Controle de ponto online pra gestão de jornada fixa e home office.

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Controle de ponto Home Office: saiba como fazer sem fraudes!

controle de ponto home office

O controle de ponto home office vem se tornando algo cada vez mais necessário visto que diversos profissionais passaram a trabalhar neste modelo devido à pandemia de Covid-19. 

Apesar de o trabalho em casa ser uma tendência dos últimos anos, a pandemia acelerou esse processo. Dessa forma, criou uma série de desafios em relação à adaptação das empresas e funcionários. 

Uma das principais dúvidas a respeito dessa transição se refere à como fazer o controle de ponto home office sem fraudes. 

Continue lendo para tirar suas dúvidas sobre qual é a melhor maneira de se fazer o controle da jornada no home office.

Entenda mais sobre o controle de ponto Home Office 

Antes de mais nada é preciso dizer que com a Reforma Trabalhista trouxe diversas modificações na Consolidação das Leis de Trabalho (CLT). Dentre elas a inclusão do regime de Home Office.

Apesar de essa modalidade já ser usada em algumas organizações antes da reforma, ela ainda não possuía nenhum respaldo jurídico.  Assim, depois da aprovação ocorreu um aumento gradual no número de empresas que passaram a adotar o sistema. 

Além disso, a pandemia acarretou em um aumento exponencial no número de funcionários trabalhando em casa. Afinal, deixar os funcionários trabalhando de casa é uma ótima forma de evitar a propagação do vírus, além de proteger funcionários do grupo de risco. Assim, as atividades não são interrompidas e os colaboradores ficam em segurança.  

No entanto, não é tão simples assim modificar abruptamente as relações de trabalho. Dentre as principais dificuldades encontradas é justamente a necessidade de manter o controle de ponto no Home Office evitando-se as fraudes. 

O que consta sobre isso na CLT? 

De acordo com o que é preconizado na CLT, não é obrigatório fazer o controle da jornada de trabalho dos colaboradores em regime de Home Office. 

Apesar disso, muitas empresas preferem manter os registros assim como ocorria no trabalho presencial, visando manter o controle e não gerar muitas alterações.

Contudo é preciso ser analisado caso a caso. Assim, devemos levar em consideração tanto a situação do trabalhador quanto da empresa. Fato indiscutível é a necessidade de se encontrar boas alternativas para fazer a correta adaptação do trabalho. Afinal, há uma grande diferença da forma de trabalho no escritório e em casa. 

Dessa forma, o controle de ponto home office é a maneira de garantir que os colaboradores não trabalhem demais. Afinal, é muito fácil perder a noção do tempo acabar trabalhando demais e esquecer dos intervalos. Além de ajudar os colaboradores a se organizarem, a empresa garante proteção jurídica para si.

Ademais o controle ajuda na manutenção e avaliação do nível de produtividade dos trabalhadores. Assim como saber a quantidade de horas trabalhadas também contribui para que a empresa faça uma previsão das suas despesas mensais. Assim, é possível planejar melhor os gastos com a folha de pagamento dos seus funcionários.

Diante disso, faz-se necessário utilizar formas eficientes de controle de ponto Home Office, evitando-se as fraudes. Isso é válido tanto para as empresas que mantém os funcionários nesse sistema, quanto para aquelas que fizeram a adoção excepcional. 

Controle de ponto home office
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Quais são as melhores alternativas para realizar o controle de ponto home office?

O ideal é adotar uma medida que seja simples e segura tanto para os funcionários quanto para a empresaSendo assim, uma das melhores opções disponíveis é o aplicativo de controle de ponto

Além disso, existem também softwares para o controle de ponto Home Office online. Assim, basta que o colaborador insira a matrícula e realize a marcação de ponto através do celular ou computador. 

Por meio desse tipo de sistema a marcação e relatórios são feitos de forma prática. Ademais, o empregador consegue fazer o acompanhamento em tempo real do momento em que o funcionário entra e sai do sistema. 

Entretanto, a desvantagem nesse caso é que o sistema é passível de falhas. Por exemplo em casos em que o funcionário se esquece de fazer a marcação de ponto. Contudo, tendo o software instalado em um smartphone, por exemplo, a marcação é facilitada. Isso porque bastam alguns cliques para fazer as marcações. Além do app poder enviar lembretes.

