Controle de ponto online pra gestão de jornada fixa e home office.

Sumário

Como fazer a gestão e controle de ponto em empresas de tecnologia?

Empresas de tecnologia

As empresas de tecnologia não param de crescer e, por isso, possuem cada vez mais funcionários. Com isso a responsabilidade em fazer a gestão e controle de ponto também aumenta. 

Isso é um desafio principalmente porque muitas vezes há equipes internas e externas. É comum que muitos funcionários trabalhem em home office ou em escritórios que terceirizam os serviços. 

Com a pandemia do Covid-19 o home office ganhou ainda mais força e muitas empresas perceberam que fazer o controle da jornada de trabalho nesse caso exige a adoção de alternativas seguras e viáveis. 

Se você quer saber mais sobre como fazer a gestão e controle de ponto em empresas de tecnologia, continue lendo esse texto. 

Por que o controle de ponto é importante?

Assim como acontece em qualquer outro ramo, o controle de ponto é fundamental nas empresas de tecnologia. 

O controle das horas trabalhadas é necessário para a correta elaboração da folha de ponto e posterior cálculo dos salários. 

Para qualquer segmento, a Consolidação das Leis de Trabalho (CLT) regulamenta o controle no Artigo 74, de acordo com as seguintes regras: 

  • § 2º para empresas com mais do que vinte funcionários, a anotação dos horários é obrigatória;
  • § 3º caso o trabalho seja realizado fora da empresa, o horário pode ser anotado manual, mecânica ou eletronicamente sem que isso prejudique nenhuma das partes;
  • § 4º métodos alternativos de registro são permitidos desde que haja acordo comum individual ou coletivo. 

De acordo com a própria CLT, a gestão e controle de ponto é obrigatória para empresas de tecnologia e outros ramos quando possuem mais de 20 funcionários. 

Essa obrigatoriedade específica para empresas com mais de 20 colaboradores, não retira o compromisso das que ficaram de fora.

Pois sempre que existe uma demanda judicial que envolve controle de ponto, é a empresa que deve provar que possui um controle de ponto confiável.

Sempre haverá necessidade de controle de ponto.

No entanto, com o aumento do número de profissionais desse setor em home office, o controle adequado se tornou um problema que exige solução rápida e eficiente. 

Empresas de Tecnologia e o Home Office 

Independente do setor, você já viu que a pandemia acelerou o trabalho em home office, e no setor de tecnologia não podia ser diferente, visto que suas atividades podem ser realizadas em qualquer lugar.

Adotado em todo o mundo como regra para o combater a crise sanitária, o isolamento social, trouxe consigo o home office, e isso despertou sentimentos dúbios, fazendo, fãs e críticos.

Nessa disputa temos de um lado, uma inegável praticidade de se trabalhar sem enfrentar trânsito, no ambiente de sua escolha que nesse contexto a própria residência.

Do outro, se alega a ausência do convívio social (se bem que este é o propósito inicial) e a dificuldade em separar o tempo e espaço voltados para o trabalho da vida pessoal, tudo ainda cercado pelo mar de incertezas da pandemia.  

Segundo dados do Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (Ipea) apesar do aumento de home office nos últimos anos, em Novembro de 2020, do universo de 80,2 milhões de trabalhadores que não foram afastados de suas atividades, apenas 9,1% estava em home office.

Apesar de ser uma pequena fatia, mas esses 7,3 milhões de trabalhadores, formam um contingente expressivo quando vemos que eles estão ocupando setores específicos.

Esses setores são mais propícios e por isso se adequam tão bem ao home office, e saiba que o setor de tecnologia está entre eles.

Por isso, que quando uma empresa de tecnologia pensa em controle de ponto, deve considerar se atende o home office em seus benefícios.

Qual os benefícios para empresas de tecnologia fazer o controle de ponto?

Além da segurança jurídica, o controle de jornada nos permite obter informações sobre as horas trabalhadas. Assim, conseguimos ter melhor noção sobre produtividade e controle de folha de pagamento.

Atualmente existem aplicativos capazes de fazer o controle da jornada. Eles ainda geram relatórios com informações essenciais para a análise da equipe e gestão eficiente por parte do Recursos Humanos. 

Com esse recurso é possível avaliar o banco de horas, as faltas, atrasos, férias, entre outras informações utilizando apenas um dispositivo móvel e uma conexão com a internet. 

Além disso, com o recurso de geolocalização dos trabalhadores externos, pode-se acompanhar os locais adotados. 

Assim, há um controle mais eficiente sobre o deslocamento, locais visitados e o cumprimento dos horários estipulados na agenda do profissional. 

Separei aqui alguns dos benefícios que vão abrir sua mente das vantagens de fazer o controle da sua empresa de tecnologia com o ponto eletrônico. Continue a leitura.

