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Controle de folha de ponto: como fazer em empresas com mais de 50 colaboradores?

controle de folha de ponto

Controle de folha de ponto é um compromisso de toda empresa. Independente do número de colaboradores. Porém, existe perante a legislação brasileira uma determinação que torna obrigatório o registro de ponto para empresas com mais de 20 funcionários.

É através do controle de folha de ponto que se encontram os registros de todo movimento do colaborador, de entrada, saída e pausas. Porém, devido a essa obrigatoriedade no registro de ponto, empresas como mais de 50 colaboradores precisam ter muito cuidado, pois não é qualquer tipo de controle que atende a justiça.  

Se você tem dúvidas sobre esse controle, fique conosco e saiba como fazer.

Controle da folha de ponto, o que faz?

Controle de folha de ponto é uma das tarefas mais importantes dentro de uma empresa na parte de gestão de pessoas.

Ficam registrados na folha de ponto todos os movimentos dos colaboradores de uma empresa. Através desses registros são calculados os salários para o fechamento da folha de pagamento.

Os movimentos ali registrados não são apenas de entrada e saída, mas todos os movimentos que envolvem a jornada de trabalho. Isto é o que muitos não sabem.

Os registros da folha de ponto envolvem também os intervalos intrajornada e também as horas extras feitas por cada colaborador, quando houver.

Dessa forma o setor responsável por administrar a folha de ponto, poderá identificar situações de atraso, se há colaboradores que não fazem pausas, e ainda aqueles que não retornam das pausas no horário certo, faltas injustificadas e as possíveis horas extras. 

Agora que você já sabe o que faz o controle de ponto, veja o que a Consolidação das Leis Trabalhistas(CLT) regulamenta sobre ele, acompanhe no próximo tópico.

A CLT e o Controle da Folha de Ponto

Você já viu no começo deste artigo, que para algumas empresas este documento é obrigatório. Portanto, de acordo com o Art. 47 do Decreto Lei n° 5.452/43 da CLT, toda empresa com mais de 20 funcionários deve ter um registro de entrada e saída de seus colaboradores.

“§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).”

É importante que você saiba que essa obrigatoriedade era para empresas com mais de 10 funcionários, porém, a Lei da Liberdade Financeira, Lei 13.874/19, alterou esse número para 20 colaboradores.

Então sendo o controle uma obrigatoriedade da lei, ter o controle da folha de ponto é uma segurança para o trabalhador, como também para empresa no caso de processos judiciais.  

Hoje se a sua empresa não possuir um controle de folha de ponto, e um funcionário desligado resolver entrar na justiça com um processo trabalhista, sem o controle não tem argumentos para defesa.

A folha de controle de ponto deve ficar arquivada. Além disso, deve ser assinada pelo colaborador todos os meses ao receber o seu salário. Isto é muito importante!

Caso aconteça do colaborador se recusar a assinar seu controle de ponto para o arquivamento, ele pode receber uma advertência.

A folha de ponto deve ter um controle muito preciso. Acompanhe a leitura!

Controle da Folha de Ponto, um controle preciso

Você precisa entender que para ter esse controle da jornada de trabalho é necessário um mecanismo bem preciso.

Segundo a Súmula nº 366 do Tribunal Superior do Trabalho (TST) determina como descumprimento de horário, um atraso de no máximo 5 minutos. Isto, considerando que por dia, temos duas entradas e duas saídas, contando com o intervalo intrajornada, para colaboradores que suas jornadas ultrapassem 4 horas de expediente.

Esse controle fica ainda mais rígido pois a Súmula também determina que a soma das horas destoantes não devem ultrapassar 10 minutos diários.

Ou seja, se atrasar, nas duas entradas, mais de 10 minutos, pode haver descontos. E se esse atraso for nas duas saídas, deve haver acréscimo de tempo extra de serviço.

Perceba como fica importante esse controle, sendo um dever da empresa. Acompanhe como pode ser feita a folha de ponto.

