Controle de ponto online pra gestão de jornada fixa e home office.

Sumário

O guia completo para usar o banco de horas na empresa!

Banco de horas

Como usar o banco de horas na empresa é uma das principais dúvidas de alguns funcionários e nós gestores muitas vezes também não compreendemos bem as regras para isso. 

A criação do banco de horas ocorreu no ano de 1998 quando o país passava por uma crise econômica. Por isso, foi necessário adotar estratégias para conter o aumento das demissões e evitar falências. 

Mesmo sendo uma realidade há mais de vinte anos, esse assunto ainda deixa muitas pessoas em dúvida e provoca diversos desentendimentos entre contratantes e contratados. 

As dúvidas cresceram depois que a Reforma Trabalhista de 2017 tornou sua implantação mais flexível, trazendo mais vantagens para empresas e colaboradores.  

Então, se você quer saber tudo sobre como usar o banco de horas na empresa, acompanhe esse artigo que está repleto de informações de grande relevância. 

O que significa usar o banco de horas na empresa?

No ano de 1998 a Consolidação das Leis de Trabalho (CLT) passou por algumas modificações. Dentre as alterações, tivemos a instituição do banco de horas pela Lei 9.601.

Com isso surge a possibilidade de tornar as jornadas de trabalho bem mais flexíveis de forma a adequá-la às necessidades da empresa e do trabalhador.  Assim, o trabalhador pode estender a sua jornada de trabalho para além das horas previstas e depois ter a compensação delas. 

Sendo assim, sempre que o trabalhador ultrapassa o seu horário tem as horas creditadas no seu banco de horas. 

O uso desse “saldo” pode acontecer sempre que o funcionário precisar atrasar, se ausentar sem justificativa ou até mesmo combinar de tirar alguns dias de folga. A maioria considera isso positivo pela possibilidade de flexibilidade. 

Além de beneficiar os trabalhadores, usar o banco de horas pode ser bem estratégico também para a empresa. Haja vista que é possível adequar as jornadas à demanda por trabalho. 

O Banco de Horas e a Reforma Trabalhista de 2017

Você não pode saber de tudo sobre o banco de horas, e não saber porque a Reforma Trabalhista de 2017 a tornou tão popular.

Apesar de não ter sido criado nessa reforma, ela se tornou um ícone para o banco de horas.

Todas às vezes que existe uma alteração na lei, e no caso aqui me refiro às leis trabalhistas, é devido a necessidades atuais do mercado de trabalho. Neste sentido, ajustes são necessários.

Por que a Reforma Trabalhista de 2017 foi tão importante?

Com a Reforma Trabalhista, o regime de implantação do banco de horas tornou-se mais flexível e aberto a mais possibilidades, devido à redução da burocracia para sua adoção. 

Antes da Reforma Trabalhista, existia um processo que envolvia agentes externos na negociação. Desta forma os acordos ficaram lentos e burocráticos.

A reforma trouxe mais autonomia para negociação entre empregador e empregado. 

Veja agora como ficou o processo de implementação após  Reforma Trabalhista.

Formas de acordo com o funcionário 

Uma das questões mais importantes sobre o banco de horas diz respeito à forma de se utilizá-lo, isto é, as regras para a adoção dele pela empresa. 

Assim, deve ser estabelecido por meio de um acordo, que pode ser individual ou coletivo, através de uma convenção ou sindicato.

Existe também a possibilidade de um acordo individual imediato, para ser acertado dentro do mesmo mês do acerto.

Conheça os detalhes de cada um deles: 

Acordo individual

Como o nome sugere, esse tipo de acordo é realizado diretamente com um funcionário e deve ser renovado a cada seis meses. 

Sendo assim, depois de um semestre é preciso zerar o banco de horas do indivíduo. Caso haja horas remanescentes, essas devem ser pagas pela empresa, acrescidas de 50%. 

O mais comum é que o empregador conceda as horas remanescentes um pouco antes do término desse período para evitar o pagamento delas. 

Acordo Individual imediato

Esse tipo de acordo individual, chamamos de imediato pois ele deve ser acertado dentro do mesmo mês do acordo.

