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Como fazer o envio da folha de pagamento no eSocial para o Governo?

folha de pagamento no esocial

Fechar a folha de pagamento no eSocial é basicamente a missão final para os profissionais que lidam com o sistema. Através desta rotina é gerado a guias de recolhimento e, com sua finalização, você poderá ficar tranquilo para lidar com as outras demandas do setor.

O processo é simples, composto por 4 etapas, mas é preciso ter atenção aos prazos e cuidados com a exatidão das informações.

Para garantir que não haja surpresas durante esse processo, vamos entender melhor sobre a folha de pagamento no eSocial.

Qual a relação da folha de pagamento no eSocial?

O objetivo do eSocial é conseguir unificar todas as informações dos trabalhadores, por isso é possível gerenciar toda as obrigações trabalhistas, como envio da folha de pagamento ao governo, através do sistema de forma prática através dos registros de eventos.

Os eventos de fechamento da folha são considerados “eventos periódicos” e abrangem todos funcionários da empresa. Ademais, o pró-labore de sócios e remunerações de estagiários também estão inclusos nessa rotina.

Assim, todos os registros de remuneração e descontos precisam constar na folha de pagamento. Estamos falando de: salário, adicionais, vale-transporte, vale-alimentação, INSS, FGTS, décimo terceiro, férias e muitos outros. Claramente que, com ajuda de um sistema digital com integração ao eSocial fica muito simples apurar todas essas informações e com alguns cliques o envio dos registros são executados.

Dessa forma, o fechamento da folha de pagamento no eSocial abrange diversos eventos:

  • S-1200 – Remuneração do trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social
  • S-1202 – Remuneração de servidor vinculado ao Regime Próprio de Previdência Social
  • S-1207 – Benefícios previdenciários – entes públicos
  • S-1210 – Pagamentos de rendimentos do trabalho
  • S-1250 – Aquisição de produção rural
  • S-1260 – Comercialização de produção rural pessoa física
  • S-1270 – Contratação de trabalhadores avulsos não portuários
  • S-1280 – Informações complementares aos eventos periódicos
  • S-1295 – Solicitação de Totalização para Pagamento em Contingência
  • S-1298 – Reabertura de eventos periódicos
  • S-1299 – Fechamento dos eventos periódicos
  • S-1300 – Contribuição sindical patronal

Desta lista os principais são: S-1200, S-1210 e S-1299. Os demais são eventos específicos para certos empreendimentos, enquanto os três elencados são comuns a todas empresas. 

A importância da qualidade de informações para fechamento da folha no eSocial

O fechamento da folha de ponto no eSocial da forma correta começa muito antes do envio do evento S-1200.

Nesse sentido, precisamos garantir o correto registro das contratações e demissões, fechamento da folha de ponto sem erros e otimizada, análise e conferência de benefícios, comissões e descontos aplicáveis.

Quando há esse cuidado em garantir a qualidade das informações, evita-se divergências com o sistema do eSocial. Além do mais, erros de lançamentos e perda dos prazos podem gerar penalizações.

Dentre as diversas mudanças que o sistema do eSocial trouxe podemos destacar o uso do regime de competência.

Folha de pagamento agora deve ser apurada no regime de competência

Folha de pagamento agora deve ser apurada no regime de competência
Freepik

Caso não entenda o que é regime de competência, o conceito é bem simples: a remuneração sempre corresponde ao período de trabalho, isto é, o evento é registrado na sua ocorrência e não quando seu pagamento é efetivamente realizado.

Anteriormente era comum a prática de fechar a folha de ponto no meio do mês, pois assim as horas extras em prazos superiores a 30 dias. Porém, o eSocial agora determina que a apuração do ponto seja feito entre o primeiro e último dia do mês — chamado de regime de competência.

Portanto, o envio da folha de pagamento no eSocial precisa respeitar todo o período de competência para que a folha esteja de acordo com o que foi pago. Assim, esse procedimento precisa ser elaborado e enviado mensalmente ao sistema.

Como é feito o envio da folha de pagamento no eSocial?

  1. #1 Conferência da folha de pagamento

    Primeiramente é necessário fazer os cálculos e processamento da folha em seu sistema de RH. Com isso, confira as remunerações, adicionais e descontos gerados para cada funcionário por sua plataforma de gestão.

  2. #2 S-1200: Evento de remuneração

    Tendo processado e certificado que está tudo certo com a folha, você deverá fazer o lançamento do evento de remuneração (S-1200). Esse evento precisa ser registrado até o dia 7 do mês subsquente.

    O S-1200 é o primeiro evento que precisa ser feito para folha de pagamento no eSocial. Feito o envio, o sistema do eSocial irá retornar os valores calculados de INSS e FGTS. Com isso, faça a conferência entre os valores do seu sistema com os do eSocial.

  3. #3 S-1210: Evento de pagamento

    O evento S-1210 é referente aos pagamentos da remuneração do empregado. Sendo que precisa ser enviado até o dia 7 do mês seguinte ou antes do evento S-1299, o que vier primeiro.

    Para S-1200 e S-1210 é importante conferir que todos os processamentos do trabalhador foram executados corretamente pelo seu sistema (como adiamentos e férias).

  4. #4 S-1299: Fechamento da empresa

    Por fim, hora de enviar o evento S-1299 referente ao fechamento do período. Lembrando que todos esses eventos (S-1200, S-1210, S-1299) devem ser enviados ao eSocial até o dia 7 do mês seguinte.

    Caso até o dia 7 não tenha conseguido fechar a folha de todos funcionários é possível fazer o envio do evento S-1295. Assim, serão apurados os valores parciais de INSS e IRRF. De todo modo, é fundamental buscar regularizar o quanto antes, haja visto que o S-1295 não substitui o S-1299 na folha de pagamento no eSocial.

Produtividade: feche a folha rapidamente com ajuda de sistemas automatizados

Perder os prazos de lançamento dos eventos referentes a folha de pagamento no eSocial pode gerar multas. Desse modo, é essencial contar com sistemas de RH que otimizem o envio dos relatórios.

Em realidade, é essencial que os sistemas da empresa sejam integrados entre si e com os sistemas do governo. Assim, o setor consegue ter dados da folha de ponto, contabilidade e financeiro em um único lugar.

Com esse nível de integração você não terá que se preocupar com as datas da folha de pagamento no eSocial, pois tudo será atualizado automaticamente e o envio dos eventos são simplificados.

Enfim, para agilizar o fechamento da folha é importante ter um controle de ponto eficiente. Portanto, criamos um guia completo do ponto eletrônico, confira aqui, para sua empresa fechar o ponto dos funcionários de forma otimizada.

Autor do conteúdo:

Edgar Henrique

Edgar Henrique

Chief Product Officer da TradingWorks e especialista em Gerenciamento de Projetos, BPM, Mapeamento de Processos, Scrum, PMP, Bizagi, CDIA+, Kofax, VB.NET, C#, VB6, SQL Server e MS Project.

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