Controle de ponto online pra gestão de jornada fixa e home office.

Sumário

Controle de ponto: o que é, o que diz a lei, como fazer e principais dúvidas

controle de ponto

O controle de ponto é uma forma da empresa ter organização sobre a jornada de trabalho de seus funcionários. Mas, além disso, é possível ter diversas informações estratégicas sobre sua equipe e se proteger de riscos trabalhistas.

O controle de pontos não pode ser negligenciado, nem exercido sem qualidade, pois como é regulamentado pelas leis trabalhistas, na maioria das questões judiciais existe algo que sempre envolve este controle, para que você e sua empresa fiquem tranquilos, deem hoje a atenção devida a este controle.

Por ser responsável por gerar dados sobre horas extras, atrasos, faltas, banco de horas e demais cálculos da folha de pagamento, esse sistema se tornou obrigatório através do art. 74 da CLT.

Então, vamos entender melhor o que é esse controle de ponto?

O que é o controle de ponto?

O controle de ponto é um sistema de registro da jornada de trabalho dos funcionários. Assim, todas as entradas e saídas, incluindo intervalos, serão anotados.

Para que o RH possa saber com exatidão se o colaborador cumpriu seus horários é necessário que haja algum tipo de controle! Por esse motivo, o controle de ponto pode ser definido como o registro dos horários de cada colaborador. Note que aqui existe uma demanda pessoal.

De tal forma, o controle de ponto permite que a empresa consiga apurar atrasos, horas extras e banco de horas. O sistema de registro possui a função de garantir a organização e o melhor funcionamento da empresa.

Mas, além disso, o controle de ponto também poderá ser utilizado como uma forma de proteção tanto para a empresa quanto para o empregado.

lei do controle de ponto

O que diz a lei

Aqui você verá que o controle de ponto anda dentro de uma legislação, e que, é preciso ficar atento pois variações podem existir, então é imprescindível que o gestor do RH e também cada funcionário tenha conhecimento deste assunto, traremos agora a legislação.

O controle de ponto é regido por 3 legislações principais: a CLT, a Portaria 1510/09 e Portaria 373/11.

Quanto às portarias, que veremos em seguida, estabelecem as exigências que os sistemas de ponto precisam atender. Enquanto isso, a CLT define as obrigações gerais quanto ao controle da jornada de trabalho.

De tal maneira, na CLT temos que um dia de trabalho não poderá exceder 8 horas diárias. Contudo, poderá ser estendido mais 2 horas extras que serão pagas com 50% de acréscimo sobre o valor da hora normal.

Porém, como garantir que o trabalhador está cumprindo a jornada estabelecida e fazendo horas extras? Sem controles, é muito fácil a pessoa trabalhar a mais ou a menos e isso poderá se tornar um grande risco trabalhista.

Por isso, no art. 74 a CLT determina:

“§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”  

Ou seja, o controle de ponto é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários e possui diversos métodos, como a anotação em papel e caneta.

Entretanto, algumas funções estão dispensadas desse controle, sendo elas:

  • Cargos de gestão, como diretores e chefes;
  • Trabalhadores em home office;
  • Cargos de atividade externa que são incompatíveis com a fixação de jornada.

É bom salientar que apesar da lei ser explícita quanto à obrigatoriedade de registro do ponto para empresas com mais de 20 funcionários, isso não quer dizer que as outras que ficam abaixo desse quantitativo fique livre deste compromisso.

Já vimos também que é responsabilidade do empregador o registro de ponto, mas uma coisa lhe pergunto: empresas que não são atingidas pela obrigatoriedade de registro podem sofrer algumas questões jurídicas?

A resposta é SIM, então mesmo que sua empresa ainda não esteja no perfil que a obrigatoriedade da lei exige o registro do controle de pontos, sempre é bom andar organizado e pronto para se precisar se defender nos tribunais tenha todos os dados de cada funcionário.

Perceba que a CLT foi bem ampla quanto ao controle de ponto, por isso duas Portarias do antigo Ministério do Trabalho foram editadas, sendo elas as Portarias 1510/09 e 373/11.

O que é a Portaria 1510/09

A primeira legislação mais específica foi a Portaria 1510 de 2009. Nela o Ministério do Trabalho objetivava trazer critérios e obrigações que os sistemas de registro de ponto eletrônico deveriam obedecer.

Seus pontos principais são:

  1. Criação do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP);
  2. Os dados deverão ser armazenados em memória interna do equipamento de maneira inviolável e que não permite alteração de registros;
  3. Não permitir que seja necessário autorização para fazer o registro ou que seja feito marcações automáticas;
  4. Necessidade de um sistema externo para fazer o tratamento de dados (também homologado pelo Ministério);
  5. Emissão de comprovante (papel) de marcação de ponto;
  6. Formatos de arquivos e relatórios que terão de ser submetidos obrigatoriamente ao Ministério.

Assim, o controle de ponto eletrônico possui critérios e padrões para funcionarem, o que trouxe maior segurança para a empresa e colaboradores.

Diante dessas informações legais, existe um alerta que ao contratar seu sistema de controle de pontos eletrônico você deve ficar atento se ele atende esse padrão exigido por lei.

Quando se faz uma pesquisa você vai encontrar diversas propostas, e algumas até oferecendo o controle eletrônico de forma gratuita, mas analise bem se está tomando a decisão certa, que trará segurança a sua empresa.

