Controle de ponto online pra gestão de jornada fixa e home office.

Sumário

Controle de ponto grátis: conheça os tipos e saiba quando vale a pena usar

Entenda se vale a pena economizar com um controle de ponto grátis!

Todas as empresas com funcionários têm uma série de obrigações a serem cumpridas, em especial quanto à jornada de trabalho. Por isso, é natural a busca por um controle de ponto grátis.

Entretanto, será que vale a pena usar? Continue lendo e entenda por que esse tipo de controle pode ser comprar gato por lebre.

Controle de ponto, qual sua importância 

O controle de ponto está diretamente ligado à jornada de trabalho, essa é o total de horas que um colaborador fica à disposição da empresa que presta serviços.

O que você precisa compreender que esse processo de controle de ponto envolve todos os movimentos diários de um colaborador, veja que movimentos são esses:

  • Início da Jornada
  • Saída para Intervalo Intrajornada 
  • Volta do Intervalo intrajornada 
  • Fim da Jornada
  • Início de horas extras 
  • Fim das horas extras 
  • Intervalo Interjornada 

Esses são os dados referentes à jornada de trabalho que a empresa tem por obrigação registrar.

Mesmo as empresas com menos de 20 colaboradores, que estão fora da obrigatoriedade da CLT para o registro de ponto, precisa ter o controle desses pontos que estão diretamente ligados à jornada.

É através do controle de ponto que a empresa tem a certeza que está dentro da legislação sobre o assunto.

Outro fator importante, é que, temas relacionados ao controle da jornada estão entre as principais causas judiciais, perdendo apenas para o vínculo empregatício.

Principais vantagens 

Se você está analisando adotar controle de ponto grátis, é importante, antes entender o que se espera de um bom controle de pontos, para saber se um gratuito vai atender sua expectativa.

Principais vantagens de um bom controle de ponto:

  1. Evitar Problemas Jurídicos  – Como já vimos que esse ponto gera muito atrito judicial, ter um bom controle de ponto, vai lhe trazer a segurança que está fazendo o que a lei exige, e se ainda assim, precisar defender um processo trabalhista da empresa, seu dados devem está perfeitamente arquivados para análise judicial.
  1. Controle de Ponto  –  Um controle de ponto eficiente ajuda na gestão de pessoas, tendo uma visão dos déficit de horas trabalhadas. Muitos ficam ligados nas horas extras, porém quando se contrata um colaborador a empresa está comprando um tempo de serviço. Claro que ninguém processa uma empresa porque trabalhou menos, esse controle deve ser da empresa.
  1. Redução de Custos – É função do controle de pontos passa informações para o setor do departamento pessoal, para fechamento de folha de pagamento. E nesse momento qualquer economia é bem-vinda. Todas horas não trabalhadas,  exceto com justificativa, devem ser descontadas. 

Como também esse controle arquivado para futuras necessidades.

Agora que você sabe a importância do controle do ponto, já pode começar a entender se ter um gratuito é válido.

Os tipos de controle de ponto grátis 

O controle de ponto grátis é bastante atrativo para empresas que buscam economizar ao máximo. Entretanto, isso poderá apresentar complicações no futuro, mas antes de vermos isso, vamos entender quais são os tipos.

Atualmente, há 3 tipos de controle de ponto grátis. O primeiro, é a tradicional folha de ponto manual.

Esse método é um dos primeiros a ser inventado, afinal, precisa apenas de um papel e caneta (e um relógio para saber as horas). O ponto manual ainda é bastante utilizado nas empresas, apesar de ser um sistema de controle rudimentar e antigo.

Podemos afirmar, que o ponto manual, é o mais vulnerável a erros e fraudes. Imagine que mesmo que sua empresa seja pequena, esse tipo de controle exige que o próprio colaborador assine para comprovar seu ponto.

Somente por esse exemplo, você já pode saber que durante um mês, terá colaboradores que vão assinar errado, ou colocar o horário errado e ainda mesmo rasurar seu livro de ponto.

Outra desvantagem deste sistema, são as contas que se faz sobre as horas trabalhadas de cada colaborador para fechar a folha de pagamento.

