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Como calcular as horas trabalhadas para a folha de pagamento?

Calcular as horas trabalhadas

Saber como calcular as horas trabalhadas é uma das maiores preocupações do departamento pessoal e recursos humanos. 

Essa dificuldade se deve sobretudo, ao fato de que a folha de pagamento depende da interpretação adequada dos dados referentes aos horários de entrada e saída dos trabalhadores. 

Com a grande quantidade de informações, as chances de erro são muito grandes, o que pode levar a empresa a sofrer com prejuízo financeiro, processos trabalhistas e multas. 

Sendo assim, saber como calcular as horas trabalhadas para elaboração correta da folha de pagamento é essencial. Continue lendo esse texto para saber mais sobre esse assunto. 

Como fazer o cálculo das horas trabalhadas dos colaboradores?

A quantidade de informações necessárias para fazer o cálculo das horas trabalhadas para a folha de pagamento é enorme. É preciso processar os dados sobre cada dia trabalhado, incluindo entrada, saída, pausas, horas extras, entre outros. 

Problemas relacionados a esse processamento podem acarretar em prejuízo financeiro para a empresa, além de problemas com a Justiça Trabalhista. Por isso, usar a tecnologia é fundamental.

Atualmente já existem programas que automatizam essa tarefa, permitindo que ela seja feita rapidamente e de forma eficiente, reduzindo consideravelmente o índice de erros

No entanto, calcular as horas trabalhadas não é importante apenas para o preenchimento e cálculo da folha de pagamento. Como outros pontos de importância podemos citar também: 

  • Oferecer informações aos funcionários de forma transparente, contribuindo para uma relação de confiança;
  • Cumprir com as obrigações determinadas pela legislação trabalhista;
  • Uso das informações para avaliar o nível de produtividade e outros indicadores dentro da organização. 

Nos próximos tópicos você poderá entender melhor sobre cada um dos pontos citados acima. 

A empresa cumpre com as obrigações trabalhistas 

Calcular as horas trabalhadas é a principal forma de garantir que as jornadas sejam cumpridas adequadamente. 

Segundo a legislação trabalhista, os colaboradores contratados pelo regime CLT devem ter uma jornada de no máximo 8 horas de trabalho diárias. 

Isso consta no artigo 7°, inciso XIII, da Constituição Federal, que regulamenta o regime de 8 horas diárias, totalizando 44 horas semanais. 

Apesar disso, trabalhar duas horas a mais por dia é permitido desde que elas sejam computadas como hora extra. Contudo, elas também podem ser posteriormente compensadas em forma de banco de horas

Diante da existência dessas regras, é fundamental saber como calcular as horas trabalhadas corretamente para o cumprimento das mesmas. 

Assim, o cálculo fornece à empresa um maior nível de segurança jurídica e, consequentemente, evita possíveis problemas com a justiça trabalhista e ações por parte dos funcionários que sejam motivadas por erros nos cálculos. 

Informação transparente aos colaboradores 

Hoje, mais do que nunca, empresas e colaboradores prezam por relações trabalhistas muito mais transparentes. Inclusive, esse é um dos principais requisitos de qualquer contrato trabalhista. 

Diante disso, saber como calcular as horas trabalhadas corretamente contribui para a disponibilização de informações confiáveis de forma transparente. 

Quando a empresa controla essa questão adequadamente, os trabalhadores sentem-se seguros sabendo que o seu tempo é devidamente valorizado. Além de que os cálculos serão realizados de forma justa. 

Isso ajuda muito a criar uma imagem positiva da empresa aos olhos dos seus funcionários, o que acarreta em maior disposição e produtividade no trabalho. 

Dados utilizados para avaliar a produtividade 

Ao saber como realizar o cálculo das horas trabalhadas para a folha de pagamento, a empresa indiretamente passa a ter acesso a uma série de informações que são valiosas para avaliar a produtividade dos colaboradores

Como resultado disso é possível fazer a gestão adequada do pessoal e conseguir distribuir melhor as tarefas e estimular a sua equipe. Além disso, o cálculo correto é importante para observar faltas, atrasos, saídas antecipadas e as horas extras e suas compensações. 