O que é a Portaria 373/11

Entretanto, a tecnologia evolui e a legislação para acompanhá-la teve que sofrer alterações. Por isso, três anos após Portaria 1510, a 373 de 2011 veio para regulamentar o sistema digital.

Os meios “alternativos”, como foram chamados, são aqueles baseados em sistema web, sem que haja um equipamento físico especialmente criado para o controle de ponto.

Em essência, essa portaria também estabelece aos sistemas alternativos:

  1. Não é permitido que seja exigido autorização para fazer o registro de ponto;
  2. O sistema não deve permitir que registros sejam alterados ou excluídos;
  3. Não exigir autorização para que o colaborador possa registrar período de horas extras;
  4. Só poderá ser utilizado se permitido em convenção ou acordo coletivo de trabalho;
  5. O controle de ponto digital não pode fazer marcações de forma automática.

Nesse sentido, a Portaria 373 objetiva trazer mais segurança para as empresas quando forem adotar esse modelo.

Como fazer o controle de jornada dos colaboradores

Certo, temos diversas legislações sobre o controle de ponto, mas como faço isso na minha empresa? Quais os meios?

São diversas formas que esse controle pode ser feito. Cada uma com seus prós e contras. Vamos ver:

Livro de ponto

O livro de ponto é o método manual, de anotar em papel e caneta os horários de entrada, saída e os intervalos intrajornada.

Além de um caderninho de ponto, é bastante comum vermos as “fichas de ponto”. Que são um cartão de papel que você pode comprar quase em qualquer papelaria, vindo já impresso com os campos para preencher.

Assim, é um dos controles que acaba sendo bastante utilizado em empresas pequenas. Isso porque ter que calcular as horas manualmente depois leva muito tempo, além de abrir espaço para erros.

Portanto, apesar de ser barato, o tempo gasto e os prejuízos que podem acontecer acabam não compensando.

Entenda melhor neste artigo os riscos do controle manual de ponto.

Controle mecânico

O registro mecânico caiu em desuso devido aos meios eletrônicos. Mas, esse método era caracterizado por um relógio de ponto, em que o colaborador colocava um cartão de papel na máquina e ela imprimia o horário exato no cartão, registrando o ponto.

Esse mecanismo foi criado com intenção de garantir que os horários registrados eram os corretos, buscando evitar fraudes. Assim, antes da época do computador, esse era o controle de ponto mais utilizado pelas grandes empresas.

Afinal, se você observar, nos filmes antigos que mostram o ambiente das fábricas, perceberá que em um local da empresa tem um painel com um monte de cartão pendurado e um relógio ao lado.

Contudo, ele ainda possui os mesmos problemas do controle manual: todos os cálculos e verificação eram feitos à mão, abrindo grandes margens para erros de cálculo e brechas para processos trabalhistas.

controle de ponto
O relógio de ponto biométrico é uma das muitas opções existentes para controle de jornada.

Controle de jornada eletrônico

Entretanto, o método mais utilizado vem sendo os meios eletrônicos. Eles também possuem uma máquina, ou relógio, que faz o registro.

Os mais comuns que podemos citar são os relógios de ponto por crachá ou biometria. Assim, a máquina lê o código de barras ou o chip, gerando um registro em seu sistema. Além disso, como vimos na Portaria 1510, essa máquina também terá que imprimir um comprovante que deverá ser guardado pelo empregado.

Assim, para fazer o controle de ponto com esse sistema:

  1. Adquira um equipamento (Registrador Eletrônico de Ponto — REP) e sistema de controle de ponto homologado;
  2. Faça a instalação e cadastro de funcionários;
  3. Os colaboradores utilizam a biometria ou crachá para fazer os registros de entrada, intervalo intrajornada e saídas;
  4. Os registros então são enviados para o sistema para ser feito o tratamento;
  5. No sistema, os cálculos de folha de pagamento e relatórios serão gerados.

Os diferentes tipos de sistemas eletrônicos

Dentro da família de sistemas eletrônicos de ponto, nós podemos encontrar diferentes tipos. Assim, cada um possui características diferentes na forma de fazer o registro.

Controle de ponto biométrico: 

Bastante comum em grandes empresas e seguro, esse modelo utiliza da biometria (impressão digital). 

Logo, para registrar o ponto, o colaborador insere o dedo no leitor que irá reconhecer sua identidade e realizar a marcação.

Registro por Crachá:

Ainda na modalidade em que utiliza do REP e bastante comum, é o uso dos crachás.

Ademais, há diversos modelos de crachás. Há os magnéticos, código de barras e QR Code. De todo modo, cada colaborador terá seu crachá com sua própria identificação.

Dessa forma, para registrar o ponto, ele apenas aproxima o cartão do REP que irá reconhecer a identidade. Porém, veja que esse modelo não é tão seguro quanto o ponto biométrico.

Afinal, se o colaborador entregar seu crachá para outra pessoa, ela conseguirá marcar o ponto sem problemas.

Por aplicativo:

Por fim, temos o modelo mais descomplicado, flexível e o mais seguro. Entraremos em mais detalhe à frente sobre o ponto digital, como também são chamados os aplicativos.

Mas é importante destacar que ele também é um controle de ponto eletrônico. Portanto, também deve seguir os critérios da Portaria 1510/09, além das normas específicas trazidas pela Portaria 373/11. 

Controle de ponto digital

Entre os sistemas mais recentes temos o controle de ponto digital. Esse sistema é baseado em tecnologias web e armazenamento na nuvem. Assim, é possível que o controle de jornada seja feito através de apps instalados nos celulares dos colaboradores.

