Controle de ponto online pra gestão de jornada fixa e home office.

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Controle de ponto online gratuito: até que ponto vale a pena?

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O registro da jornada de trabalho não é nenhuma novidade para quem está inserido no ambiente empresarial. Com o tempo, esse registro, antes realizado de forma manual ou mecânica, foi ganhando alternativas mais modernas, como o controle de ponto online gratuito. 

Mas será que essa alternativa totalmente sem custos é vantajosa para os empregadores e empregados? Até que ponto vale a pena substituir as ferramentas de ponto pagas por essa?

A opção de controle de ponto online gratuito nem sempre vai valer a pena, pois pode falhar no momento em que sua empresa precisar de manutenção no software, por exemplo.

Em primeiro lugar, quando escolher uma empresa para realizar a gestão do seu controle de ponto, leve em conta que o controle de ponto online é uma boa opção tanto para empresa quanto para os colaboradores.

Com ele você diminuirá os custos da empresa.

Além disso, é fácil de usar, prático, seguro e, agiliza muito a equipe de RH no momento de fechar a folha de pagamento. Entenda como um controle de ponto digital aumenta a produtividade do setor de RH.

Com o intuito de sanar as dúvidas a esse respeito e deixá-lo mais informado antes de fazer sua escolha, preparamos um post com tudo o que você precisa saber! Boa leitura!

Saiba até que ponto vale a pena usar o controle de ponto online gratuito
Controle de ponto online gratuito é fácil, prático e seguro

O que diz a lei

De acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), no art. 47, é obrigatório que todas as empresas com mais de 20 funcionários façam o controle de ponto. 

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).

A lei, entretanto, não obriga a empresa a adotar um tipo de ponto específico. Mas determina que, independente de qual seja o método escolhido, este deve estar em consonância com as portarias 1510 e 373 do MTE e possuir autorização legal do INMETRO.

Logo, o ponto eletrônico online gratuito não está isento de cumprir tais exigências. Assim, é importante que, antes de optar por esse sistema, você analise se ele, de fato, está dentro da lei.

Como o ponto online funciona e quais suas vantagens

O ponto online surgiu com a finalidade de facilitar e otimizar o controle das jornadas de trabalho. Como o próprio nome já pressupõe, funciona através da internet e pode ser realizado sem que o funcionário precise se dirigir até um dispositivo instalado na entrada da empresa, por exemplo.

Além da praticidade, esse sistema trouxe muitas outras vantagens para as empresas. Uma delas é a redução de gastos, uma vez que não é necessário dispor de um aparelho eletrônico ou livros de ponto para realizar os registros. 

Há também uma segurança de dados muito maior. Isso porque alguns pontos online, como o da TradingWorks, contam com um sistema de armazenamento de informações na nuvem. Dessa forma, os backups são feitos automaticamente e não existe risco de que os dados sejam perdidos. 

Ademais, essa opção é à prova de fraudes, pois diversos aplicativos contam com um sistema que tira selfies dos usuários para realizar seu reconhecimento facial. Dessa forma, evitam que um colaborador bata o ponto para outro. 

Outra vantagem é que o sistema realiza os cálculos automaticamente. Assim, o setor de RH e de contabilidade não precisa mais dedicar várias horas para calcular as horas extras, faltas e atrasos dos funcionários. 

O próprio software se encarrega de disponibilizar tais informações, evitando, também, que haja qualquer tipo de erro. 

Por fim, uma das vantagens que mais tem despertado o interesse de muitas empresas é a possibilidade de usufruir de todos os benefícios citados anteriormente de forma gratuita. 

Isso porque, atualmente, já existem pontos online que não necessitam de qualquer investimento financeiro por parte da empresa nem de seus funcionários. 

Contudo, é preciso estar ciente de que os sistemas de ponto online gratuitos podem trazer alguns prejuízos à empresa. 

Fonte: Freepik

Vale a pena adotar um controle de ponto online gratuito?

Para responder a essa pergunta, listamos alguns aspectos para que você leve em consideração ao escolher um sistema gratuito. Confira!

1. Ausência de suporte

Por se tratar de um serviço sem qualquer custo, não há garantia de que exista uma equipe para auxiliar sua empresa caso ocorra algum tipo de erro ou falha no sistema. 

2. Sistema desatualizado

Devido à escassez de recursos, os aplicativos utilizados para o registro de ponto grátis não contam com atualizações em seu sistema e podem se tornar obsoletos em pouco tempo. 

3. Irregularidades junto ao MTE

Como já mencionamos, a lei exige que qualquer que seja o sistema de ponto, este deve passar por uma vistoria e, posteriormente, ser homologado pelo MTE.

Nesse sentido, um controle de ponto online gratuito pode não estar de acordo com os critérios estabelecidos pelos órgãos oficiais, tornando-se, assim, ilegal perante o âmbito trabalhista. 

Esse fato pode acarretar prejuízos para a empresa, como multas e processos. Além disso, um sistema não homologado está sujeito a falhas e inconsistências em seus dados.

4. Pouca capacidade de armazenamento

Outro aspecto para se atentar é a capacidade de armazenamento. Muitos desses sistemas gratuitos não possuem memória suficiente para arquivar e registrar os dados de todos os funcionários.

Em uma empresa de grande porte, essa questão pode se tornar um problema e comprometer o controle da jornada dos funcionários.

5. Problemas de funcionalidade

A impossibilidade de utilizar o aplicativo de modo offline, quando a marcação de ponto precisa ser feita através de um smartphone ou tablet, também pode ser um problema.

Isso porque, nem sempre, o funcionário estará em um local que tenha acesso à conexão wi-fi ou um bom sinal para usar os dados móveis.

6. Riscos relacionados à proteção de dados

Conforme dissemos, devido à falta de recursos, é possível que o sistema se torne obsoleto ou, até mesmo, seja descontinuado.

Caso isso aconteça, a empresa corre o risco de perder todas as informações já armazenadas. Segundo as leis trabalhistas, os dados dos colaboradores devem ser guardados por até 5 anos ou mais, a depender da situação. 

Assim, se a empresa for alvo de alguma ação trabalhista e não apresentar os registros de jornada do funcionário, pode perder o processo. 

Portanto, vale a pena pensar bem em todas essas questões antes de optar por um sistema de ponto online gratuito. Neste artigo, elencamos mais alguns aspectos que podem ajudá-lo a tomar a melhor decisão. 

Não deixe de acompanhar outros posts do nosso blog para continuar sempre bem informado. Até breve! 

Autor do conteúdo:

Edgar Henrique

Edgar Henrique

Chief Product Officer da TradingWorks e especialista em Gerenciamento de Projetos, BPM, Mapeamento de Processos, Scrum, PMP, Bizagi, CDIA+, Kofax, VB.NET, C#, VB6, SQL Server e MS Project.

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