Ele pode ser escrito ou tácito, geralmente usado para demandas específicas ou rápidas, e deve ser acertado dentro do mesmo mês do acordo.

Recomendo que se houver reincidência nesse tipo de acordo, fazer o acordo individual comum, que deve ser escrito e oficial, com durabilidade de 6 meses.

Acordo coletivo sindical ou por meio de convenção 

Quando é feito um acordo coletivo o banco de horas tem duração de até 12 meses. Assim, as regras sobre como compensar esse tempo após o prazo são definidas pelo sindicato. 

Em alguns casos é definido que as horas acumuladas devem ser pagas ao funcionário e, em outras situações, elas podem ser passadas para o período posterior. 

Lembrando que essa configuração de acordos só foi possível pela alteração que a Reforma Trabalhista fez na CLT.

Ressaltando que antes da reforma o banco de horas necessitava de uma Convenção Coletiva ou Acordo Individual para ser implantado. Com a Reforma sofreu uma abertura, então  

  • O Acordo através de Convenção Coletiva tem o prazo limite de 12 meses para os acertos.
  • O banco de horas pode ser feito em acordo individual e precisa ser compensado em até no máximo 6 meses. 
  • Em casos de acordos individuais imediatos, o colaborador e o empregador podem combinar que as horas extras serão compensadas no mesmo mês.
  • Em acordos individuais imediatos, para a compensação dentro do mesmo mês podem ser escritos ou tácitos

Esta abertura para implementação sem tanta burocracia tornou o banco de horas uma opção mais fácil, e mais rápida,  de ser adotado.

Porém não posso deixar de ressaltar que o Banco de Horas reforma trabalhista continua sendo um sistema que a empresa adota por certo tempo.

Isso quer dizer que o acordo do banco de horas tem prazo para terminar, podendo ser adotado outra vez.

Duas formas para o fim do acordo do Banco de Horas reforma trabalhista:

  • Prazo acertado entre empresa e colaborador, que de acordo com o tipo de acerto pode durar: 12 meses, 6 meses ou 1 mês.
  • Rescisão contratual, antes de terminar o prazo do acordo.

Em ambas as formas, por determinação legal, o banco de horas deve ser pago, e dentro da regulamentação da CLT com os acréscimos determinados em lei, baseado no valor da hora de trabalho atualizado.

Atenção a alguns pontos muito importantes 

Escalas de Trabalho 

Para entender sobre o banco de horas, é necessário conhecer os tipos de escala previsto pela CLT

1 – Escala 5 x 1

Nesse tipo de escala se trabalha 5 dias de folga 1. Nesse plano se trabalha todos os dias da semana, pois a escala é de trabalho contínuo.

Por ser uma escala rotativa, ela não contempla os fins de semana, pois a semana tem 7 dias, e a escala se desenvolve em 6 rotativamente. 

Conforme a legislação a jornada máxima diária são 8h ou 44h semanais, no caso da escala 5 X 1, a jornada diária será de 7h e 20 minutos.

2 – Escala 5 x 2 

A mais comum de todas, onde se trabalha 5 dias e folga 2, consecutivos ou não, 

Nessa escala é necessário fazer uma adaptação devido ao quantitativo de 44 horas semanais, então o colaborador para cumprir as determinações legais,  deve trabalhar por dia cerca de 8 horas e 48 minutos, observe que isso geralmente não acontece.

Se você não trabalha esses 48 minutos que passam das 8 horas para completar sua jornada semanal, saiba que existe um débito de horas negativas, ou que falta ser cumprido.

Sendo assim, não se surpreenda se em algum momento, seu gestor pedir a você um esforço extra baseado nesse acúmulo de tempo não trabalhado.

Muitos colaboradores não fazem essa contabilidade e ficam espantados quando é cobrado nesse sentido.

3 – Escala 6 x 1 

Você já viu nos modelos acima como funciona esse sistema da escala, então essa de 6 x 1, se trabalha 6 dias e folga 1 dia.

Quando se aplica este tipo de escala o dia de folga geralmente fica aos domingos, sendo que é bom dizer que não é obrigatório ser nesse dia de folga.