Ou seja, eliminam a necessidade de investir em um equipamento e fazer sua manutenção, como nos controles eletrônicos.

Por exemplo, na TradingWorks seus colaboradores poderão fazer o registro de ponto em quatro etapas:

  1. Acesso ao aplicativo com login;

    A empresa cria previamente uma conta na plataforma online.

  2. O app irá tirar uma selfie para fazer o reconhecimento facial;

    Através da captura da imagem para validação facial.

  3. A localização no GPS também será registrada;

    Para garantir que o colaborador está no local autorizado.

  4. Registro de ponto é realizado;

    Tudo online e pronto para o fechamento.

As características principais dos aplicativos de controle de ponto:

  • Baseados em planos de assinatura por usuário;
  • Informação e relatórios em tempo real;
  • Armazenamento na nuvem e fácil acesso aos dados;
  • Estar disponível no local de trabalho;
  • Sistema mais completo podendo ter funções como gestão de tarefas.
controle de ponto e registro de ponto

Dúvidas frequentes sobre o controle de ponto

1. Minha empresa tem 10 funcionários, sou obrigado a ter um controle de ponto?

É comum que essa pergunta apareça, afinal você deve ter feito uma pesquisa e visto em diversos textos que é obrigatório o controle de jornada para empresas com 10 funcionários ou mais.

Contudo, a lei nº 13.874 de 2019, chamada Lei da Liberdade Econômica, alterou o parágrafo segundo do art. 74 da CLT. Assim, passou a ser obrigatório apenas para empresas com 20 ou mais colaboradores.

Ainda assim, é importante que todas as empresas tenham algum controle de jornada. Veja a seguir o porquê!

2. Por que fazer o controle de jornada dos colaboradores na minha empresa se não sou obrigado?

Apesar de não haver obrigações para empresas com menos de 20 funcionários, ainda é imprescindível que haja alguma forma de controle. Já falamos sobre esse ponto, mas para compreender mais continue a leitura.

Isso porque o controle de ponto protege a empresa de processos trabalhistas, pois ela terá meios de comprovar a jornada de trabalho realizada. Por exemplo, sem um controle da jornada, como sua empresa irá se defender de um processo que acusa a falta de pagamento de horas extras?

Portanto, o controle de ponto também é importante para o trabalhador conseguir ter seus direitos preservados e sua remuneração feita corretamente.

Mas, a parte do risco trabalhista, o controle de jornada também melhora a relação com o empregado e fornece informações e organização para a empresa.

3. É possível controlar a jornada de trabalho de equipes externas ou em home office?

Sim!

Com aplicativos como TradingWorks, é possível fazer o controle de ponto de equipes externas ou em home office de forma simples e segura.

Ou seja, com esse tipo de controle de ponto sua empresa terá na palma da mão uma ferramenta poderosa que irá fornecer o controle de jornada e informações estratégicas em tempo real.

Assim, através do próprio celular ou da web, os colaboradores poderão fazer o controle de ponto de modo simples e de qualquer lugar. 

Além disso, é possível saber a localização do colaborador. Assim, fornecendo mais segurança para a empresa.

4. Os aplicativos são permitidos pela lei?

Aplicativos de controle de ponto são regulamentados pela Portaria 373/11 que comentamos neste artigo. Portanto, sim! São permitidos.

Contudo, é sempre importante que antes de contratar um plano de controle de ponto digital, verificar se a empresa em questão segue as exigências tanto da Portaria 373 quanto da 1510. Além disso, é necessário que sua adoção esteja permitida em acordo coletivo.

Portanto, em contratos de home office, por exemplo, é necessário deixar explícito a necessidade e como será feito o controle de ponto.

Controle de ponto eletrônico

5. Quais os riscos de não fazer o devido controle de ponto? 

Há diversos riscos jurídicos e administrativos de não realizar o controle de ponto corretamente.

Juridicamente, abre brechas para diversos processos. Aliás, você sabia que em 2020 o assunto mais recorrente do Tribunal Superior do Trabalho (TST) é relacionado ao controle de ponto?

Os processos sobre horas extras, com mais de 39.097 processos, têm relação íntima com o correto controle. Na sexta posição do ranking temos outro assunto relacionado: o intervalo intrajornada.

Portanto, sua empresa pode ser sim condenada por não ter o devido controle da folha de ponto. E sem o controle, a empresa estará de mãos atadas para se defender, caso o trabalhador faça reclamação na justiça, pois terá dificuldade de apresentar provas em seu favor.

Voltando a salientar, que sua empresa se estiver fora da obrigatoriedade por lei, do controle de pontos, não está livre de uma demanda judicial relacionada com a jornada de trabalho.

Além de processos trabalhistas, a empresa terá problemas internos. Por exemplo, como a empresa sabe que o trabalhador está realmente fazendo horas ou deixando de ter seu intervalo?

Isto é, as fraudes podem ser constantes nessa situação. Ademais, fraudes também podem ocorrer quando adotamos sistemas de controle defasados e inseguros, como os métodos manuais.

Dessa forma, a adoção de um controle de ponto digital conseguirá dar paz às empresas e empregados. Afinal, esse sistema utiliza métodos modernos e eficazes para prevenir as fraudes.

Dessa forma, eliminamos as dúvidas e aquele clima de desconfiança entre empregado e empregador. Por isso, o controle de ponto também faz parte das ações do RH em manter um bom clima organizacional e satisfação dos colaboradores.