Ou seja, essa é uma questão relevante para a observação da rotina da empresa como um todo, sendo útil para a gestão de pessoas. 

A taxa de absenteísmo é uma grande preocupação dentro das organizações. Isso porque quando ela é elevada isso pode indicar problemas que devem ser identificados e corrigidos. 

Do mesmo modo, se muitos funcionários estiverem com excesso de horas extras, isso indica que a empresa precisa gerir melhor as tarefas, rever a carga de trabalho e, talvez, contratar mais pessoas. 

Diante de todos esses indicadores, fica fácil perceber a importância de saber como calcular as horas trabalhadas para a gestão empresarial. 

Exemplo de como calcular as horas trabalhadas

A importância de controlar a carga de trabalho dos funcionários é indiscutível. Então, como calcular as horas trabalhadas para a folha de pagamento da maneira correta? 

Uma das maiores dificuldades surge no caso de horas quebradas, pois nesse caso é preciso fazer o cálculo em minutos. 

Nesse caso fica mais fácil compreender como calcular esse tempo utilizando-se um exemplo prático.

Suponhamos que o funcionário chegue na empresa às 8h11 da manhã e que vá embora às 17h59. 

Então você precisa converter os minutos quebrados, seguindo um cálculo simples: 

  • 11 / 60 minutos = 0,18
  • 59 / 60 = 0,98

Depois disso fica bem mais simples analisar o período que o trabalhador passou na empresa. Basta subtrair o horário de entrada do horário de saída, observando que ambos devem ser escritos já da forma convertida. 

  • Horário de saída 17,98 – horário de entrada 8,18 = 9,80 horas totais 

Sendo assim, o colaborador passou 9,80 horas na empresa nesse dia, mas ainda é preciso descontar o tempo de descanso intrajornada. 

  • 9,80 totais – 1 hora de almoço = 8,80 horas trabalhadas 

Para saber a quantos minutos correspondem 0,80 hora, deve-se calcular da seguinte maneira: 

  • 0,80 x 60 = 48 minutos.

Sendo assim, o trabalhador teve exatamente 8 horas e 48 minutos de tempo de trabalho no dia. 

Como você pode perceber, o cálculo não é difícil. Contudo, diante das conversões necessárias, facilmente podem acontecer erros. 

Além disso, o processo é lento. Calcular as horas trabalhadas de muitos funcionários pode se tornar algo impraticável e extremamente maçante. 

Sendo assim, é fundamental utilizar estratégias específicas e inteligentes que permitam automatizar o processo, tornando-o mais rápido e muito mais confiável. 

Mas antes de conhecer as ferramentas, veja no próximo tópico mais exemplos sobre como calcular as horas trabalhadas. 

Entenda de uma vez por todas como calcular as horas trabalhadas 

calcular horas trabalhadas
Para simplificar os cálculos, o ideal é automatizá-los. – Freepik

Como já foi dito anteriormente, as jornadas de trabalho variam bastante entre os colaboradores. Por isso, é preciso saber como calcular as horas trabalhadas corretamente para poder analisar os dados. 

Entretanto, não basta fazer apenas os cálculos simples, é preciso saber como usar horas extras, horas noturnas e computar atrasos. Então veja em detalhes como proceder nesses casos. 

Cálculo simples de uma jornada de 8 horas inteiras 

O cálculo de oito horas inteiras de trabalho é bastante simples por não ter que converter os minutos quebrados. Contudo, isso quase nunca acontece na prática. 

Suponhamos então, um regime de 8 horas, em que a entrada é às 08h e a saída às 17h. Além disso, deve-se considerar a pausa de descanso de 1 hora. 

  • Horário de saída 17 – horário de entrada 8 = 9 horas totais 
  • 9 horas totais – 1 hora de almoço = 8 horas trabalhadas 

Como calcular as horas trabalhadas quando há atraso? 