Existem empresas que os dias de folga precisam ser alternados, devido a sua demanda, então se esse é o seu caso, você já sabe que nem sempre suas folgas são aos domingos.

Agora talvez, o que você não saiba, é que a CLT determina que, nesse caso específico, a cada sete semanas é obrigatório ter 1 domingo de folga. Fique atento.

4 – Escala 12 x 36

Neste tipo de escala você vai notar uma diferença, a escala de trabalho 12 × 36, o período não é contado em dias como nos casos anteriores, mas em horas.

O colaborador trabalha por 12 horas seguidas e descansa nas 36 horas seguintes.

Esse tipo de escala atende as empresas que suas funções não podem ser interrompidas. Por exemplo, as fábricas, indústrias e serviços de segurança, entre outras.

O Tribunal Superior do Trabalho determinou através da súmula 444 TST, que, esse tipo de escala de trabalho para ser implementada necessita ter um Acordo Coletivo, onde sindicatos, empresa e colaboradores assinem.

Mesmo sendo validado pelo Acordo Coletivo, quando o expediente acontecer de cair em dias de feriado, deve ser seguida as regras de horas extras e ter seu pagamento dobrado.

5 – Escala 18 x 36

Semelhante a escala anterior, a escala 18 x 36 necessita de um acordo coletivo, assinado por todas as partes envolvidas.

Da mesma forma aqui o colaborador trabalha 18 horas e folga 36.

Vamos concluir o tema da jornada de trabalho comum com esse último tipo de escala.

6 – Escala 24 x 48

Concluindo os tipos de jornada de trabalho que encontramos na CLT, temos a escala 24 x 48. 

Nessa escala, como você já deve saber, o colaborador trabalha 24h e descansa 48h. 

Apesar de a possibilidade de se fazer acordos sobre como usar o banco de horas, a maior parte das regras está estabelecida em lei e não pode ser alterada. Diante disso os principais pontos são: 

  1. A jornada de trabalho diária não pode se estender por mais do que 10 horas, a não ser nos casos da jornada 12/36h;
  2. Acima de 10 horas, o regime poderá ser desconsiderado, de forma que a empresa terá que arcar com o pagamento das horas extras normal;
  3. O controle do banco de horas é de responsabilidade da empresa, mas as informações devem ser disponibilizadas aos trabalhadores de maneira clara;

Caso o trabalhador esteja devendo horas ao final do ciclo, o desconto pode ser realizado diretamente no salário seguinte;

Diante de tantos detalhes fazer uma boa gestão da jornada de trabalho é imprescindível. Por isso é importante utilizar um bom sistema de controle de ponto.

É preciso lembrar que em caso de descumprimento das regras de como usar o banco de horas que regem os contratos, o empregador fica sujeito a penalidades e processos.

Saldos positivos e negativos na rescisão 

Como dito acima, os saldos negativos podem ser descontados do salário seguinte. Assim, o mesmo desconto é permitido no momento da rescisão do contrato.

Mas e quando o trabalhador tem saldo positivo?

Nesse caso, a empresa terá que pagar como hora extra. Por exemplo, o colaborador é demitido sem justa causa e possui 2 horas para serem compensadas e recebe por hora R$ 11,50.

Então, nas verbas rescisórias que ele tem direito a empresa terá que incluir mais R$ 33,75 (11,50 x 1,5 x 2).

O mesmo acontece quando passa o prazo limite para compensação de horas.

Acúmulo de horas em feriados, folgas e domingos

Sabemos que em feriados, dias de folga e domingos o trabalhador que fizer hora extra tem direito a acréscimo de 100%, em vez de 50%.

Contudo, no banco de horas não há necessidade de contabilizar o dobro. Ainda assim, a empresa pode decidir contabilizar hora em dobro como forma de compensação ao funcionário — ou por determinação de convenção, ou acordo coletivo.

Por isso a empresa precisa sempre consultar os sindicatos. Dessa forma, você previne o negócio de ter problemas judiciais ao descumprir alguma convenção coletiva.