Aliás, nem sempre as fraudes ocorrem por malícia. É bastante comum o colaborador esquecer de fazer o registro, por conta do estresse, correria da rotina, etc.

Assim, os aplicativos conseguem ajudar a minimizar isso também. Ao ter notificações no celular (que todo mundo fica o tempo todo checando) o colaborador é avisado e não esquece de bater seu ponto.

6. O que o comprovante de registro precisa conter? 

Pela Portaria 595/13 do INMETRO, é definido que o comprovante impresso do registro deve conter:

  • Cabeçalho com título “Comprovante de Registro de Ponto do Trabalho”;
  • Número Sequencial de Registro (NSR);
  • Identificação do empregador, com nome, CNPJ/CPF e CEI, se tiver;
  • Local da prestação de serviço;
  • Modelo e número de fabricação do REP;
  • Identificação do trabalhador, com nome e número do PIS;
  • Data e horário do registro;
  • Assinatura digital contemplando todos os dados mencionados.

A assinatura digital se torna um comprovante que na ocasião houve um acerto sobre a jornada extra, e que o funcionário foi comunicado sobre a alteração de seu salário.

7. Por que controlar a quantidade de horas extras?

Primeiramente, temos o fator jurídico. Assim, as horas extras tem regras estabelecidas em lei que devem ser cumpridas, como:

  • Não ultrapassar 10 horas de jornada diária;
  • No máximo de 2 horas extras por dia;
  • Acréscimo de 50% sobre o valor da hora convencional, ou 100% em casos de feriados e domingos.

Dessa forma, como a empresa saberá que o trabalhador está respeitando esses limites? E como saberá que está pagando o valor correto?

Aliás, isso deixa brecha para pessoas mal intencionadas se aproveitarem da falta de controle. Por exemplo, do colaborador desrespeitar fazer muitas horas extras, indo além das 2 horas, registrar tudo e depois entrar na justiça alegando que a empresa não paga os valores.

Imagine a dor de cabeça!

Além do risco trabalhista, a empresa também prejudica sua relação com os colaboradores. Sem o devido controle da quantidade de horas:

Aumentamos a insatisfação dos colaboradores;

Podemos ter colaboradores desenvolvendo Síndrome de Burnout, pelo excesso de estresse e cansaço;

Colaboradores desatentos (devido ao cansaço e desmotivação);

Prejudicamos a produtividade da empresa como um todo.

Quando existem dúvidas da parte do colaborador, sobre a questão de horas extras, pode causar um conflito interno, pois ele não estará trabalhando confiando que seus esforços extras estão sendo devidamente recompensados.

8. O sistema de controle de ponto faz a folha de pagamento também?

Não. Eles são dois sistemas diferentes, mas que podem trabalhar em conjunto para automatizar as tarefas.

Assim, quando você tem um sistema de ponto digital eficiente, ele poderá se integrar com a sua contabilidade e folha de pagamento.

Dessa forma, todos os cálculos de atrasos, horas extras, faltas, entre outros serão feitos automaticamente e informados ao sistema da contabilidade. 

Assim, os cálculos de compensação também são automáticos, sempre precisando inserir dados manualmente. Logo, os valores de vale transporte, IRRF, INSS, FGTS, entre outros, serão realizados num piscar de olhos.

Portanto, ao adotar o controle de ponto eletrônico digital você nunca mais terá que se preocupar com o fechamento da folha de pagamento. Vai ser tão simples quanto apertar um botão.

9. Meu sistema de ponto deve ser homologado pelo Ministério do Trabalho? 

Sim, especialmente o controle de ponto que utiliza o Registrador Eletrônico (REP), que é um equipamento separado do sistema responsável exclusivamente pelo registro.

Essa homologação garante a validade dos registros. Portanto, adquirir um controle de ponto que não segue as normas é a mesma coisa que não ter nenhum.

Afinal, caso venha ser necessário utilizar os dados nos tribunais, eles não terão validade jurídica. Logo, sua empresa terá investido em um sistema que não a protege.

Portanto, adquira somente equipamento que siga as normas das Portarias 1510 e 373. No caso dos REP, também é importante o selo do INMETRO, que atesta a conformidade à Portaria 595/2013.

10. Quais os benefícios da marcação de ponto para os colaboradores? 

O controle de ponto também traz diversos benefícios para os colaboradores. O principal deles é a confiança na empresa, de que seus direitos são respeitados.

Quando sabemos que estamos em um ambiente seguro e somos valorizados, a motivação aumenta. Como consequência, também notamos aumento na produtividade.

Ademais, ter o controle de ponto digital no home office também ajuda os colaboradores a terem estrutura no dia a dia. Um dos grandes desafios das pessoas é manter a disciplina trabalhando de casa.

Assim, o ponto digital ajuda essas pessoas com o processo de adaptação. No fim das contas, teremos trabalhadores motivados, produtivos e satisfeitos!  

Os benefícios do controle de ponto para os colaboradores
Foto por rawpixel

Qual a vantagem do controle de ponto manual, eletrônico e digital?

A implementação do controle de ponto traz diversos benefícios, como estamos comentando durante esse texto. Mas quais desses 3 métodos será que oferecem o melhor custo-benefício?

Afinal, cada um tem características e funcionamento bem diferentes. Nesse sentido, a escolha entre um dos 3 vai das características da empresa e suas necessidades.

Vamos entender melhor!