O caso anterior é o ideal, mas na prática, isso quase nunca acontece. Na verdade, é bastante comum que os colaboradores se atrasem para a entrada, o que dificulta um pouco as contas. 

Então, veja a seguir o passo a passo a ser seguido nesse caso. Supondo que o trabalhador ganhe R$1.500,00 mensais e que ele trabalhe 220h no mês. 

#1 Descubra o valor da hora trabalhada 

Para calcular o salário nesses casos é fundamental descobrir o valor de uma hora trabalhada. Para isso, pode-se utilizar uma regra de três que vai te levar a dividir o salário pelo número de horas totais trabalhadas no mês: 

  • 1500 / 220 = R$6,82/hora 

Com esse número em mãos, é possível fazer cálculos mais precisos, envolvendo horas extra e também jornadas quebradas. 

#2 Transformar os minutos 

No caso de minutos em atraso é preciso fazer a transformação desse tempo em horas. Após isso, podemos descobrir o valor a ser descontado. Supondo um atraso de 30 minutos: 

  • 30 / 60 = 0,5 hora 

#3 Calcule o valor a ser descontado 

Sabendo que 30 minutos equivale a 0,5 hora torna-se bem simples descobrir o valor a ser descontado por esse atraso: 

  • R$6,82/hora x 0,5 hora = R$ 3,41

O resultado dessa operação se refere ao valor que deve ser descontado do funcionário diretamente na folha de pagamento. 

Como calcular horas extras trabalhadas? 

Para tornar mais didático esse artigo e facilitar o entendimento, suponhamos que o mesmo trabalhador citado anteriormente tenha feito uma jornada estendida em uma hora. 

Sendo assim, ao invés de trabalhar 8 horas ele trabalha 9 horas. Lembre-se de que o valor pago por hora é de R$ 6,82. 

No entanto, de acordo com as leis trabalhistas e a maioria das convenções coletivas as horas extras devem ser adicionadas de 50%. Sendo assim o cálculo pode ser representado como: 

  • Hora extra com 50% = valor pago por hora x 1,5
  • Hora extra com 50% = R $ 6,82 x 1,5 = R $ 10,23

Assim, a cada hora extra trabalhada por esse funcionário deve ser adicionado o valor de R$10,23 à sua folha de pagamento

Exemplo supondo horas noturnas 

De acordo com a legislação trabalhista, o período noturno possui cálculo distinto para a folha de pagamento. Pelo artigo 73 da CLT, após as 22h o trabalhador deve receber um acréscimo de 20% sobre o valor de cada hora trabalhada.

Por isso, saber como calcular as horas trabalhadas no período noturno é fundamental para evitar problemas relacionados a processos trabalhistas. 

Sendo assim, o cálculo, considerando o mesmo valor citado no item anterior, ficaria da seguinte forma: 

  1. R$6,82/hora + 20 % = 1,36 

  2. R$6,82 + 1,36 = R$8,18/hora noturna

Dessa forma, para a folha de pagamento deve ser considerado o valor de R$ 8,18 para cada hora trabalhada após as 22h. 

Como utilizar o Excel como Calculadora de horas trabalhadas

A partir da análise dos exemplos citados anteriormente você deve ter percebido o quanto pode ser complicado calcular as horas trabalhadas para a folha de pagamento de todos os colaboradores, ainda mais quando existem peculiaridades. 

Por isso é preciso saber como calcular as horas trabalhadas utilizando algumas estratégias específicas.  Por isso, busque por métodos que automatizam o processo e o tornem mais simples. 

Uma opção para isso é utilizar planilhas criadas no Excel que façam os cálculos automaticamente conforme você insere as informações. Entretanto, para que esse método seja eficiente é preciso inserir os dados corretamente. Veja alguns detalhes sobre isso a seguir: 

Inserir as informações de ponto na planilha 

Utilizar uma planilha de controle de ponto é uma estratégia que ajuda bastante, sobretudo por ser simples. 

Contudo, mesmo assim ela ainda deve ser preenchida manualmente com os horários de entrada, saída e pausas intrajornada de cada um dos colaboradores. Lembrando sempre que os dias de folga devem ser deixados em branco.