Aliás, se os dias de feriados e domingos forem dias efetivos, não há dúvidas quanto ao acúmulo normal. Contudo, esses dias precisam estar estabelecidos em contrato.

Benefícios de usar o banco de horas na empresa

compensação de horas
Freepik

Como já foi dito, usar o banco de horas na empresa beneficia tanto o contratante quanto os contratados. Mas, agora que você sabe como funciona o banco, vamos falar sobre as vantagens disso para cada uma das partes? 

O principal benefício para a empresa é adaptar as jornadas de acordo com a sazonalidade das demandas pelo trabalho. No entanto, vale salientar que isso também pode trazer prejuízos, sobretudo financeiros quando não há gestão adequada das horas trabalhadas. 

Isso porque se não houver compensação dentro do prazo estipulado é preciso que as horas extras sejam pagas adicionadas de 50%. Além disso, processos trabalhistas podem ocorrer devido ao desentendimento entre as partes em relação à quantidade e uso das horas. 

Por outro lado, para o trabalhador o banco de horas também pode ser benéfico quando bem gerido. Afinal, o controle das horas proporciona maior flexibilidade da jornada. 

Com isso é possível atrasar quando necessário sem ser prejudicado. Além disso, ao ter muitas horas acumuladas é possível fazer um acordo com a empresa. Assim, o empregado tira alguns dias de folga sem usar o período de férias.

Desvantagens da compensação de horas 

Na prática, para a empresa não há nenhuma desvantagem. Afinal, a empresa poderá pedir para o trabalhador ficar a mais quando for necessário sem ter que pagar 50% ou o dobro por isso.

Contudo, demanda mais atenção do departamento pessoal na hora de fazer o controle de ponto. Pois, ao contrário das horas extras, o banco de horas pode ser acumulado por meses e meses.

Assim, perder o controle disso será uma dor de cabeça enorme. Daí a importância de um sistema automatizado que faça todos os cálculos e armazena os dados por, no mínimo, 1 ano. 

Banco de horas ou horas extras?

Em geral, o banco de horas é a melhor opção.

Isso porque a compensação de horas permite que a empresa possa atender os picos de demanda sem aumentar os custos. Afinal, nas épocas com menor demanda, o colaborador poderá sair mais cedo.

Então, a empresa consegue economizar e planejar melhor as folgas dos empregados. E isso funciona para qualquer empresa, não só para negócios com demandas sazonais.

Além disso, os trabalhadores também se beneficiam.

Isso se deve ao fato de o banco de horas permitir flexibilidade aos horários de trabalho. Em contrapartida, o sistema de horas extras é extremamente rígido.

Por exemplo, se o funcionário se atrasar, ele não tem outra saída: ele irá sofrer desconto no salário.

Enquanto isso, no sistema de compensação esse colaborador poderia muito bem ficar um pouco a mais no trabalho. Assim, não há nenhum desconto no salário.

Outro cenário que a compensação de horas faz mais sentido para o empregado: permite o planejamento das folgas. Por exemplo, se eu quiser fazer uma viagem no final de semana, posso trabalhar mais entre segunda e quinta, para sexta-feira sair mais cedo.

Quando é melhor usar o sistema de horas extras? 

As horas extras podem ser melhores para negócios que raramente precisam que o trabalhador fique a mais. Afinal, a complexidade do controle do banco de horas aqui não é justificada.

Por exemplo, colaboradores de linha de produção industrial. Afinal, nessa posição é comum que haja diversos turnos. Assim é extremamente raro precisar que o trabalhador fique a mais, pois logo em seguida virá alguém para substituí-lo no próximo turno.

De todo modo, o acréscimo que o colaborador recebe é um grande fator de motivação. Logo, pode ajudar a ganhar mais produtividade no time, especialmente em épocas de pico.

Contudo, esse modelo não oferece a flexibilidade de horário para o colaborador, tampouco a economia e melhor planejamento para a empresa. 

O Perigo das Horas Extras e a Produtividade 

Quando é solicitado que um colaborador fique além de seu horário normal de trabalho espera-se que esse faça suas tarefas.

Pode parecer contraditório, mas horas extras costumam afetar a produtividade de forma contrária à esperada. 