Ponto manual

O ponto manual é o mais tradicional e conhecido por todos nós. Porém, como já mencionado, ele abre brechas para diversos erros e riscos.

Contudo, esse método tem as vantagens de:

  • Ser simples e prático;
  • É um controle de ponto grátis, por precisar apenas de papel e caneta ou planilha Excel;
  • Rápida implementação;
  • Não precisar de treinamentos;

De tal modo, quando comentamos sobre fraude no ponto manual ser mais fácil, isso acontece mais em empresas maiores.

Por exemplo, o MEI, que tem apenas 1 funcionário, não terá dificuldade de saber se há fraude ou não. Afinal, ele tem contato próximo com o colaborador e sabe muito bem quando ele saiu para almoço, quando chegou e quando saiu.

Assim, se ele olhar na ficha de ponto e ver horários não condizentes, é possível ratificar a informação com o trabalhador sem problemas.

Ainda mais, em equipes pouco maiores, digamos de até 10 pessoas, o gestor também consegue ter um controle. Por exemplo, todo final de dia o trabalhador deve apresentar a ficha para o gestor assinar o registro.

Dessa forma, caso haja algo estranho aos olhos do gestor, ele já poderá questionar na hora. Mas isso também pode ser fonte de abusos de poder, por isso é preciso cuidado.

Controle de Ponto eletrônico

Em empresas de média e grande porte é impensável adotar um controle de ponto manual. Afinal, não tem como fazer a conferência e cálculos manualmente de dezenas de colaboradores.

Isso apenas traz ineficiências, maiores custos e riscos. Portanto, uma das opções é usar o ponto eletrônico, que permite:

  • Maior segurança;
  • Previne fraudes no controle de ponto;
  • Cálculos automáticos de horas extras, banco de horas, atrasos, faltas, etc.;
  • Correta adequação à legislação trabalhista;
  • Ganho de produtividade no setor de RH e DP;
  • Integração com a folha de pagamento;
  • Simplificação e automação dos processos.

Além disso, o sistema permite o acompanhamento de indicadores. Em um mercado extremamente competitivo como vivemos, não há espaço para uma gestão baseada no achismo.

Afinal, essas métricas irão apoiar a tomada de decisões na empresa.

Um exemplo prático de como isso ajuda os negócios é acompanhar os indicadores de horas extras. Assim, quando observamos uma alta na taxa de sobrejornada, podemos descobrir se é questão de processos ineficientes ou necessidade de contratação.

Nesse sentido, conseguimos otimizar os recursos da empresa. Imagine achar que precisa de mais pessoas, quando é na verdade apenas uma questão de processos manuais ineficientes.

Ponto digital

Por fim, as vantagens do ponto eletrônico digital são:

  • Ter informações em tempo real;
  • Cálculos de banco de horas, horas extra e folha de pagamento automaticamente;
  • Custos operacionais inferior aos outros métodos;
  • Redução de erros na folha de pagamento;
  • Evita problemas com processos trabalhistas;
  • Maior transparência.

O maior destaque é poder fazer o controle de equipes remotas com facilidade e segurança. Assim, mesmo para home office ou vendedores externos, podemos garantir o devido controle.

Aliás, isso é fundamental. Estudos mostram que no home office os trabalhadores tiveram aumento de 1,5 hora em sua jornada.

Apesar de ser “positivo” para a empresa, isso causa enormes problemas e queda de produtividade no médio e longo prazo. Afinal, trabalhar mais irá aumentar o cansaço, estresse e possíveis distúrbios mentais, como depressão e Burnout.

Ademais, os pais, em especial as mulheres, são os que mais sofrem, pois precisam equilibrar as demandas do trabalho com as tarefas domésticas. Por isso, ter um controle de ponto ajuda esses trabalhadores a encontrar um equilíbrio.

Como é a empresa implementando o controle, voltamos ao ponto que comentei sobre o ponto digital aumentar a motivação e satisfação

Nesse sentido, ter limites para o trabalho é uma forma de cuidar de nossas pessoas e mostrar que valorizamos seu tempo.

Portanto, o investimento em um ponto eletrônico digital é aquele que tem o melhor custo-benefício. Afinal, é um investimento baixo, pouca infraestrutura e manutenção, para obter o máximo de segurança, produtividade e benefícios operacionais.

Controle de ponto pela web é seguro?

Na TradingWorks há diversas medidas de segurança de dados e métodos de antifraude. Com uma robusta infraestrutura, os dados dos seus colaboradores serão armazenados na nuvem, para acesso a qualquer momento, e são protegidos por criptografia avançada.

controle de ponto
Foto por Freepik

Além disso, para garantir a legitimidade dos dados, há dois fatores de proteção:

Reconhecimento facial

O reconhecimento facial permite que o sistema eletrônico autentique cada marcação de ponto. Como é quase impossível forjar o próprio rosto, esse é um dos métodos mais seguros disponíveis.

Dessa forma, quando o colaborador for bater o ponto, ele terá que tirar uma foto de si, uma selfie. A foto é analisada pelo sistema, comparando com as informações que ele possui no banco de dados.

Porém ele não compara foto com foto. Isso porque um algoritmo gera um código que sabe identificar pontos específicos de nossos rostos.

Dessa forma, o sistema consegue identificar com máximo de precisão a identidade do colaborador, mesmo se a luz, posição e ângulo estiverem diferentes.

Por isso é tão difícil fraudar um ponto digital com reconhecimento facial. Esses pontos de nossos rostos são únicos, como nossa impressão digital.

