande problema da folha de ponto manual é sua facilidade de ser fraudada e baixa produtividade.

Quanto às fraudes, o colaborador facilmente pode colocar horários diferentes dos realizados. Bem como é possível registrar o ponto para um colega.

Aliás, as rasuras também são um problema, pois na conferência o DP terá dificuldade em entender o registro. Por isso, a folha de ponto demanda muito trabalho.

Afinal, é preciso conferir folha por folha, realizar cada cálculo individualmente e torcer para que não tenha cometido nenhum erro. Enfim, todo o processo poderá levar semanas dependendo do tamanho da equipe.

Então, a automação da folha de ponto simples se torna uma necessidade para qualquer empresa. Dessa forma, buscamos:

  • Economizar tempo;
  • Ganhar produtividade;
  • Reduzir os erros e falhas;
  • Unificar as informações;
  • Evitar processos trabalhistas referente à jornada de trabalho;
  • Controle efetivo sobre horas extras e banco de horas.

A transformação digital do RH e DP pode parecer que demanda rios de dinheiro. Contudo, você verá nesse artigo que há soluções simples e econômicas.

Qual o sistema de folha de ponto ideal? 

A folha de ponto ideal é aquela que atende todas as necessidades da empresa com preço justo. Isto é, o controle de jornada deve acompanhar o tamanho e complexidade da empresa.

Assim, negócios pequenos não precisam de um sistema de RH que uma grande empresa necessita. Afinal, o orçamento, a quantidade de colaboradores e a administração são totalmente diferentes.

De tal modo, podemos classificar os diferentes métodos em 6 categorias:

Folha de ponto simples manual

Nesse modelo cada empregado tem uma folha que nele está impressa os campos de marcação de ponto.

Assim, diariamente ele deverá registrar seus horários de entrada, saída e intervalos, assinando a marcação.

É simples e prático. Entretanto, é passível de fraudes e problemas de marcação, assim como é nada fácil de conferir as horas trabalhadas depois.

Livro de ponto

Na mesma linha da folha de ponto manual, o livro ou cadernos de ponto unifica os registros em um só local. Isto é, os colaboradores não têm uma ficha individual; todos “batem o ponto” e assinam no mesmo caderno.

Nesse sentido, o livro de ponto sofre os mesmos problemas da folha individual.

Ponto mecânico

O ponto mecânico é um aparelho que imprime na folha de ponto simples o horário exato. Assim, evitamos certos níveis de fraudes.

Entretanto, ainda temos problemas com a conferência das horas e cálculos de folha de pagamento.

Folha de ponto simples Excel

Para ganhar produtividade e evitar erros de cálculos, a folha no Excel pode ser uma boa opção. Entretanto, também é passível de fraudes e/ou erros no lançamento dos horários. 

Além disso, o Excel não oferece proteção suficiente da base de dados.

Controle de ponto eletrônico

O controle de ponto eletrônico elimina boa parte dos problemas nos outros sistemas. Ele é altamente seguro e permite fechar a folha de pagamento em poucos cliques.

Nesse sistema, a marcação de ponto utiliza crachás, biometria ou reconhecimento facial, garantindo a autenticidade e horário exato do registro. Contudo, o investimento pode ser elevado para uma empresa pequena.

Ponto Digital

Enfim, o ponto digital é a versão portátil do ponto eletrônico. Aqui você tem todos os benefícios e segurança do sistema anterior, porém com mais flexibilidade e economia.

Afinal, esse modelo utiliza um aplicativo no smartphone dos colaboradores para fazer a marcação. É totalmente seguro e eficaz no controle de jornada de trabalho.

Para conhecer mais sobre esses sistemas, confira este artigo que te explicamos tudo.

Por que optar pela automação do controle de ponto?

Melhor uso do tempo

Uma das grandes vantagens de automatizar a folha de ponto simples é ganhar tempo. Assim, a equipe consegue ter foco em atividades estratégicas e na potencialização de resultados.

