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DIRF 2021: conheça as regras e saiba quais são os prazos

Entenda as regras e prazos da DIRF 2021

A Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) é uma obrigação para, praticamente, todas as empresas. Por isso, é fundamental que você entenda suas regras e prazos para manter seu negócio em dia com a Receita Federal.

Todo ano pessoas e empresas precisam declarar o Imposto de Renda. Assim, a DIRF é uma ferramenta que a fiscalização utiliza para detectar inconsistências e tentativas de sonegação fiscal.

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O que é DIRF

A Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) é uma obrigação anual das fontes pagadoras do IR, tanto pessoa física quanto pessoas jurídicas.

Nesse sentido, o objetivo é informar à Receita os valores de Imposto de Renda e demais contribuições que foram recolhidos ao fazer pagamento a terceiros. Portanto, é um documento fundamental para evitar sonegação de impostos.

Assim, essa declaração detalha quanto a fonte pagadora, sua empresa, recolheu de IR sobre o pagamento de salários e outros contratados. Aliás, isso inclui pagamento a outras empresas.

Esses valores são sempre referentes ao ano-calendário anterior à declaração. Logo, em 2021 seu negócio precisa declarar os valores pagos durante 2020.

Dessa forma, todas as informações serão cruzadas. Assim, caso a declaração de IR da pessoa física não seja condizente com o que foi enviado na DIRF, a Receita irá verificar com mais profundidade.

Ao passo que essa análise poderá resultar na famosa malha fina, enquanto o fisco busca apurar se o erro é da fonte pagadora (sua empresa) ou do empregado.

Foto por Freepik

Quem é obrigado a entregar a declaração?

A Instrução Normativa RFB 1.915/2019 define claramente todas as pessoas físicas e jurídicas que são obrigadas a entregar a DIRF. 

Nesse sentido, pessoas e empresas que tenham retido IR devido a pagamento ou créditos de rendimentos devem declarar, mesmo que tenha sido em apenas 1 mês do ano. Por exemplo:

  • Empresas privadas (sede no Brasil);
  • Empresas públicas;
  • Condomínios edilícios;
  • Fundos e clubes de investimentos;
  • Empresas individuais;
  • Filiais, sucursais ou representações de empresas estrangeiras; entre outros.

Ademais, algumas empresas e pessoas podem ser obrigadas entregar a DIRF, como:

  • Candidatos a cargos eletivos, inclusive vices e suplentes;
  • Pessoas físicas que fizeram pagamento de valores ao exterior.

DIRF 2021: quais são as regras

Na Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF 2021) devem ser incluídas informações como:

  • Pagamento de salários;
  • Distribuição de lucros dos sócios;
  • Pagamentos à pessoas jurídicas e que tiveram retenção de impostos como COFINS, CSLL, PIS e IR;
  • Valores encaminhados ao exterior;
  • Valores dedutíveis em salários, como pensão alimentícia;
  • Pagamentos de planos de saúde e previdência.

Todas essas informações devem ser inseridas no Programa Gerador DIRF (PGD). Assim, no próprio programa é possível verificar os dados de cada campo a ser preenchido para saber onde cada uma se enquadra.

Ademais, ter sistemas informatizados nesse momento é fundamental. Isto é, será necessário extratos e documentos para fazer a declaração. Assim, com sistemas informatizados eles podem ser gerados com facilidade.

Portanto, não deixe de fazer a transformação digital do seu negócio, especialmente no RH e DP. Dessa forma, o negócio será muito mais eficiente, econômico e terá facilidade em cumprir com as obrigações tributárias e trabalhistas!

Aliás, segundo o levantamento da Receita Federal, publicado na Agência Brasil, apontou que mais de 5 mil empresas foram autuadas em 2019. Isso representa mais de R$ 1 bilhão.

Portanto, caso sua empresa tenha alguma irregularidade, o órgão fiscalizador orienta a autorregularização o quanto antes. 

Prazo para entregar a DIRF 2021

A DIRF 2021 deve ter sido entregue até às 23h59 (horário de Brasília) de 26 de fevereiro de 2021. Sendo que seu envio é feito de modo online pelo Programa Gerador da DIRF (PGD).

Ademais, a Receita Federal recomenda que o programa seja baixado com antecedência. Dessa forma, você terá tempo para estudá-lo com calma e fazer a declaração sem erros.

De mesmo modo, evite deixar para a última hora. A declaração é obrigatória e muito importante para o controle fiscal, por isso, evite erros e perder o prazo. Lembrando que erros e atrasos podem gerar multas altas.

Portanto, anote na agenda do seu time para realizar essa tarefa com calma e sem erros. Afinal, é necessário organizar extratos e documentos para preencher corretamente a declaração. Já que deixar de declarar ou informar dados errados, pode fazer a empresa cair na malha fina e ter problemas com a Receita.

A relação entre a DIRF e o imposto de renda pessoa física

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É fundamental que todo empreendedor forneça corretamente os dados aos seus colaboradores e que eles estejam coerentes com o que declarar na DIRF.

Nesse sentido, a Declaração de Imposto Retido na Fonte é uma das ferramentas utilizadas para fiscalizar o recolhimento do IR.

Como dito, as declarações são cruzadas. Por isso, sua empresa precisa informar corretamente os valores pagos de IR em nome do colaborador. Bem como os valores referente à previdência complementar e seguro de vida.

Isso demanda dos negócios o devido controle dos valores pagos. Isso porque não pode acontecer de informar um valor para o colaborador, mas declarar outro.

Por isso a transformação digital dos controles internos é tão importante. Assim, sua empresa não terá dores de cabeça para conseguir manter tanta informação organizada.

Aliás, é possível verificar o status da DIRF após sua entrega. São cinco estados:

  • Em processamento: ainda está em análise pela Receita;
  • Aceita: declaração aprovada;
  • Rejeitada: foi detectado erros e você precisará retificar o documento;
  • Retificada: quando o documento for substituído por outro;
  • Cancelada: a declaração perde seus efeitos legais.

O que acontece se atrasar ou não entregar a DIRF?

A DIRF é uma obrigação que complementa a declaração de Imposto de Renda (tanto PF quanto PJ) e, por isso, pode gerar consequências se não for entregue. 

Nesse sentido, a empresa que não entrega a DIRF pode cair na tão conhecida malha fina e pagar multas pela inadimplência. Ou, caso entregue em atraso, também pagará multas pelo atraso.

A multa de atraso é de 2% ao mês sobre o valor total de tributos declarados. Contudo, é importante observar que a multa mínima é de R$200 para PF e empresas do Simples Nacional, enquanto para os demais é de no mínimo R$500.

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Autor do conteúdo:

Edgar Henrique

Edgar Henrique

Chief Product Officer da TradingWorks e especialista em Gerenciamento de Projetos, BPM, Mapeamento de Processos, Scrum, PMP, Bizagi, CDIA+, Kofax, VB.NET, C#, VB6, SQL Server e MS Project.

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