Isso quer dizer que, quando o seu colaborador faz horas extras com muita frequência, ele pode se tornar menos produtivo.

A razão é simples, porque as tarefas do mercado de trabalho são cada vez mais complexas, e isso exige muito dos trabalhadores em seus raciocínios ágil e atividade intelectual.

A criatividade  precisa sempre ser usada  para resolver os problemas da melhor forma possível.

Horas extras e o esforço mental

O esforço se torna ainda maior, pois, precisam utilizar o pensamento crítico para tomar decisões, e não para por aí, eles diariamente são inovadores e dinâmicos.

Pelas razões apresentadas é fácil de perceber que o desgaste e estresse são agentes agressores para o colaborador que frequentemente faz horas extras.

Nesse momento ele não consegue mais ter a produtividade esperada, pois não atinge o máximo.

Trabalhar além da jornada de trabalho com muita frequência gera fadiga e estresse. 

Com isso, o seu colaborador não consegue utilizar o máximo do seu potencial durante a sua rotina normal de trabalho.

O que era para ser uma força,  acaba prejudicando a qualidade e a agilidade dos seus resultados.

Horas Extras e o vício 

Quando a empresa não opta pelo banco de horas, termina levando o colaborador a uma condição viciosa.

Como isso acontece?

O colaborador entende que sempre que houver demanda, terá hora extra, e com isso acréscimo financeiro,

Então pode ocorrer que ele crie a condição para ter que as horas sejam necessárias.

Você percebe que se cria um vício que atinge frontalmente a produtividade.

Banco de Horas, a solução 

Nesses dois casos, desgaste mental ou vício, a implantação do banco de horas atende às duas demandas.

Com a possibilidade de trocar as horas extras por folgas compensatórias, ocasiona o descanso.

Dessa forma o colaborador descansa, e o banco de horas pode se tornar algo importante.

Para esse tipo de problema encontramos o banco de horas como solução, agora é necessário saber fazer a gestão, acompanhe. 

Como fazer a gestão do banco de horas? 

Como citado anteriormente, usar o banco de horas pode ser benéfico tanto para os trabalhadores quanto para as empresas. No entanto, para isso ocorrer é necessária uma gestão bem feita.

Para isso, há três sistemas que te ajudam no controle do banco de horas.

Planilha Excel 

Um dos métodos mais tradicionais é controlar através de planilhas no Excel.

E já adianto: não é a melhor opção.

Digo isso por três grandes motivos:

  1. Maior propensão a falhas, seja por erro de digitação ou por esquecer de lançar algum dia;
  2. Fácil de ser fraudado, pois não há sistemas fortes suficientes para prevenir registros fraudulentos;
  3. Muito trabalhoso e demorado, pois precisa parar suas atividades para registrar as horas realizadas e depois ainda ter que conferir.

Além do mais, as empresas costumam adotar uma das duas estratégias: o RH/DP que controla o banco de dados ou o próprio colaborador faz sua planilha.

Em ambos os casos vamos ter os 3 problemas que foram elencados. Ao deixar como responsabilidade do RH/DP, o setor terá mais tarefas do que já tem. Ou seja, poderá sobrecarregar o setor.

Enquanto isso, deixar nas mãos dos colaboradores também causa mais problemas. Afinal, o RH/DP precisará conferir.

Sistema de ponto eletrônico

Usar um sistema de ponto eletrônico já é muito mais interessante. Afinal, teremos um banco de horas automatizado.

Isso é importante para eliminar os 3 problemas que falei das planilhas. Dessa forma:

  1. Elimina erros de cálculo e digitação, bem como não tem como esquecer, pois o sistema é integrado ao controle de ponto;
  2. Não pode ser fraudado, uma vez que o banco de horas será calculado automaticamente com base na marcação de ponto do dia;
  3. Simples, prático e rápido. Não há necessidade de fazer registros manuais e a conferência é extremamente rápida.

A única “desvantagem” do sistema eletrônico para o Excel é o investimento. Afinal, no controle de ponto eletrônico é necessário investir no sistema e no equipamento de marcação.