Menos erros na folha de ponto

Com os cálculos e registros automatizados, há menos chances de haver problemas. Por exemplo, evita-se pagar horas extras indevidas ou calcular os encargos trabalhistas errados.

Também reduz a chance do empregado errar na marcação de ponto.

Maior segurança

Além do mais, a automação da folha de ponto simples permite ter melhor controle do banco de horas. Afinal, não sabemos quando terá visita do fiscal do trabalho e o eSocial monitora constantemente o banco de horas.

Então, ter o controle da compensação de horas é fundamental e obrigatório.

Informação em tempo real

Em uma gestão com base em fatos e dados, informação em tempo real é fundamental. Dessa forma, conseguimos observar problemas antes de se tornarem em grandes dores de cabeça.

Além disso, nos permite avaliar o desempenho, descobrir o retorno no investimento e tomar decisões com mais agilidade e tempestividade.

Integração entre setores

A automação permite que os setores sejam integrados, otimizando o tempo e reduzindo falhas. Por exemplo, conseguimos conectar o controle de ponto com a contabilidade, a fim de gerar a folha de pagamento com muito mais rapidez.

Economia

Ao reduzir o tempo gasto, as falhas e permitir uma estrutura mais enxuta, a empresa tem economia em diversas frentes.

Dessa forma, conseguimos atuar estrategicamente, por exemplo, na redução das horas extras, que oneram em 50% a mais a folha de pagamento.

Ponto digital: como ele ajuda na automação da folha de ponto simples?

A folha de ponto simples pode ser inteiramente através de aplicativos. Assim, não temos que contar com grandes infraestruturas de hardware e TI.

Logo, no próprio celular o colaborador consegue realizar a marcação de ponto. Ademais, por esse fato, o ponto digital permite o controle de jornada em home office e de equipes externas.

Nesse sentido, o ponto digital é a forma de automação da folha de ponto mais eficaz. Afinal, sua economia e praticidade é dificilmente equiparada a outros modelos.

Assim, os aplicativos se utilizam do reconhecimento facial e geolocalização para autenticar o registro. Dessa forma, a segurança é assegurada.

Além disso, o app é plenamente capaz de fazer a folha de ponto simples se tornar uma ferramenta poderosa na gestão de pessoas.

Por exemplo, com o ponto digital TradingWorks sua empresa terá:

  • Controle de jornada de equipes em home office e externas;
  • Informação em tempo real;
  • Fechamento da folha de ponto em minutos;
  • Indicadores e métricas atualizadas;
  • Dashboard intuitivo;
  • Gestão de banco de horas;
  • Cálculo de horas extras automático; e muito mais. 

Ponto digital é legalizado?

Muitos gestores ainda têm receios quanto aos aplicativos para folha de ponto simples. Isso se deve à presunção de que o app não é seguro e, consequentemente, sem validade jurídica.

Porém, a realidade é totalmente oposta, devido às portarias 1510 e 373.

A Portaria 373 do MTE é o conjunto de normas que regem o ponto digital, dando a ele a segurança jurídica. Isto é, o uso de aplicativos é plenamente aceito e pode ser utilizado como forma de comprovação em processos trabalhistas.

Além disso, o ponto digital também segue as diretrizes da Portaria 1510. Nesta portaria estão todos os critérios para funcionamento do ponto eletrônico, para que garantam a autenticidade do registro e, com isso, possua validade jurídica.

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1. Entenda os modelos e legislação

Primeiramente, para automatizar a folha de ponto simples temos que entender os modelos disponíveis.

Como mencionado nesse artigo, há diversas formas:

  • Controle de ponto eletrônico: que pode ser feito através de crachás, biometria ou reconhecimento facial, necessitando de um aparelho específico;
  • Folha de ponto simples Excel: apesar de automatizar os cálculos, há diversos problemas que já comentamos. De toda maneira, permite ganhar tempo e evitar erros de cálculos.
  • Ponto digital: simples e econômico, os aplicativos são uma ótima solução para empresas que precisam de agilidade e praticidade, sem abrir mão de uma poderosa plataforma de controle de ponto.