Conheça os benefícios de ter controle de ponto para empresas de tecnologia 

Antes de conhecer os benefícios é importante  lembrar que o controle de ponto online serve como provas fiscais na justiça trabalhista – outra grande vantagem para as empresas de tecnologia,  ou não, que o utilizam.

Outro ponto que quero frisar, é que o setor de tecnologia tem grande incidência de colaboradores em home office, então quando pensamos em controle de ponto não podemos esquecer das equipes remotas.

Então os benefícios aqui citados contemplam colaboradores que trabalham na sede, e os que estão em home office.

Mesmo que haja um confronto de conceitos sobre a necessidade do controle de ponto, para o trabalho em home office, este assunto ainda será tratado neste artigo, reafirmo que é necessário,  se seus colaboradores estão sob a CLT, 

Acompanhe aqui os benefícios gerais de ter um controle de ponto online.

  1. Acompanhamento total da jornada de trabalho 

O acompanhamento das rotinas da jornada de trabalho, assim como sua supervisão, passa a ser possível com a implantação de um controle de ponto.

A presença de sistema de controle de ponto, em si, já evita falhas na gestão de jornada, ao mesmo tempo que também reduz as necessidades de intervenção pessoal. 

Outro fator importante é que o controle de ponto online, através de seus aplicativos, tem condições de armazenar informações mesmo quando não existe sinal de Internet.

Os dados armazenados são transmitidos como se estivesse em tempo real, ao primeiro sinal de conectividade.

Os profissionais de tecnologia sabem a seriedade do controle de ponto eletrônico. 

  1. Segurança: Empresa e Colaboradores 

A equipe de uma empresa de tecnologia conhece a segurança dos registros e anotações de um ponto eletrônico. 

Nesse sistema de ponto os registros são automáticos, todos os eventos são efetuados no próprio sistema.

Assim, horários de início e término de trabalho, as horas extraordinárias e ausência de marcação, entre outros, aparecem indicados nos relatórios emitidos. 

Todos os eventos podem ser acompanhados em tempo real pelo RH, pelos gestores e pelos próprios colaboradores.

Esse tipo de acompanhamento é importante para o home office, pois infelizmente não podemos descartar atitudes de má fé, dessa forma reduz possibilidades.

  1. Totalmente Legal

Ainda no aspecto de segurança, dessa vez se referindo à legislação trabalhista, sistemas de ponto eletrônico estão totalmente de acordo com a lei. 

As Portarias 373 e 1510 do MTE determinam que a empresa esteja regularizada com relação ao controle de ponto.

A Portaria 373 MTE se detém na regulamentação dos sistemas alternativos de controle de jornada de trabalho. 

Veja seus principais pontos:

  • Os sistemas alternativos de controle de ponto e gestão de jornada só podem ser adotados pela empresa mediante acordo com os sindicatos;
  • Não deve haver restrição à marcação de ponto;
  • Não é permitida a eliminação de dados registrados.

Já a Portaria 1510 MTE, que é chamada como Lei do Ponto Eletrônico, determina alguns requisitos para o sistema de ponto eletrônico, veja quais:

  • Memória de registro de ponto;
  • Porta fiscal para captação dos dados fiscais;
  • Comprovante de registro de ponto;
  • Relógio interno.
  1. Relatórios 

Um facilitador do ponto eletrônico para o Rh ou gestor de uma empresa é a possibilidade do sistema gerar relatórios sobre registros executados e ausências de registro. 

Com esses relatórios, a gestão das jornadas de trabalho e sua avaliação, se tornam muito mais facilitados. 

E ainda é possível visualizar os registros atuais, bem como o histórico,  da jornada de trabalho de cada colaborador através de dados tabulados ou gráficos.

Ao longo do tempo é possível fazer uma análise criteriosa dos dados ali registrados, observando desempenho e custos, que facilitam as tomadas de decisões.

  1. Custo-benefício 

Ao ver as vantagens acima, você pode ficar pensando que uma tecnologia de ponta vai custar mais caro. Saiba que está errado.

Uma das características do ponto eletrônico é a relação custo-benefício.

As instalações do ponto eletrônico são bastante simples e utilizam dimensões reduzidas, assim elas ocupam um pequeno espaço na parede. Sem a necessidade de uma área para implantar.

Além disso, não precisa de fiações de conexões, e nem disponibilidade de rede, e muito menos de computadores acoplados. Todo registro e armazenamento das informações são feitos no pequeno aparelho de ponto eletrônico.

  1. Fácil Acesso 

Os vários aspectos envolvidos com a gestão da jornada de  trabalho são facilitados pela tecnologia do ponto eletrônico.

Assim, se for necessário uma verificação e a constatação das horas trabalhadas ou dos períodos de ausência, por exemplo, rapidamente podem ser emitidos relatórios comprobatórios dos registros eletrônicos. 