Enfim, um aplicativo que é prático consegue permitir o controle de ponto home office de forma adequada. Aliás, isso ajuda a facilitar o trabalho do RH e ganhar mais produtividade no setor.

Principais regras para o controle de ponto no Home Office 

Como já foi dito anteriormente, o trabalho remoto é legalizado, bem como o controle de ponto Home Office. Isso é possível graças às tecnologias atuais, que fornecem meios eficientes e seguros para se fazer isso.

O controle de ponto Home Office segue, em geral, as mesmas regras do trabalho presencial. Contudo, há alguns detalhes que precisamos nos atender para evitar problemas futuros. Por exemplo, o trabalhador continua não podendo exercer mais do que duas horas extras diárias.

Por isso, é fundamental que se leve em consideração tanto as leis trabalhistas quanto as políticas organizacionais da empresa. Uma das principais questões é que as horas estabelecidas no contrato de trabalho devem ser mantidas. Portanto, empregados que forem fazer a transição irão manter a mesma quantidade de horas que faziam presencialmente.

É preciso que o empregador tenha consciência de que não é porque o trabalhador tem acesso ao sistema da organização a qualquer momento que ele deve estar disponível 24 horas por dia. Pelo contrário, é preciso acordar o horário com o trabalhador.

Assim, verifique qual é o melhor para a empresa e o empregado. Em certas funções o colaborador precisa atuar em horário comercial, como pessoal de suporte. Contudo, há outras funções que permitem um horário mais flexível. De qualquer maneira, é importante ter limites que respeitem a legislação.

Do mesmo modo o funcionário deve se comprometer a executar o seu trabalho de maneira adequada, respeitando os horários e as metas. Isso inclui não realizar períodos de descanso além daqueles previstos em contrato e assegurados pelas leis trabalhistas. 

Horas extras

As horas extras são permitidas, mas elas são limitadas. Fazer o controle de ponto no Home Office é fundamental também para manter o controle ideal das horas extras. 

Assim, em home office também não pode se fazer mais do que duas horas extras por dia. Além das disposições legais, as regras da própria empresa devem ser levadas em consideração. Assim, defina com clareza a quantidade de horas extras permitidas aos funcionários durante o regime de home office. 

Caso o profissional esteja desrespeitando esse limite, cabe ao gestor oferecer as orientações cabíveis, estabelecendo uma ordem de importância e urgência às ações a serem realizadas. 

Quais os benefícios do controle adequado do ponto? 

O controle de ponto do Home Office de forma adequada beneficia tanto o contratado quanto o contratante. No caso das empresas, são visíveis os benefícios que isso proporciona ao setor de RH e ao departamento pessoal. Mas quais são essas vantagens? 

Controle das horas trabalhadas e produtividade 

Mesmo que o trabalho seja feito remotamente, é imprescindível que ele seja realizado de forma eficiente e com elevada qualidade. 

Portanto o uso de um aplicativo eficiente para o controle do ponto também funciona como ferramenta para mensurar a produtividade dos colaboradores. Consequentemente, podemos avaliar o quanto o trabalho remoto está beneficiando a empresa e os trabalhadores. 

Visando conseguir atingir as metas estipuladas, é fundamental que haja uma comunicação eficiente entre os trabalhadores e o gestor, de modo a estabelecer quais são as ações mais importantes e urgentes. 

Facilitar o cálculo dos salários 

Ao se utilizar um aplicativo para controle de ponto em Home Office ocorre a integração automática das informações com o software de gestão

Dessa forma os dados são transferidos praticamente em tempo real, o que facilita muito os cálculos da folha de pagamento e a gestão dos salários dos funcionários. Assim o setor responsável pode realizar os cálculos de forma bem mais eficiente. 

Redução no índice de erros nos cálculos 

A adoção de estratégias tecnológicas para a realização dos cálculos das horas trabalhadas e dos salários reduz consideravelmente o índice de erros, além de tornar o processo muito mais veloz. 

Isso acontece porque os registros são feitos automaticamente por meio do software, que já faz também os cálculos dos salários. Assim, sem nenhuma interferência humana a probabilidade que ocorram erros é reduzida praticamente a zero. 

Outra questão de grande relevância é que esse tipo de sistema é extremamente seguro, visto que não é possível realizar alterações manuais das informações. 