Além do mais, precisamos estar atentos à legislação. Além de saber para que sua empresa não tenha problemas, é importante conhecê-las para evitar contratar um sistema de automação que não siga as normas.

Para tanto, temos que nos apoiar em 3 normas: a CLT, Portaria 373 e Portaria 1510. Essas portarias do MTE são fundamentais para a contratação da plataforma.

Assim, enquanto a CLT rege as regras da jornada de trabalho, as portarias ditam as exigências que os sistemas automatizados devem seguir.

Para entender tudo sobre a lei do controle de ponto, clique aqui.

2. Avalie as opções de automação de controle de ponto

Como estamos falando de folha de ponto simples, evite sistemas de RH cheios de funções. Apesar de parecer tentador ter diversas informações, isso pode ser apenas distração para uma gestão eficiente.

Portanto, opte por um controle de ponto que seja simples, intuitivo e com as ferramentas que sejam necessárias para seu negócio. Nesse artigo nós te ajudamos a escolher corretamente seu sistema.

De todo modo, busque por:

  • Flexibilidade e agilidade: cada negócio tem seu modo de operar, seus acordos trabalhistas e afins. Por isso, sistemas muito engessados e burocráticos irão apenas reduzir a produtividade, tornando o controle de ponto inoportuno.
  • Unificação de informações: não precisar ficar entrando em diversas áreas para ver as informações, isto é, em poucos cliques você tenha o que precisa. Melhor ainda se houver dashboards interativos que apresentam os dados de forma clara.
  • Simples e intuitivo: quanto menos complicado for a marcação de ponto, menos treino e problemas os colaboradores terão — reduzindo custos e contratempos.

3. Implemente a ferramenta e treine seus colaboradores

Com a ferramenta de automação da folha de ponto simples escolhida, precisamos implementá-la. Isto é, instalar os softwares, cadastrar a empresa e os funcionários e demais procedimentos de cada ferramenta.

Deve-se reforçar a importância da simplicidade do sistema. Caso seja um software confuso ou cheio de funções que a empresa não utilize, essa etapa será demorada e muito cara.

Além disso, precisará de mais treinamento dos colaboradores. Bem como, quanto mais complexo, mais chances de haver problemas na marcação de pontos.

4. Estabeleça métricas e indicadores de acompanhamento

A automação da folha de ponto simples nos permite sair de uma gestão baseada em opiniões para um sistema baseado em fatos e dados. 

De tal maneira, torna-se imperativo estabelecer métricas e indicadores para acompanharmos se o investimento da empresa está gerando retorno. Nesse sentido, buscamos identificar coisas como:

  • Quantidade de atrasos e faltas — e buscar suas causas;
  • Volume de horas extras — evidenciando se é o momento de nova contratação;
  • Divergência da legislação — como jornadas acima do permitido pela lei.

Além disso, conseguimos avaliar estatísticas de Banco de Horas. Essa é uma informação importante para definirmos estratégias de como fazer a compensação de horas da melhor maneira.

5. Analise os dados

Por fim, com as métricas e indicadores estabelecidos, precisamos acompanhá-los. Com base nos dados, podemos tomar decisões melhores.

Por exemplo, se observamos um alto volume de horas extras, esse é um indicativo forte de que precisamos contratar mais pessoas. Veja que, com essa informação, iremos apenas contratar quando for realmente necessário.

Sem uma gestão baseada em dados, as contratações podem acontecer em momentos sem necessidade. Assim, inflando a folha de pagamento desnecessariamente e prejudicando os resultados da empresa.

Em suma, a automação da folha de ponto simples é essencial para a empresa ser mais produtiva e economizar. Além de permitir uma gestão de pessoas mais eficiente.

Por isso, não perca tempo e conheça como a TradingWorks pode te ajudar clicando aqui

Autor do conteúdo:

Edgar Henrique

Edgar Henrique

Chief Product Officer da TradingWorks e especialista em Gerenciamento de Projetos, BPM, Mapeamento de Processos, Scrum, PMP, Bizagi, CDIA+, Kofax, VB.NET, C#, VB6, SQL Server e MS Project.

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