Em seguida, temos a evolução para as planilhas do Excel. Com isso, ganhamos mais produtividade com a possibilidade de cálculos automatizados.

O controle através de planilhas do Excel, já apresenta pontos de modernidade, onde as rasuras serão evitadas, outra melhoria é que é possível ter algumas contas adiantadas nesse processo.

Porém não deixa de ser um processo manual que requer tempo e atenção, e ainda a possibilidade de erros no preenchimento.

Por último, temos o controle de ponto online grátis. Esses sistemas oferecem uma folha digital que melhora a produtividade e reduz os custos.

Nesse sentido, aqui o colaborador realiza os registros diretamente em um sistema informatizado. Assim, os cálculos são feitos em tempo real.

Aqui você tem o mais moderno dos processos, porém também vulnerável a problemas, como armazenamento a longo prazo, e equiparação com os requisitos legais.

O que a lei diz sobre o controle de ponto grátis?

A CLT trata da obrigatoriedade do controle de ponto em seu art. 74. Nele, é determinado que o ponto deve ser anotado em registro “manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia”.

Nesse sentido, a lei não obriga o uso de um método específico, desde que obedeça às regras dos órgãos competentes. Podemos destacar 2 normas principais: Portaria 1510 e Portaria 373, ambas do MTE.

Essas duas normas regem os critérios que todo sistema de controle de ponto deve aderir. De mesmo modo, o controle de pronto deve ser homologado pelo INMETRO.

Observe que para está de acordo com esses requisitos, e ser homologado pelo INMETRO, as duas alternativas de livro de ponto e planilha Excel são imediatamente descartados.

Mesmo assim, é preciso salientar que uma empresa que lhe oferece um controle de ponto online, não pode ser exigido que este esteja dentro das qualificações legais.

Então, o uso de sistema de ponto gratuito também deve cumprir essas regras. Do contrário, sua empresa poderá ser multada em fiscalizações pelas autoridades.

A revolução provocada pelo ponto digital

A tecnologia está proporcionando revoluções em diversos setores de nossas vidas e atividades empresariais. Assim, todo mundo quer tirar proveito da produtividade e economia proporcionada pela tecnologia.

Ademais, a pandemia forçou muitas empresas a adotarem o home office da noite para o dia. Por isso, houve um crescimento repentino na busca por sistemas de controle à distância.

Entretanto, o controle de ponto digital está ajudando empresas a terem um melhor controle da jornada dos trabalhadores há muito tempo. Isso porque esses sistemas permitem:

  • O controle de funcionários externos;
  • Máximo nível de segurança, com a biometria facial, geolocalização e criptografia de ponta;
  • Ganhos exorbitantes de produtividade;
  • Eliminar prejuízos por falta de controle;
  • Reduzir o número de processos trabalhistas;
  • Eliminar as fraudes no registro de ponto.

Em busca de reduzir ao máximo os custos, muitas empresas buscam o controle de ponto grátis. Realmente, há diversas opções no mercado de sistemas online gratuitos.

Entretanto, as empresas estão expostas a enormes riscos regulatórios e operacionais. Primeiramente, esses sistemas não fornecem um controle efetivo, muitas vezes não integrando com outras ferramentas ou permitindo a personalização dos cálculos para adequação aos acordos e convenções coletivas.

Em segundo lugar, todo sistema de controle de ponto deve ser homologado pelo MTE, conforme as Portarias 1510 e 373. 

É preciso ter em mente que você está procurando um controle de ponto para diminuir seus problemas junto ao controle da jornada de trabalho, não para trazer dor de cabeça e insegurança.

3 riscos dos controles gratuitos de ponto

1. Riscos regulatórios

Primeiramente, o controle de ponto grátis pode não atender a todos os critérios da lei. Assim, em caso de fiscalização, a empresa poderá ser multada.

Isso não se limita ao fato de não ser homologado pelo órgão competente, mas, pense comigo, um sistema online gratuito precisa ser sustentado de alguma forma, não é?