Controle de ponto online

Por fim, um sistema de controle de ponto online traz a praticidade e economia de uma planilha de Excel, mas com todo o poder de um sistema eletrônico.

Dessa forma, você evita fraudes, erros de cálculos e aumenta a produtividade. Como o ponto online pode ser feito através de celulares e computadores, é possível até estabelecer o banco de horas para equipes remotas e externas.

Em suma, você pode gerenciar o banco de horas por meio de planilhas de controle e livros de ponto. Contudo, o mais indicado é o controle de ponto eletrônico online. 

Afinal, o controle manual tem maiores chances de erro e é mais fácil que ocorram fraudes. Por isso, o melhor é usar o ponto eletrônico, como da TradingWorks. Assim, os cálculos de banco de horas são feitos automaticamente, a empresa tem maior segurança e cumpre com a legislação sobre jornada de trabalho

Enfim, os benefícios do banco de horas só podem ser observados quando é realizada uma gestão eficiente das horas trabalhadas. 

Por isso, nós da TradingWorks criamos um infográfico completo sobre o controle de ponto eletrônico. Clique aqui e baixe, é gratuito!

TradingWorks e o Banco de Dados

O banco de dados é a parte final de um sistema. Tudo começa com o controle de jornada.

Se sua empresa não tiver um sistema de controle de jornada o banco de dados não vai funcionar.

A partir daqui não vamos mais tratar do final e sim do controle da jornada de trabalho.

 Você já sabe que segundo a CLT a jornada de trabalho, essa é o tempo que o colaborador fica à disposição da empresa para atender suas demandas.

Para alimentar o banco de dados é necessário um bom sistema de controle de pontos.

Não podemos encerrar este material sem deixar para você uma excelente indicação de um sistema de controle de ponto eletrônico completo.

Na TradingWorks você vai encontrar uma tecnologia de ponta voltada para dar toda segurança ao seu banco de dados.

 O sistema da TradingWorks funciona através de aplicativos para celulares, tablets, computadores ou notebooks.

Ele faz a marcação de ponto através da validação facial, verificação de localização por GPS e alerta de cerca virtual, veja como funciona:

  • Ao bater ponto, o app tira uma selfie e o sistema faz o reconhecimento facial da pessoa.
  • Em caso de divergências na marcação de ponto, o gestor é notificado na hora.
  • Os dados são salvos em nuvem e estão sempre disponíveis para visualização

A TradingWorks e a Horas extras 

Depois que o ponto é batido, o sistema da TradingWorks faz os cálculos.

O sistema entrega todas as informações corretas de Horas Extras, Banco de Horas, Atrasos, faltas e Sobreaviso.

  • Os cálculos são feitos automaticamente e em tempo real. Sem surpresas no fechamento da folha.
  • Todas as informações de marcações e folha ponto ficam disponíveis com total transparência para os líderes e colaboradores.
  • O sistema elimina qualquer chance de erros nos cálculos, mantendo a empresa dentro da lei.

Gerenciamento do ponto, com a TradingWorks 

O gerenciamento é feito armazenando todas as informações, elas ficam disponíveis em tempo real, gerando mais autonomia para gestores, que podem verificar e realizar ajustes sempre que necessário.

  • Os colaboradores enviam solicitações para correção do ponto pelo aplicativo.
  • A folha de ponto é processada e fechada em minutos. Não perca mais prazos e ganhe produtividade.
  • RH, Gestores e Colaboradores resolvem tudo completamente online e de qualquer lugar.

Se você não sabia todas as funcionalidades do controle de ponto eletrônico TradingWorks, sugiro que você solicite agora mesmo uma apresentação.

Você pode também aproveitar e pedir um teste gratuito, você vai se convencer que o controle de ponto eletrônico TradingWorks é a melhor opção para seu banco de dados. 

Autor do conteúdo:

Edgar Henrique

Edgar Henrique

Chief Product Officer da TradingWorks e especialista em Gerenciamento de Projetos, BPM, Mapeamento de Processos, Scrum, PMP, Bizagi, CDIA+, Kofax, VB.NET, C#, VB6, SQL Server e MS Project.

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