Portanto, qualquer dúvida pode ser facilmente esclarecida fazendo a comparação dos dados do relatório com os comprovantes emitidos pelo sistema para o colaborador. 

Isso traz transparência e segurança, tanto para o colaborador quanto para a empresa.

  1. Controle de Ponto + Folha de Pagamento 

Esse é outro benefício do ponto eletrônico é a facilidade em produzir a folha de pagamento dos colaboradores ao final do mês. 

Existem vários  sistemas que possibilitam a integração com sistemas de folha de pagamento, isso automatiza uma das  atividades mais detalhadas do RH.

  1. Oportunidade de Otimização do Rh

O tempo que o controle de ponto eletrônico ajuda a ser economizado, devido a automação e integração que pode ser feito com a folha de pagamento, é valioso.

As tarefas do RH são de grande importância para a empresa, suas estratégias ajudam no crescimento, entrosamento e treinamento da equipe. 

Cabe ao RH fazer processo seletivo, engajar e reter os talentos de sua equipe.

E com a ajuda do controle de ponto eletrônico, o tempo que sobra pode ajudar a fortalecer outras frentes de atuação de um Rh estratégico.

Equipes remotas: tem como fazer a gestão de ponto nas empresas de tecnologia?

trabalho remoto e a gestão do controle de ponto
Freepik

É comum as empresas de tecnologia adotarem políticas de trabalho diferenciadas em comparação às organizações mais tradicionais. 

Em muitas delas o trabalho remoto já era algo recorrente porque assim o funcionário poderia executar as suas atividades na sua própria residência, sem a necessidade de se deslocar.

É comum também que alguns trabalhadores saiam para exercer as suas atividades em outras empresas, como as equipes de vendas externas

Com a pandemia, a partir do início de 2020, o número de funcionários em home office aumentou consideravelmente, tornando ainda maior o desafio do controle eficiente do ponto

Para fins de comprovação trabalhista, é preciso que o sistema de controle seja não apenas eficiente, como também seguro tanto para o contratante quanto para o funcionário. 

Para garantir isso, as ferramentas tecnológicas surgiram como ótimas alternativas. Assim, proporcionando a ambas as partes a confiança necessária, sobretudo às empresas de tecnologia. 

Desafios do Controle de Ponto do Home Office 

Você já viu aqui que a pandemia causou no trabalho de home office, viu também que este sistema de trabalho é um desafio para o controle de pontos. 

Aqui vou trazer os principais desafios do controle de ponto do home office, acompanhe:

1 – Distância da Sede

Toda vez que ouvimos a expressão home office pensamos logo em trabalhar em casa,  mas apesar do nome, não é bem assim.

Home office significa trabalho fora do escritório, ou da sede da empresa, ele pode ser realizado num shopping, numa praça, no coworking, ou até mesmo, em casa.

Porém, o desafio não consiste onde o trabalho é desenvolvido, mas por ser fora da sede, dificulta o controle da jornada.

2 – Horas Extras Excessivas 

Se sua empresa de tecnologia ainda usa um controle de ponto que necessite da presença do colaborador para a marcação do ponto, lamento informar que com esse sistema, não tem como fazer o controle do home office.

Não ter esse controle implica diretamente no acompanhamento da jornada e na quantidade de horas em que os colaboradores exercem suas funções.

Afinal, como o colaborador poderá  registrar os seus movimentos relacionados a jornada se não está presente na sede da empresa?

As empresas que necessitam da presença do colaborador na sede para a marcação de pontos, usam sistemas como livro de ponto ou Relógio de Ponto Eletrônico, com esses sistema não pode fazer o acompanhamento do home office.

Se esse tipo de empresa não mudar sua forma de controle de ponto, não pode acompanhar a quantidade de horas do home office, podendo gerar conflito por não ter esse acompanhamento.

3 – Motivação e Produtividade 

2020 foi o marco do home office, mas é preciso entender que esta não foi uma escolha voluntária. A crise sanitária forçou as empresas a adotarem o regime de home office, e como foi algo emergencial não houve um preparo para isso.

Nesse contexto, nem empresa, nem sua equipe tinha uma noção do desempenho em home office.

A mudança de rotina sem um preparo quebra o ritmo da produtividade, e isso gera perda de dinheiro e mercado, por isso que é necessário uma gestão que vise a produção.

A principal estratégia para solucionar este problema é ter um controle de jornada que possa garantir que a equipe esteja, mesmo fora da sede, em campo de produção.

Um controle de ponto online resolve plenamente este problema, pois onde quer que o home office esteja trabalhando, pode ser acompanhado. 

Ter a equipe em jornada de trabalho, é o princípio para que possa haver motivação para a produtividade. Por isso o controle de ponto online é uma ferramenta importante.

