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Controle de ponto grátis: conheça os tipos e saiba quando vale a pena usar

Entenda se vale a pena economizar com um controle de ponto grátis!

Todas as empresas com funcionários têm uma série de obrigações a serem cumpridas, em especial quanto à jornada de trabalho. Por isso, é natural a busca por um controle de ponto grátis.

Entretanto, será que vale a pena usar? Continue lendo e entenda por que esse tipo de controle pode ser comprar gato por lebre.

Os tipos de controle de ponto grátis 

O controle de ponto grátis é bastante atrativo para empresas que buscam economizar ao máximo. Entretanto, isso poderá apresentar complicações no futuro, mas antes de vermos isso, vamos entender quais são os tipos.

Atualmente, há 3 tipos de controle de ponto grátis. O primeiro, é a tradicional folha de ponto manual.

Esse método é um dos primeiros a ser inventado, afinal, precisa apenas de um papel e caneta (e um relógio para saber as horas). O ponto manual ainda é bastante utilizado nas empresas, apesar de ser um sistema de controle rudimentar e antigo.

Em seguida, temos a evolução para as planilhas do Excel. Com isso, ganhamos mais produtividade com a possibilidade de cálculos automatizados.

Por último, temos o controle de ponto online grátis. Esses sistemas oferecem uma folha digital que melhora a produtividade e reduz os custos.

Nesse sentido, aqui o colaborador realiza os registros diretamente em um sistema informatizado. Assim, os cálculos são feitos em tempo real.

O que a lei diz sobre o controle de ponto grátis?

A CLT trata da obrigatoriedade do controle de ponto em seu art. 74. Nele, é determinado que o ponto deve ser anotado em registro “manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia”.

Nesse sentido, a lei não obriga o uso de um método específico, desde que obedeça às regras dos órgãos competentes. Podemos destacar 2 normas principais: Portaria 1510 e Portaria 373, ambas do MTE.

Essas duas normas regem os critérios que todo sistema de controle de ponto deve aderir. De mesmo modo, o controle de pronto deve ser homologado pelo INMETRO.

Então, o uso de sistema de ponto gratuito também deve cumprir essas regras. Do contrário, sua empresa poderá ser multada em fiscalizações pelas autoridades.

Foto por Freepik

A revolução provocada pelo ponto digital

A tecnologia está proporcionando revoluções em diversos setores de nossas vidas e atividades empresariais. Assim, todo mundo quer tirar proveito da produtividade e economia proporcionada pela tecnologia.

Ademais, a pandemia forçou muitas empresas a adotarem o home office da noite para o dia. Por isso, houve um crescimento repentino na busca por sistemas de controle à distância.

Entretanto, o controle de ponto digital está ajudando empresas a terem um melhor controle da jornada dos trabalhadores há muito tempo. Isso porque esses sistemas permitem:

  • O controle de funcionários externos;
  • Máximo nível de segurança, com a biometria facial, geolocalização e criptografia de ponta;
  • Ganhos exorbitantes de produtividade;
  • Eliminar prejuízos por falta de controle;
  • Reduzir o número de processos trabalhistas;
  • Eliminar as fraudes no registro de ponto.

Em busca de reduzir ao máximo os custos, muitas empresas buscam o controle de ponto grátis. Realmente, há diversas opções no mercado de sistemas online gratuitos.

Entretanto, as empresas estão expostas a enormes riscos regulatórios e operacionais. Primeiramente, esses sistemas não fornecem um controle efetivo, muitas vezes não integrando com outras ferramentas ou permitindo a personalização dos cálculos para adequação aos acordos e convenções coletivas.

Em segundo lugar, todo sistema de controle de ponto deve ser homologado pelo MTE, conforme as Portarias 1510 e 373. 

3 riscos dos controles gratuitos de ponto

1. Riscos regulatórios

Primeiramente, o controle de ponto grátis pode não atender a todos os critérios da lei. Assim, em caso de fiscalização, a empresa poderá ser multada.

Isso não se limita ao fato de não ser homologado pelo órgão competente, mas, pense comigo, um sistema online gratuito precisa ser sustentado de alguma forma, não é?

De mesmo modo, é comum que aconteça duas coisas:

  1. Funcionalidades genéricas: o sistema dispõe de recursos limitados, que não permite o devido controle conforme a lei;
  2. Descontinuidade do serviço: por falta de recursos, o sistema é descontinuado. Assim, a empresa fica sem atualizações e até pode perder os dados.

Em ambas as situações, a empresa não conseguirá cumprir com suas obrigações. Lembre-se que os dados dos colaboradores são guardados por 5 anos (certos documentos podem ser mais).

Enquanto isso, o ponto manual apresenta o risco de os dados serem danificados ou perdidos. O mesmo pode acontecer com o controle digital gratuito, que também apresenta o risco de vazamento de dados. Assim, a empresa pode até ter problemas com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). 

2. Riscos operacionais

Além dos problemas com a lei, o controle de ponto grátis apresenta riscos operacionais ao não ser eficaz na prevenção à fraude.

Nesse sentido, um sistema online básico ou manual não oferece sistemas de segurança suficientes. Isso acontece tanto nas fraudes na marcação de ponto quanto na proteção do banco de dados.

Enquanto isso, o ponto manual é bastante ineficiente, prejudicando a produtividade do negócio.

3. Prejuízos financeiros

Enfim, são diversos os riscos que sua empresa corre ao adotar o controle de ponto grátis. No fim das contas, isso irá representar prejuízos financeiros.

Lembra daquela frase “o barato sai caro”? Então, é exatamente o que acontece ao adotar um sistema de ponto gratuito.

Isso porque sua empresa terá mais gastos com:

  • Multas da fiscalização;
  • Indenizações em processos judiciais;
  • Honorários de advogados;
  • Horas extras que nem existem (fraudes); entre outros.
Foto por Freepik

Não compre gato por lebre

Por fim, vemos que o controle de ponto grátis, apesar de ser bastante atrativo, pode causar muitos problemas e é melhor evitar.

Quanto à folha de ponto, temos um artigo completo falando dos riscos, confira aqui. Não é porque o método é bastante utilizado que é o melhor.

Nesse sentido, o controle manual traz diversas dificuldades e prejuízos aos negócios. Ao passo que o controle de ponto grátis por aplicativo pode não atender toda a legislação, deixando a empresa desamparada.

Então, quer entender mais sobre o que você deve avaliar antes de adquirir um controle de ponto? Clique aqui e evite dores de cabeças!

Autor do conteúdo:

Edgar Henrique

Edgar Henrique

Chief Product Officer da TradingWorks e especialista em Gerenciamento de Projetos, BPM, Mapeamento de Processos, Scrum, PMP, Bizagi, CDIA+, Kofax, VB.NET, C#, VB6, SQL Server e MS Project.

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