A automatização torna o setor de RH mais estratégico 

Com a adoção de tecnologias que automatizam algumas tarefas repetitivas e burocráticas faz com que o setor se torne muito mais eficiente. 

Por isso a adoção de controle automatizado contribui para tornar o setor de RH bem mais estratégico. Isso porque os responsáveis pelo controle das jornadas de trabalho não precisam trabalhar com planilhas enormes. O que evita perder várias horas do dia com a interpretação delas e os respectivos cálculos. 

Os aplicativos de controle da jornada de trabalho oferecem relatórios muito bem organizados, que podem ser utilizados para melhores análises e tomada de decisão.

Com isso torna-se possível utilizar esse tempo para a execução de atividades que obrigatoriamente devem ser realizadas manualmente. 

Segurança e controle 

Uma das principais dúvidas a respeito da adoção do controle de ponto home office diz respeito à segurança dos sistemas, ou seja, a como fazer isso sem risco de fraudes. 

Muitas das plataformas disponíveis atualmente utilizam sistemas para aumentar a segurança, inclusive recursos como a geolocalização e reconhecimento facial. Além disso os aplicativos seguem todas as normas das Portarias 1510 e 373 do MTE.

Assim, com a redução das possibilidades de fraudar o sistema, torna-se bem mais simples cumprir as normas legais em relação ao regime de trabalho remoto

Aumento da produtividade 

Com o controle de ponto home office é possível estimar o índice de aproveitamento das horas trabalhadas. 

Com isso é possível verificar como está a produtividade de cada um dos colaboradores. E caso esteja abaixo do esperado, é necessário buscar compreender os motivos. E então, desenvolver planos de ação para resolver os problemas identificados.

É comum vermos um dos grandes inimigos da produtividade no home office sendo o ambiente. Ou seja, o colaborador não ter um local apropriado para trabalhar. Muitos acabam trabalhando na cozinha, com a família o tempo todo interrompendo. Em casos assim, irá depender muito da situação da empresa para poder definir qual a melhor solução. 

Adaptação ao home office e suas exigências 

Nem sempre é simples se adaptar às novas exigências dos tempos atuais. Isso vale tanto para os funcionários quanto para os empregadores. Mas cabe a ambas as partes aproveitar ao máximo as oportunidades trazidas pelo “novo normal”. 

A principal questão é levar em conta que os processos estão se descomplicando. Assim, o trabalho remoto apresenta muitos benefícios.  Isso porque mesmo depois de passada a pandemia é muito provável que o sistema de trabalho remoto continue sendo utilizado. Afinal, há benefícios e facilidades que só o home office proporciona. 

Como funciona o registro do ponto por meio de aplicativo para smartphone? 

O controle de ponto home office por meio de aplicativo atende todos os requisitos legais. Aliás, por ser um app, é mais barato e simples. Basicamente esse sistema pode ser acessado em qualquer lugar utilizando-se um aplicativo baixado no smartphone e conexão com a internet. 

Antes de abrir o sistema o profissional deve fazer a sua autenticação, que pode ser via senha ou reconhecimento facial. Para aumentar a segurança, os sistemas utilizam o recurso de geolocalização (GPS) do computador ou celular. Dessa forma, garante a autenticidade e permite ainda mais controle.

Após cada registro o trabalhador recebe um comprovante que deve ser arquivado para eventuais comprovações posteriormente. Dessa maneira o controle do ponto em home office se torna mais eficiente, seguro e evita-se as fraudes. Como a empresa também tem acesso a todas as informações em tempo real, fica mais fácil exercer o controle.

Enfim, apesar de já ser uma tendência desde 2017, a pandemia acelerou o processo de adoção do trabalho remoto. Diante disso, houve a necessidade de se estabelecer o controle de ponto Home Office adequadamente para beneficiar profissionais e empresas. 

Assim a adoção de softwares e aplicativos são uma estratégia eficiente, prática e segura para isso. Quer saber tudo sobre os controle de ponto? Baixe agora seu eBook gratuito!

Autor do conteúdo:

Edgar Henrique

Edgar Henrique

Chief Product Officer da TradingWorks e especialista em Gerenciamento de Projetos, BPM, Mapeamento de Processos, Scrum, PMP, Bizagi, CDIA+, Kofax, VB.NET, C#, VB6, SQL Server e MS Project.

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