É preciso ter em mente que, para que a planilha contribua positivamente com os cálculos em questão, é essencial que ela seja pré-programada. Assim, ela já tem fórmulas prontas e configuradas nas células adequadamente, reduzindo as chances de erro.

Controle de ponto eletrônico: pare de sofrer com a folha de pagamento

Usar planilhas em Excel ou fazer à mão os cálculos são métodos simples, práticos e baratos. Entretanto, não fornecem medidas contra fraudes e falhas humanas.

Além disso, são sistemas isolados. Isto é, não permitem uma comunicação automática com outros sistemas da sua empresa ou mesmo com o eSocial para o envio da folha de pagamento.

Por isso, o controle de ponto eletrônico se torna essencial para as empresas. Com o sistema eletrônico, calcular as horas trabalhadas para a folha de pagamento não será mais esse trabalho todo.

Na verdade, bastará um clique para que tudo esteja pronto por você. E há várias formas de fazer o registro eletrônico de ponto:

  • Crachá magnético;
  • Crachá com código de barras ou QR Code;
  • Ponto biométrico;
  • Aplicativo de controle de ponto; etc.

Esses registros eletrônicos são muito mais confiáveis que os métodos manuais. Bem como permite a automação de diversas rotinas trabalhistas, como o cálculo de horas, gestão do banco de horas, horas extras, e muito mais.

Foto por Freepik

Benefícios do Sistema de Ponto Eletrônico

Quando o assunto é determinar como calcular as horas trabalhadas para a folha de pagamento, a alternativa mais eficiente e segura é o ponto eletrônico

Além disso, de acordo com o artigo 74 da CLT, as empresas com mais do que vinte colaboradores devem, obrigatoriamente, fazer o controle de ponto de seus colaboradores. 

Diante disso, o sistema de ponto eletrônico provocou uma série de transformações para as empresas e a maneira como elas controlam as jornadas dos seus colaboradores. 

1. Produtividade

Por meio desse sistema, os funcionários registram o ponto e as informações são transmitidas diretamente para o programa que calcula as horas trabalhadas automaticamente. Assim, ajuda no processo de elaboração da folha de pagamento. 

Ao utilizar o TradingWorks, por exemplo, você terá cálculos e relatórios automáticos. Aliás, os cálculos podem seguir regras individuais ou em grupo, permitindo que sua empresa siga as normas dos acordos e convenções coletivas.

O sistema TradingWorks também se conecta com diversos outros sistemas da sua empresa. Dessa forma, é um ganho de produtividade entre vários departamentos, com a redução da burocracia e papelada.

2. Economia

Investir em soluções informatizadas sempre traz uma enorme economia, especialmente no longo prazo. O controle de ponto ajuda a calcular as horas trabalhadas automaticamente, livrando o time de RH para outras atividades.

Por esse motivo, a necessidade de contratação para o time de RH é menor. Afinal, mesmo com menos pessoas, o setor dará conta de mais demanda.

Não vamos esquecer da economia com papelaria, armazenamento e honorários de advogados, uma vez que problemas na justiça serão menos frequentes.

3. Melhor relacionamento com trabalhadores

A adoção de um bom sistema de controle de ponto ajuda, e muito, a relação com os trabalhadores. A presença do ponto eletrônico promove um ambiente de maior confiança e segurança.

Afinal, a precisão e autenticidade de cada registro permite que ambas as partes assegurem seus direitos. Além de demonstrar o compromisso que a empresa tem com a qualidade de vida do trabalhador e o respeito que ela tem pelo seu tempo.

4. Flexibilidade

Atualmente temos controle de ponto eletrônico online, como o TradingWorks, que funciona tanto em celulares, tablets e computadores. Assim, o colaborador poderá realizar a marcação de ponto de qualquer lugar, até mesmo sem conexão com a internet!

Isso permite que as empresas possam adotar o home office com mais segurança. Da mesma maneira, possibilita que empresas com funcionários externos tenham o controle adequado de suas equipes.