Logo, conseguimos eliminar as fraudes do controle de ponto sem complicar nossa vida. Afinal, o reconhecimento facial é realizado em menos de 1 segundo e só precisa da selfie.

Além disso, se houver alguma divergência, o gestor é avisado imediatamente. Assim, podendo agir rapidamente para verificar a situação.

Geolocalização

A geolocalização é essencial para o trabalho remoto. Nesse sentido, a empresa poderá definir um cercado virtual, que limita os locais que são autorizados para o colaborador estar.

Isso é possível, pois no momento da marcação, o controle de ponto digital registra a localização do colaborador, através do GPS. Caso essa localização esteja fora do local permitido, o gestor será avisado imediatamente.

Assim, sua empresa poderá ficar tranquila sabendo que, por exemplo, o consultor externo está realmente na sede do seu cliente. Dessa forma, reduzimos ainda mais as chances de fraudes.

Com o uso de biometria facial e geolocalização, conseguimos ter o máximo de segurança. Aliás, mesmo com toda a proteção, o sistema não fica complexo, não perde sua flexibilidade e ainda possui o melhor custo-benefício.

LGPD: nova legislação que as empresas devem se adequar!

Ainda na questão de segurança, não podemos deixar de falar da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Essa lei tem impactos em diversas áreas, especialmente no RH e DP, pois é um setor que armazena muitos dados dos colaboradores.

A LGPD nos traz os seguintes pontos que merecem destaque:

  • Consentimento: é a base da Lei. Salvo as exceções permitidas, o consentimento na coleta e tratamento de dados é fundamental.
  • Autorização: como extensão do ponto anterior, a lei também assegura o direito do titular dos dados pedir sua remoção, retirar o consentimento, transferir suas informações para outra empresa, etc.
  • Gestão de riscos: Outro ponto essencial para as empresas é implementar uma gestão de riscos e falhas de dados. Assim, é preciso ter governança corporativa focada na proteção da informação, medidas de proteção, auditorias, planos de contingência e resolução agilizada.
  • ANPD: a Autoridade Nacional terá como tarefas a regularização, orientação, fiscalização e penalização com base na LGPD.

Nesse sentido, é preciso certificar que a empresa esteja seguindo as obrigações trazidas pela LGPD. Logo, o controle de ponto eletrônico também deve seguir essas normas.

Afinal, a biometria facial é um dado sensível, que é a categoria que a empresa precisa ter mais cuidado ainda no tratamento. Assim como para a informação de geolocalização.

Então, devemos tomar cuidado com os sistemas que contratamos. Para tanto, é necessário ler com atenção os contratos e os termos de uso.

No controle de ponto eletrônico precisamos nos atentar ao compartilhamento de dados. Isto é, a empresa compartilhará os dados dos colaboradores com a empresa do sistema.

E essa empresa poderá estar compartilhando com outro fornecedor, por exemplo, do servidor que armazena os dados em nuvem.

Dessa forma, temos que estar seguros da proteção do banco de dados. Pois nele estará armazenado diversos dados como:

  • A biometria facial dos colaboradores;
  • Os registros de ponto;
  • Informações pessoais dos trabalhadores;
  • Dados da empresa;
  • As senhas de acesso ao sistema; entre outros.

Entre as informações pessoais do funcionário a LGPD considera como pontos sensíveis:

“II – dado pessoal sensível: dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural;”

De tal maneira, essas informações sobre uma pessoa só poderão ser tratadas com consentimento ou quando for para:

  • Cumprir obrigação legal ou regulatória;
  • Execução de políticas públicas;
  • Órgãos de pesquisas, mas com anonimização de dados;
  • Exercício de contratos e processos judiciais;
  • Proteção da vida e segurança física do titular ou terceiro;
  • Tutela da saúde (apenas válido para os serviços de saúde);
  • Prevenção à fraude e segurança do titular nos cadastros em sistema eletrônicos.

Assim, para essa última possibilidade de tratamento de dados sensíveis, temos que nos atentar aos requisitos do art. 9 da LGPD. Esse artigo determina que os titulares têm direito ao livre acesso para saber a:

  • Finalidade do tratamento de dados;
  • Forma e duração;
  • Identificação do controlador;
  • Contato do controlador;
  • Informações se há uso compartilhado de dados e sua finalidade;
  • Responsabilidade dos agentes que realizarão o tratamento;
  • Menção explícita dos direitos do titular.

Portanto, verifique os termos do seu contrato e certifique que seu sistema preza pela proteção de dados. Afinal, se houver algum vazamento, seu negócio irá responder pelos danos, por ser classificado como o controlador dos dados.

Como fazer o controle de ponto na sua empresa? 

controle de ponto
Foto por rawpixel

Para implementar o controle de ponto na sua empresa há 4 etapas essenciais. Ao seguir esses passos evitamos erros e previnem problemas futuros.

Nesse sentido, as 4 etapas são:

  1. Escolha do tipo de controle de ponto;
  2. Aviso e conscientização dos times;
  3. Treinamento;
  4. Adaptação.

1. Escolha do tipo de controle de ponto

O primeiro passo é escolher qual o método, tipo de controle e qual será o fornecedor. Essa etapa deve ser feita primeiro, pois as escolhas aqui irão ditar os próximos passos.

Isto é, adotar um modelo manual praticamente não tem treinamento dos colaboradores que irão usá-los. Enquanto um sistema informatizado e complexo, irá demandar bastante treinamento, tanto do RH e DP quanto dos times.

