A Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) é uma obrigação para, praticamente, todas as empresas. Por isso, é fundamental que você entenda suas regras e prazos para manter seu negócio em dia com a Receita Federal.
Todo ano pessoas e empresas precisam declarar o Imposto de Renda. Assim, a DIRF é uma ferramenta que a fiscalização utiliza para detectar inconsistências e tentativas de sonegação fiscal.
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O que é DIRF
A Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) é uma obrigação anual das fontes pagadoras do IR, tanto pessoa física quanto pessoas jurídicas.
Nesse sentido, o objetivo é informar à Receita os valores de Imposto de Renda e demais contribuições que foram recolhidos ao fazer pagamento a terceiros. Portanto, é um documento fundamental para evitar sonegação de impostos.
Assim, essa declaração detalha quanto a fonte pagadora, sua empresa, recolheu de IR sobre o pagamento de salários e outros contratados. Aliás, isso inclui pagamento a outras empresas.
Esses valores são sempre referentes ao ano-calendário anterior à declaração. Logo, em 2021 seu negócio precisa declarar os valores pagos durante 2020.
Dessa forma, todas as informações serão cruzadas. Assim, caso a declaração de IR da pessoa física não seja condizente com o que foi enviado na DIRF, a Receita irá verificar com mais profundidade.
Ao passo que essa análise poderá resultar na famosa malha fina, enquanto o fisco busca apurar se o erro é da fonte pagadora (sua empresa) ou do empregado.
Quem é obrigado a entregar a declaração?
A Instrução Normativa RFB 1.915/2019 define claramente todas as pessoas físicas e jurídicas que são obrigadas a entregar a DIRF.
Nesse sentido, pessoas e empresas que tenham retido IR devido a pagamento ou créditos de rendimentos devem declarar, mesmo que tenha sido em apenas 1 mês do ano. Por exemplo:
- Empresas privadas (sede no Brasil);
- Empresas públicas;
- Condomínios edilícios;
- Fundos e clubes de investimentos;
- Empresas individuais;
- Filiais, sucursais ou representações de empresas estrangeiras; entre outros.
Ademais, algumas empresas e pessoas podem ser obrigadas entregar a DIRF, como:
- Candidatos a cargos eletivos, inclusive vices e suplentes;
- Pessoas físicas que fizeram pagamento de valores ao exterior.
DIRF 2021: quais são as regras
Na Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF 2021) devem ser incluídas informações como:
- Pagamento de salários;
- Distribuição de lucros dos sócios;
- Pagamentos à pessoas jurídicas e que tiveram retenção de impostos como COFINS, CSLL, PIS e IR;
- Valores encaminhados ao exterior;
- Valores dedutíveis em salários, como pensão alimentícia;
- Pagamentos de planos de saúde e previdência.
Todas essas informações devem ser inseridas no Programa Gerador DIRF (PGD). Assim, no próprio programa é possível verificar os dados de cada campo a ser preenchido para saber onde cada uma se enquadra.
Ademais, ter sistemas informatizados nesse momento é fundamental. Isto é, será necessário extratos e documentos para fazer a declaração. Assim, com sistemas informatizados eles podem ser gerados com facilidade.
Portanto, não deixe de fazer a transformação digital do seu negócio, especialmente no RH e DP. Dessa forma, o negócio será muito mais eficiente, econômico e terá facilidade em cumprir com as obrigações tributárias e trabalhistas!
Aliás, segundo o levantamento da Receita Federal, publicado na Agência Brasil, apontou que mais de 5 mil empresas foram autuadas em 2019. Isso representa mais de R$ 1 bilhão.
Portanto, caso sua empresa tenha alguma irregularidade, o órgão fiscalizador orienta a autorregularização o quanto antes.
Prazo para entregar a DIRF 2021
A DIRF 2021 deve ter sido entregue até às 23h59 (horário de Brasília) de 26 de fevereiro de 2021. Sendo que seu envio é feito de modo online pelo Programa Gerador da DIRF (PGD).
Ademais, a Receita Federal recomenda que o programa seja baixado com antecedência. Dessa forma, você terá tempo para estudá-lo com calma e fazer a declaração sem erros.
De mesmo modo, evite deixar para a última hora. A declaração é obrigatória e muito importante para o controle fiscal, por isso, evite erros e perder o prazo. Lembrando que erros e atrasos podem gerar multas altas.
Portanto, anote na agenda do seu time para realizar essa tarefa com calma e sem erros. Afinal, é necessário organizar extratos e documentos para preencher corretamente a declaração. Já que deixar de declarar ou informar dados errados, pode fazer a empresa cair na malha fina e ter problemas com a Receita.
A relação entre a DIRF e o imposto de renda pessoa física
É fundamental que todo empreendedor forneça corretamente os dados aos seus colaboradores e que eles estejam coerentes com o que declarar na DIRF.
Nesse sentido, a Declaração de Imposto Retido na Fonte é uma das ferramentas utilizadas para fiscalizar o recolhimento do IR.
Como dito, as declarações são cruzadas. Por isso, sua empresa precisa informar corretamente os valores pagos de IR em nome do colaborador. Bem como os valores referente à previdência complementar e seguro de vida.
Isso demanda dos negócios o devido controle dos valores pagos. Isso porque não pode acontecer de informar um valor para o colaborador, mas declarar outro.
Por isso a transformação digital dos controles internos é tão importante. Assim, sua empresa não terá dores de cabeça para conseguir manter tanta informação organizada.
Aliás, é possível verificar o status da DIRF após sua entrega. São cinco estados:
- Em processamento: ainda está em análise pela Receita;
- Aceita: declaração aprovada;
- Rejeitada: foi detectado erros e você precisará retificar o documento;
- Retificada: quando o documento for substituído por outro;
- Cancelada: a declaração perde seus efeitos legais.
O que acontece se atrasar ou não entregar a DIRF?
A DIRF é uma obrigação que complementa a declaração de Imposto de Renda (tanto PF quanto PJ) e, por isso, pode gerar consequências se não for entregue.
Nesse sentido, a empresa que não entrega a DIRF pode cair na tão conhecida malha fina e pagar multas pela inadimplência. Ou, caso entregue em atraso, também pagará multas pelo atraso.
A multa de atraso é de 2% ao mês sobre o valor total de tributos declarados. Contudo, é importante observar que a multa mínima é de R$200 para PF e empresas do Simples Nacional, enquanto para os demais é de no mínimo R$500.
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