Folha de Ponto, como pode ser feita

Devido a sua complexidade você deve ter percebido que o controle da folha de ponto deve ser feito diariamente, visto que todos os dias existem movimentos dos colaboradores.

O controle da folha de ponto deve ser individual. No fechamento do mês o colaborador deve assinar sua folha. Assim, dará concordância com as informações para que a seja arquivada.

Tipos de folha de ponto

Encontramos no mercado alguns tipos folhas de controle de ponto. Todos os tipos aqui relacionados são permitidos. Afinal a obrigatoriedade da lei está no ato de registrar, ou seja, de forma manual, mecânica ou eletrônica.

Porém, você deve ficar atento que nem todos poderão atender uma empresa com mais de 50 colaboradores. Veja os tipos.

1 – Folha de Ponto Manual

Comum nas empresas mais tradicionais, e ou de pequeno porte, esse tipo de folha é feito através do famoso livro de ponto.

Deve ser preenchido manualmente pelo próprio funcionário. Portanto, esse controle não atende empresas com grande quantidade de funcionários.

Imagine uma fila com 50 colaboradores para assinar o livro? Não daria muito certo.

Outro fator sobre esse tipo de instrumento, é que de todos os tipos, é o mais passível de erro humano. Dificilmente em uma empresa com mais de 50 colaboradores no controle de folha de ponto manual não tenha erros ou rasuras diariamente.

Esse tipo de folha de ponto também é o mais vulnerável a fraudes, por isso é desconsiderado como prova de defesa nos tribunais.

2 – Folha de Ponto Mecânica

Esse tipo de controle já supera as limitações do primeiro tipo, pois é feito por relógio cartográfico, onde o colaborador coloca seu cartão de ponto, e o próprio relógio marca o horário do movimento.

Se torna um processo sem incidências de rasura, mais rápido, poém ainda propício às filas.

O relógio deve ficar mais próximo da entrada possível, para os minutos não serem culpados no deslocamento dentro da empresa para encontrar o relógio.

Outro cuidado que se deve ter nesse tipo de controle, que no primeiro era mais difícil, é que um colaborador bata o cartão do amigo, encobrindo o atraso ou possível falta, principalmente num ambiente de muitos colaboradores.

3 – Planilha Excel de Folha de Pontos

Esse instrumento traz alguns benefícios, pois as planilhas podem ser formatadas para fazer alguns cálculos como horas extras, por exemplo. Desta forma, já diminui a demanda do Rh ou DP.

No entanto, essas planilhas devem ser preenchidas manualmente, o que ainda ocasiona demanda constante visto que os movimentos a serem registrados são muitos diariamente.

Outro aspecto negativo desse tipo de controle é a questão armazenamento sujeito a perda de informações.

4 – Folha de Ponto Digital

Chegamos no método mais seguro e eficaz para qualquer tipo de empresa, seja ela de pequeno porte ou grandes empresas, esse é o método que vai atender perfeitamente sua empresa com mais de 50 colaboradores.

Este sistema não precisa de livro ou relógio de ponto, não necessita a participação humana no seu processo diário.

Ele utiliza uma pĺatoforma digital, onde softwares fazem todo controle, que antes um profissional deveria fazer. 

Este sistema fornece informações precisas em tempo real, podendo ser gerenciado à distância, se for preciso.

Com a Folha de Ponto Digital os colaboradores batem o ponto através de seu smartphone, tablet ou computador.

Atende colaboradores internos ou externos, sendo um ótimo acompanhamento de home office.

Agora que você já sabe a importância do Controle da Folha de Ponto, e conheceu o tipo ideal para sua empresa com mais de 50 colaboradores. Visite agora nossa página e solicite um teste gratuito na TradingWorks para conhecer um Controle de Folha de Ponto completo.

Autor do conteúdo:

Edgar Henrique

Edgar Henrique

Chief Product Officer da TradingWorks e especialista em Gerenciamento de Projetos, BPM, Mapeamento de Processos, Scrum, PMP, Bizagi, CDIA+, Kofax, VB.NET, C#, VB6, SQL Server e MS Project.

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