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Fechamento de folha digital x manual: qual a melhor opção?

O fechamento de folha de ponto é uma rotina super importante para o RH. Afinal, sem essa tarefa finalizada, não podemos realizar a folha de pagamento dos colaboradores.

Porém, acaba que muitas empresas negligenciam ou usam métodos datados para isso. Assim, abrindo portas para que erros, processos e prejuízos aconteçam. 

Se você quer proteger sua empresa, pagar corretamente seus funcionários e usar melhor seu tempo, continue lendo!

O que é fechamento de folha de ponto? 

Segundo a CLT em seu art. 74, empresas com mais de 20 funcionários é obrigada a registrar a jornada de trabalho dos colaboradores. Ou seja, fazer o controle de ponto.

Além disso, os salários dos colaboradores são calculados com base nas horas trabalhadas. Então, o fechamento de folha de ponto é o processo de consolidação das horas trabalhadas.

Esse passo é fundamental para evitar erros e pagamentos equivocados. Errar na folha significa em conflitos com os colaboradores e em possíveis processos trabalhistas.

Ademais, o fechamento da folha de forma eficiente se tornou uma obrigação com a implementação do eSocial. Afinal, há prazos bem rígidos para o envio da folha de pagamento pelo sistema.

Contudo, temos duas formas de fazer o fechamento da folha: digital (por meio de softwares de RH) ou manualmente (no Excel, por exemplo).

Tipos de fechamento de folha

Tipos de fechamento de folha
Freepik

No mesmo art. 74 da CLT, a lei não especifica algum método de controle de ponto. De fato, podemos utilizar pontos manuais, mecânicos, eletrônicos e digitais.

Assim, para fazer o fechamento da folha temos duas opções:

Manual

O método manual, atualmente, se baseia no uso do Excel. Há também o papel e caneta, mas é cada vez mais raro isso.

De toda forma, no fechamento de folha manual nós criamos uma planilha que possa calcular automaticamente as horas. Isto é, já deixamos ela pré-formatada para que todo mês seja necessário apenas lançar os horários dos colaboradores.

Assim, o Excel fará todo o trabalho de cálculos, porém, como veremos a seguir, não é o melhor método. Isso porque as planilhas estão suscetíveis a erros de lançamento ou de fórmulas.

Digital

Em contrapartida, o fechamento de folha digital é o método mais seguro e prático.

Assim, temos um software que faz a marcação de ponto direto nele. Portanto, o controle de ponto garante mais segurança e eficiência.

Como os colaboradores já realizam a marcação de ponto no programa, ele calcula em tempo real os saldos de horas trabalhadas, banco de horas, horas extras e muito mais.

Dessa forma, não será necessário ficar lançando nenhum dado em planilha e tomando cuidado para não digitar algum valor errado.

Ademais, como o processo é automatizado, o fechamento da folha digital acontece em poucos cliques.

Por exemplo, aqui na TradingWorks sua folha de ponto é fechada automaticamente. Sem atrasos, sem surpresas.

Maiores e mais comuns erros na folha de ponto manual

Erros de cálculos

Em negócios adeptos do fechamento manual as chances de erros são enormes. Afinal, você pode inserir um dado errado sem perceber e isso alterar o valor final.

Ou programar a planilha com fórmulas erradas. Então, mesmo que seja um método barato e simples, pode gerar muitos prejuízos, retrabalhos e ineficiências dentro da sua empresa.

Perda de documentos

A falta de organização causa que documentos importantes, como os atestados médicos, sejam perdidos.

No fechamento de folha manual a quantidade de documentos é ainda maior. Perder esses registros poderá prejudicar tanto a empresa quanto o empregado.

Não registrar atrasos e faltas

Por preguiça ou sobrecarga, pode acontecer do DP registrar as faltas e atrasos. Isso tem impacto direto nos valores a serem pagos.

O descontrole acontece mais nos modelos manuais. Afinal, muitas vezes o ponto é marcado depois do expediente, gerando distorções e até fraudes.

Negligenciar o controle de banco de horas e horas extras

Esse erro é muito comum e muito prejudicial às empresas.

Fazer o controle de ponto através de folha manual ou planilhas é incorrer em grandes riscos de fraudes. Afinal, não há métodos de segurança eficientes para impedir registros inválidos.

Assim, sua empresa pode estar pagando horas extras que nem mesmo foram feitas. E se você confrontar um colaborador que você acredita que esteja fazendo isso, irá apenas prejudicar o clima da empresa.

Além disso, nos modelos de banco de horas, como você irá saber a quantidade de horas a que o trabalhador tem direito? Ou mesmo, saber até quando elas devem ser pagas? Pois, segundo a lei, depois de 12 meses sem serem compensadas terão que ser pagas como hora extra comum.

Portanto, o fechamento da folha manual pode ser o berço de enormes problemas trabalhistas. Com o ponto digital estes problemas são solucionados.

Quais as vantagens de adotar o fechamento de folha digital?

Quais as vantagens de adotar o fechamento de folha digital?

Segurança

Primeiramente, o controle de ponto digital é um sistema muito bem regulado pelas Portarias 1510 e 373. Assim, garantindo segurança jurídica para as empresas e trabalhadores.

Dessa forma, com mecanismos como biometria e geolocalização garantimos a autenticidade das marcações. Logo, eliminamos os problemas de fraudes.

Otimização

A otimização é um aspecto essencial para qualquer empresa atualmente. A transformação digital tardou, mas já chegou ao departamento pessoal e RH.

Por isso, o fechamento da folha digital não é um mero luxo, mas uma necessidade para todas as empresas. Nesse sentido, temos a folha de ponto consolidada automaticamente.

Com isso podemos focar nossos esforços em atividades mais estratégicas e de impacto no negócio.

Economia

Com menos tempo gasto, a economia é enorme. Além disso, com o sistema eletrônico não há necessidade de impressoras e tintas.

Também economiza com processos trabalhistas. Afinal, advogados não são baratos, tampouco as multas e indenizações.

Além disso, os registros corretos e cálculos exatos evitam pagar horas a mais, reduzindo os prejuízos financeiros.

Transparência

Por fim, devemos destacar que o fechamento da folha digital permite que a empresa seja mais transparente com seus colaboradores. Assim, ajudando no clima organizacional e na satisfação dos trabalhadores.

Além disso, com os sistemas de segurança é evitado as ações de má-fé, seja pelo superior ou pelo empregado. Dessa forma, não há riscos de fraudes ou abusos.

Enfim, quer saber como avaliar um sistema de controle de ponto para sua empresa? Confira este artigo que te explicamos!

Autor do conteúdo:

Edgar Henrique

Edgar Henrique

Chief Product Officer da TradingWorks e especialista em Gerenciamento de Projetos, BPM, Mapeamento de Processos, Scrum, PMP, Bizagi, CDIA+, Kofax, VB.NET, C#, VB6, SQL Server e MS Project.

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