Tudo isso é feito com segurança com a ajuda do reconhecimento facial e geolocalização. Dessa forma, a empresa pode ficar tranquila que não haverá fraudes, por exemplo.

5. Adequação às leis e segurança

Por fim, a adoção do controle de ponto eletrônico para calcular as horas trabalhadas e realizar toda a gestão de ponto facilita, e muito, a vida do RH.

Afinal, estar dentro de toda a lei trabalhista é um grande desafio. São tantas normas, porcentagens, cálculos e afins que se perder é muito fácil.

O ponto eletrônico elimina esse estresse ao ter as normas pré-programadas. Além de permitir um envio rápido das informações ao eSocial, evitando perder os prazos e sofrer multas.

Por que adotar o ponto eletrônico mesmo com menos de 20 funcionários? 

Segundo o art. 74 da CLT, as empresas com menos de 20 funcionários não são obrigadas ao registro da jornada. Contudo, não o fazer é um grande risco, mesmo sem a obrigação.

Isso porque as normas sobre jornada de trabalho, como limite de duas horas extras por dia, ainda devem ser cumpridas.

Então, se a empresa abre mão desse controle, ela se expõe a diversos riscos. Afinal, os registros eletrônicos são fortes provas para ser utilizado nos processos trabalhistas.

Além de abrir mão da segurança jurídica, o negócio também abre mão de todos os benefícios mencionados.

Nesse sentido, não ter um controle de ponto eletrônico também dificulta para calcular as horas trabalhadas. Ao passo que o registro eletrônico é mais confiável e fácil de utilizar para os cálculos, não o ter é, na prática, fazer a vida do RH e DP dez vezes mais difícil.

É possível o ponto eletrônico calcular as horas trabalhadas em home office?

Como mencionei nos benefícios do ponto eletrônico, é possível, sim, usá-lo para o controle de jornada em home office.

Assim, nada de ter aquela desconfiança na hora de calcular as horas trabalhadas. Afinal, sem um ponto digital como TradingWorks pode ser difícil saber se aquelas horas realmente foram trabalhadas.

Então, para eliminar essa desconfiança, adote o controle digital. Além de automatizar o setor de RH e DP, sua empresa terá informações em tempo real para melhor supervisão da equipe.

Além do ponto digital calcular as horas trabalhadas, ele já faz o envio para a contabilidade e financeiro para realizar a folha de pagamento. Nesse sentido, esses setores também aumentam sua produtividade!

A importância de calcular as horas trabalhadas automaticamente

Calcular as horas trabalhadas automaticamente traz diversos benefícios, tais como:

Por isso, adotar um sistema eletrônico para lidar com as rotinas do RH e DP é fundamental para um negócio que quer crescer. Afinal, com processos obsoletos e ineficientes, as margens serão menores e o crescimento muito aquém do esperado.

Nesse sentido, deixar de automatizar o RH e DP é perder dinheiro para a ineficiência operacional. Além de que, essa automação aumenta a produtividade para outros setores também.

Como dito, o sistema de ponto eletrônico pode se integrar com outras ferramentas de gestão, como a de contabilidade e financeiro. Assim, os demais departamentos deixam de ter que perder tempo com burocracias e processos manuais.

Conclusão

Saber como calcular as horas trabalhadas é essencial para a elaboração da folha de ponto, mas esse processo pode ser bastante trabalhoso e demorado. 

Por isso, apesar de ser possível fazer os cálculos manualmente, o ideal é automatizar o processo por meio de planilhas. Porém, em empresas maiores, um sistema de ponto eletrônico é, sem dúvidas, a melhor solução para isso. 

Assim, quanto maior o número de funcionários, mais complicado será o controle por planilha. Contudo, em empresas menores pode ser uma solução de curto prazo.

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Autor do conteúdo:

Edgar Henrique

Edgar Henrique

Chief Product Officer da TradingWorks e especialista em Gerenciamento de Projetos, BPM, Mapeamento de Processos, Scrum, PMP, Bizagi, CDIA+, Kofax, VB.NET, C#, VB6, SQL Server e MS Project.

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