De tal modo, definir qual será o melhor modelo para sua empresa depende do tamanho e necessidade.

Se for uma microempresa, em um pequeno escritório, o ponto manual será uma boa opção. Enquanto médias e grandes empresas é melhor ir ao ponto eletrônico, por todos os pontos já comentados até aqui.

Aliás, independentemente do tamanho, se tiver equipes remotas ou externas, a melhor opção será o ponto digital.

Assim, avalie os seguintes pontos no sistema eletrônico antes de fechar negócio:

  1. Segurança: as camadas de proteção, como reconhecimento facial e geolocalização. Também se certifique da proteção de dados do sistema.
  2. Compliance: não deixe de conferir se o sistema está adequado à legislação trabalhista e à LGPD. O sistema deve ser flexível e permitir configurações personalizadas para manter sua empresa em conformidade com os Acordos e Convenções Coletivas.
  3. Funcionalidades: cada empresa necessita de ferramentas diferentes, então esse ponto é mais subjetivo a cada caso. Afinal, cada empresa tem suas preferências e necessidades.
  4. Integração: para ganhar o máximo de produtividade, veja quais integrações o controle de ponto eletrônico possui. Assim, você poderá conectar o sistema com a folha de pagamento e ERP.
  5. Suporte: por fim, certifique-se que a empresa presta um serviço de suporte rápido e eficaz.

2. Conscientização

O segundo passo é avisar e conscientizar as equipes. Isso porque toda mudança pode sofrer resistência e se ela não for comunicada poderá não ser bem aceita pelos colaboradores.

Portanto, antes de começar a implantar o controle de ponto eletrônico, converse com todos os colaboradores. Saliente a importância do sistema e quais serão os benefícios para eles.

Ademais, é importante deixar claro como será o processo de implementação, treinamento e adaptação. Assim, todos ficam sabendo do que irá acontecer e não teremos surpresas.

Esse aviso pode ser feito de diversas formas. Uma reunião geral ou e-mail já será suficiente. Mas lembre-se de ser transparente sempre.

3. Treinamento

Após a instalação do sistema, será necessário um treinamento sobre o uso. Essa etapa é fundamental para que a empresa realmente obtenha todas as vantagens que comentamos.

Ademais, cada sistema possui um treinamento diferente. De toda forma, é fundamental uma reunião para apresentar e explicar todos os detalhes de como o sistema funciona.

Para esse treinamento, organize uma reunião com todos os colaboradores, inclusive os do sistema de home office. Envie um convite com data e hora, junte todos numa sala – ou no espaço que a empresa tiver disponível – para ensiná-los a dar os primeiros passos:

  • Como baixar o aplicativo?
  • Como criar um cadastro?
  • Como bater ponto?
  • Como Configurar funcionalidades disponíveis?

Nesse momento oportuno, além de ensiná-los a utilizar o sistema, a empresa deve aproveitar o momento para explicar aos colaboradores o motivo de estarem implementando um sistema de ponto:

  • Por que fazer controle de ponto da empresa e frequência?
  • Por que é positivo para a empresa?
  • É benéfico para o colaborador?

E, por fim, após treinados, distribuir materiais e informações básicas de apoio:

  • Como buscar ajuda ou entrar em contato em caso de dúvidas?
  • Panfleto (ou pdf via e-mail) contendo o Guia de como usar o sistema.
  • Brindes relacionados ao sistema (chaveiros, broche, copo).

Após esse processo, que pode durar apenas algumas horas,8 mais do que apenas implementar um novo sistema, você de fato treinou e preparou seus colaboradores para participarem de uma nova cultura de gestão de tempo!

Além disso, o RH e DP também precisarão de um treinamento especial. Por isso, aqui na TradingWorks nós oferecemos um treinamento remoto para você dominar toda a ferramenta.

4. Adaptação

Por fim, temos o período de adaptação. Após a instalação e treinamento, é preciso acompanhar de perto o uso do sistema.

Assim, podemos encontrar falhas e problemas logo no início e corrigi-los o quanto antes. Além de que no começo é comum aparecer diversas dúvidas.

Por isso a necessidade de se mostrar presente para os colaboradores, para ajudá-los sempre que houver alguma dúvida.

Além disso, é importante:

  • Criar a cultura de treinar todos os novos colaboradores para usarem o sistema de ponto.
  • Especializar uma pessoa da empresa na utilização do sistema e torná-la disponível para fornecer suporte sempre que necessário.
  • Durante as primeiras semanas, promover pesquisas para avaliar a performance da adaptação dos colaboradores ao novo sistema.
  • Oferecer incentivos, por exemplo: todo mês, um almoço especial na faixa para cada colaborador que fechar o mês com todos os registros de ponto feitos de acordo com a agenda, e sem falhas.
  • Conversas particulares com os colaboradores que apresentarem maior resistência para compreender o motivo e encontrar uma solução.
  • Quando todo o processo for concluído e estiver funcionando positivamente, com certeza todo o trabalho e empenho em preparar as equipes terá valido a pena.

Também pode ser designado um colaborador que irá se especializar no sistema. Assim, ele poderá prestar suporte sempre que necessário no uso do ponto eletrônico.

Enfim, o controle de ponto é um sistema essencial para todas as empresas com funcionários. Especialmente com um sistema de ponto eletrônico, seu negócio terá mais produtividade, segurança e economia.

Você conhece uma modalidade de registro de ponto que não precisa que os funcionários batam o ponto todos os dias? Fique conosco e conheça.