De mesmo modo, é comum que aconteça duas coisas:

  1. Funcionalidades genéricas: o sistema dispõe de recursos limitados, que não permite o devido controle conforme a lei;
  2. Descontinuidade do serviço: por falta de recursos, o sistema é descontinuado. Assim, a empresa fica sem atualizações e até pode perder os dados.

Em ambas as situações, a empresa não conseguirá cumprir com suas obrigações. Lembre-se que os dados dos colaboradores são guardados por 5 anos (certos documentos podem ser mais).

Enquanto isso, o ponto manual apresenta o risco de os dados serem danificados ou perdidos. O mesmo pode acontecer com o controle digital gratuito, que também apresenta o risco de vazamento de dados. Assim, a empresa pode até ter problemas com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). 

2. Riscos operacionais

Além dos problemas com a lei, o controle de ponto grátis apresenta riscos operacionais ao não ser eficaz na prevenção à fraude.

Nesse sentido, um sistema online básico ou manual não oferece sistemas de segurança suficientes. Isso acontece tanto nas fraudes na marcação de ponto quanto na proteção do banco de dados.

Enquanto isso, o ponto manual é bastante ineficiente, prejudicando a produtividade do negócio.

3. Prejuízos financeiros

Enfim, são diversos os riscos que sua empresa corre ao adotar o controle de ponto grátis. No fim das contas, isso irá representar prejuízos financeiros.

Lembra daquela frase “o barato sai caro”? Então, é exatamente o que acontece ao adotar um sistema de ponto gratuito.

Isso porque sua empresa terá mais gastos com:

  • Multas da fiscalização;
  • Indenizações em processos judiciais;
  • Honorários de advogados;
  • Horas extras que nem existem (fraudes); entre outros.

Lembrando que todos esses possíveis prejuízos não poderão ser cobrados pois você não tem nenhum contrato de serviço que te de dê garantias por se tratar de um serviço gratuito. 

Não compre gato por lebre

Por fim, vemos que o controle de ponto grátis, apesar de ser bastante atrativo, pode causar muitos problemas e é melhor evitar.

Quanto à folha de ponto, temos um artigo completo falando dos riscos, confira aqui. Não é porque o método é bastante utilizado que é o melhor.

Nesse sentido, o controle manual traz diversas dificuldades e prejuízos aos negócios. Ao passo que o controle de ponto grátis por aplicativo pode não atender toda a legislação, deixando a empresa desamparada.

Então, quer entender mais sobre o que você deve avaliar antes de adquirir um controle de ponto? Clique aqui e evite dores de cabeças!

Controle de ponto eletrônico confiável 

Não podemos encerrar esse artigo sem lhe trazer uma solução de controle de ponto de confiança.

Se você chegou até aqui, é porque esse assunto está lhe incomodando, e para o fim de suas preocupações quero lhe apresentar a TradingWorks.

Uma empresa com tecnologia de ponta voltada a atender empresas de todos os tamanhos, com aquilo que há de mais moderno em softwares de controle de ponto eletrônico.

Você já viu aqui que não adianta confiar em algo gratuito, eles nunca vão atender suas expectativas, por isso o sistema de controle de ponto da TradingWorks é o ideal para você.

Com ele você pode ter total controle da jornada de seus colaboradores, onde quer que eles estejam em serviço.

Através de seu aplicativo mesmo que o colaborador esteja sem sinal de Internet, ele vai registrar, e quando estiver online os dados são enviados como em tempo real.

Com a tradigworks você ainda pode contar com uma equipe empenhada no melhor atendimento.

Ainda é possível você conhecer nosso sistema antes de comprar. De forma completamente gratuita basta acessar nossa home page em tradigworks.com.br 

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Com a TradingWorks você pode ficar tranquilo que sua empresa estará segura, sem chance de ter dor de cabeça pelo seu controle de jornada.

Autor do conteúdo:

Edgar Henrique

Edgar Henrique

Chief Product Officer da TradingWorks e especialista em Gerenciamento de Projetos, BPM, Mapeamento de Processos, Scrum, PMP, Bizagi, CDIA+, Kofax, VB.NET, C#, VB6, SQL Server e MS Project.

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