Uma dúvida que as empresas têm é se é legal fazer o controle da jornada do Home Office, se você também tem essa dúvida continue conosco.

Controle de ponto do Home office e a legislação 

Existe um conflito de entendimento quanto aos conceitos de home office e Teletrabalho.

Apesar de grande semelhança, os dois regimes não são iguais.

O Teletrabalho é visto como um regime específico, e tem suas regras independentes, todos os entendimentos para esse acordo deve constar no contrato de trabalho.

Segundo a CLT art 62, o Teletrabalho,  está isento de controle de jornada, pois esse, deve ser acordado e explícito no contrato de trabalho, entre a empresa e o colaborador.

Já o Home Office, é importante saber que essa nomenclatura não aparece na CLT, está sendo considerado nesse momento de pandemia como um regime transitório devido a crise sanitária.

E se esta for a condição de sua empresa, então seus colaboradores trabalham no regime de CLT, e quando a empresa achar oportuno os trará de volta para a sede.

Dentro dessa condição, é super normal que haja um controle das horas trabalhadas, pois estão no mesmo regime dos colaboradores que trabalham internos na sede.

Então se não há contrato de teletrabalho, e seu  colaborador trabalha fora da sede, estará automaticamente em home office.

Nesse caso ele tem todos direitos e deveres que a CLT garante ao trabalhador. 

Esta questão ainda não está definida, mas esta é a tendência de separar o home office do Teletrabalho.

Como não há uma definição, e transitoriedade é uma realidade, seus colaboradores em home office devem receber a mesma atenção, e deveres, que tinham antes de trabalhar fora da sede.

O que a lei diz sobre o controle de ponto?

Os principais requisitos e regras para o controle de ponto estão presentes no Artigo 74 da Consolidação das Leis de Trabalho (CLT). 

A questão mais importante é que, seja para empresas de tecnologia ou de qualquer outro setor, o controle de ponto é obrigatório a partir de vinte funcionários. 

Isso pode ser feito de forma manual, mecânica ou eletrônica. Apesar dessa lei, trabalhadores em home office, cargos de confiança e funcionários de locais com menos do que 20 contratados ficam isentos. Entretanto, ainda é ideal o controle de ponto por questões de segurança.

Como funciona o controle de ponto online?

Para as empresas de tecnologia que possuem funcionários em home office ou que trabalham fora da sede, o sistema de ponto online é uma alternativa viável, eficiente e segura. 

Os sistemas mais modernos possuem todas essas vantagens e são considerados muito simples de usar. Eles são intuitivos e permitem a marcação rápida e precisa. 

Uma das maiores vantagens é que com esse sistema o trabalhador marca os horários de entrada e saída usando seu próprio dispositivo móvel. 

Isso pode ser feito por meio de um computador, tablet ou smartphone. Ou seja, não é necessário nenhum equipamento específico. 

Por ser feita eletronicamente, a marcação é segura. Com ela é possível evitar falhas humanas que frequentemente acontecem nessa situação. Caso o sistema identifique algum problema ele emite alertas. 

Outra vantagem é que mesmo que não haja uma conexão com a internet disponível, as informações ficam salvas. Assim que a conexão é estabelecida, o registro é transmitido à empresa. 

Por fim, é possível adequar o sistema de acordo com as necessidades para que as empresas de tecnologia se beneficiem ainda mais dele. Diante dessas vantagens, o sistema é considerado como de excelente custo benefício. 

Sistema de controle de ponto por aplicativo 

Como já foi dito, o controle de ponto por aplicativo é a forma mais eficiente para as empresas de tecnologia controlarem a jornada dos seus colaboradores. 

Diante disso, o TradingWorks se mostra uma ferramenta essencial nesses casos. Seja para trabalhadores em home office ou em campo, o aplicativo permite a marcação segura e eficiente. 

Com as informações em mãos os gestores conseguem avaliar melhor a sua equipe. Além disso, conseguem facilmente fazer ajustes sempre que preciso. 

A segurança também é um ponto forte. O sistema faz o reconhecimento facial do trabalhador utilizando a câmera do próprio dispositivo móvel. 

Os relatórios gerados podem ser utilizados como indicadores de desempenho das equipes e, por isso, contribuem com a melhoria geral das empresas de tecnologia. 

Enfim, frequentemente as empresas de tecnologia possuem grande número de funcionários em home office e trabalho externo. 

Isso dificulta muito o controle de ponto, mas a adoção de sistemas eficientes, como aplicativos para smartphone, soluciona a questão de modo eficiente. 

Autor do conteúdo:

Edgar Henrique

Edgar Henrique

Chief Product Officer da TradingWorks e especialista em Gerenciamento de Projetos, BPM, Mapeamento de Processos, Scrum, PMP, Bizagi, CDIA+, Kofax, VB.NET, C#, VB6, SQL Server e MS Project.

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