Registro de ponto por exceção 

Já sabemos que o controle de ponto é uma exigência para todas as empresas que contam com mais de 20 funcionários. Porém, pode acontecer, em determinadas situações,  do colaborador esquecer de bater o ponto ou realizar essa atividade de forma equivocada. Além disso, em empresas muito grandes, no momento de iniciar e terminar a jornada pode gerar grandes transtornos, devido à necessidade de registro de ponto.

Existem alternativas ao controle de ponto tradicional. Em 2019, a Lei 13.874 regulamentou o registro de ponto por exceção, ele já era praticado anteriormente, contudo com limitações. Você sabe  quem pode adotar essa estratégia? Sabe como controlar o ponto nesse caso? Se não, aqui vamos explicar.

O registro de ponto por exceção é uma modalidade de controle que dispensa o seu funcionário de bater o ponto todos os dias, na hora que entra e sai do trabalho. Nesse caso, ele apenas marca a exceção, ou seja, atrasos, horas extras, faltas e situações semelhantes.

Por muitos anos essa modalidade foi proibida, e até combatida. E claro que isso ainda gera dúvidas e desconfiança na cabeça de muitos gestores, principalmente os que atuam há muitos anos no mercado. Porém com o avanço da tecnologia influenciando o entendimento jurídico, foi que em 2019 a Lei da Liberdade Econômica flexibilizou essa modalidade de registro de ponto.

Numa vista rápida pode parecer que esta modalidade abre portas para uma maior autonomia do colaborador, a fim de administrar o seu tempo de trabalho. Por outro lado, deve existir uma relação de confiança plena entre as partes, garantindo que somente as exceções serão efetivamente registradas.

Por exemplo, se o colaborador chegar mais tarde, nenhum sistema vai conferir, se ficar 30 minutos a mais na hora do almoço, não tem como controlar. Percebe que nessa modalidade de registro de ponto, a confiança cai totalmente em cima do colaborador. Pois se nenhum tipo de controle, sempre a sua palavra será absoluta.

Dessa forma, não há uma regra para quando o uso dessa modalidade é mais ou menos indicada. Todavia, uma conversa aberta e franca com a sua equipe, de forma a levantar todos os prós e contras de tal mudança, pode ser um ótimo caminho para determinar se esse tipo de registro é ou não a melhor opção.

Alternativa de Controle de Ponto por Exceção 

Mais uma vez a tecnologia pode ajudar, sendo a sua maior aliada na hora de administrar o ponto por exceção. Isso acontece porque essa modalidade de controle,  não exige que você adote um relógio de ponto tradicional.

Para esse caso, existe a possibilidade de utilizar sistemas on-line, plataformas e, até mesmo, aplicativos desenvolvidos para o celular, que são capazes de reduzir a burocracia para o registro de exceção e melhorar o controle da jornada de trabalho dos seus colaboradores.

O registro de ponto por exceção se tornou uma modalidade muito viável a partir da lei de 2019. Logo, caso você identifique benefícios para a sua empresa e para as pessoas que trabalham com você, considere implementar esse tipo de controle. Aproveite para buscar informações sobre ferramentas tecnológicas que podem ser suas grandes aliadas nesse processo.

As grandes empresas sofrem com a burocracia de ter que passar num local específico para bater o ponto, imagine uma equipe com cerca de 500 colaboradores, e um único local para registrar: entrada, intervalo, saída e horas extras, diariamente. 

Com a TradingWorks você encontra a solução exata para tirar de sua equipe esse desconforto de ter que enfrentar aglomerações para o registro do ponto.

Veja agora uma outra solução, dessa vez o controle de ponto em locais sem acesso a Internet, se esse é seu problema, continue conosco.

Como usar a Tecnologia do Controle de Sem Internet 

É possível usar o controle de ponto eletrônico sem internet? Quando o funcionário precisa executar suas funções em locais de difícil acesso, como por exemplo: uma mata ou mesmo numa zona rural, que seja um local que não exista a possibilidade de usar internet, podemos mesmo assim usar a tecnologia para o controle de ponto?

Creio que você já está consciente que o meio de controle de ponto eletrônico é a solução mais segura para sua empresa, por isso é normal a dúvida se é possível fazer o controle se não tem acesso à internet.

Se essa era sua dúvida, fico alegre em responder que é possível sim, através do aplicativo da TradingWorks todas as informações necessárias ficam gravadas no aparelho móvel, celular ou tablet, e quando este funcionário voltar a ter acesso a Internet esses dados são enviados automaticamente.

Desta forma seja qual a necessidade a ser atendida fora da sede, ou em lugares de difícil acesso, como uma mata por exemplo, se o seu sistema for da TradingWorks seus dados estarão protegidos.

Uma das empresas que já contam com esse tipo de serviço são as construtoras que abrem estradas por todos lugares, geralmente seu corporativo é grande e esse controle é indispensável, com seus funcionários sendo monitorados por aplicativo de celular elas podem ter total controle de suas jornadas de trabalho.

Quer saber mais sobre como a TradingWorks pode descomplicar a gestão de ponto da sua empresa? Clique aqui e saiba mais!

Autor do conteúdo:

Edgar Henrique

Edgar Henrique

Chief Product Officer da TradingWorks e especialista em Gerenciamento de Projetos, BPM, Mapeamento de Processos, Scrum, PMP, Bizagi, CDIA+, Kofax, VB.NET, C#, VB6, SQL Server e MS Project.

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