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Automação de processos no RH e DP: saiba por onde começar!

Saiba como começar a fazer a automação de processos no setor de RH e DP.

A automação de processos é algo que está cada vez mais presente nas empresas, inclusive nas de menor porte.

Isso porque atualmente existem muitas tecnologias que podem ser usadas ao favor do desenvolvimento por aumentar a eficiência.

Essa automação de processos no RH e DP é extremamente necessária e, se mostra como um reflexo da quarta revolução industrial, ou indústria 4.0.

Por isso cada vez mais gestores estão abandonando as ferramentas tradicionais e estão aderindo às digitais.

Existem várias atividades que podem ser automatizadas, como por exemplo a comunicação interna, controle do ponto, distribuição dos holerites e gerenciamento de salários e benefícios.

As maiores vantagens disso é conseguir maior agilidade e redução do índice de falhas. Então, se você quer saber mais sobre a automação de processos no RH e DP, continue lendo esse artigo.

A automação de processos é essencial para o RH estratégico

O setor de RH de uma empresa está sempre cheio de tarefas diversas, que incluem contratações, avaliações, recrutamentos e gestão dos colaboradores.

O problema maior é que todas essas tarefas exigem muito dos funcionários e, também acabam tomando muito tempo deles.

Nesse sentido a automação dos processos permite uma maior eficiência, redução do tempo de execução, índice de falhas e, uma visão integrada e ampliada do fluxo do trabalho.

Além disso quando há automação, os resultados e indicadores podem ser visualizados em tempo real, permitindo assim que os gestores identifiquem problemas e pontos de melhoria. Isso torna o trabalho muito mais fluido e direcionado às tarefas mais importantes.

Quais tarefas podem ser automatizadas?

Atualmente as tecnologias vem se desenvolvendo em uma velocidade impressionante. Cada vez mais processos podem ser automatizados dentro de todos os setores de uma empresa, inclusive no RH e DP.

Com isso diversas tarefas manuais repetitivas e burocráticas podem ser feitas por um software. Dessa forma, dando aos gestores e demais colaboradores mais tempo para que desenvolvam tarefas de maior relevância.

Atualmente a automatização já é possível para vários processos. Para alguns a automação é completa, enquanto que para outras é parcial. Veja alguns exemplos:

  • Elaboração e análise de gráficos e relatórios;
  • Seleção de currículos;
  • Integração de novos colaboradores;
  • Controle das folhas de pagamento;
  • Monitoramento dos indicadores;
  • Gerenciamento dos registros de ponto eletrônico;
  • Comunicação interna.

É muito importante esclarecer que o fato de determinadas tarefas serem automatizadas, não significa de forma alguma que a importância delas foi reduzida.

Elas apenas serão otimizadas e realizadas por meio de recursos tecnológicos. Assim, reduzindo a pressão sobre os funcionários para que eles possam se dedicar a atividades que obrigatoriamente devam ser realizadas manualmente.

Os maiores benefícios da automação de processos no RH

Sem dúvidas a automação de processos de maneira geral traz muitos benefícios para o desenvolvimento de uma empresa e a sua inserção no mercado.

Isso porque dessa forma é possível melhorar as estratégias e, consequentemente alcançar um maior nível de competitividade.

Mas quais são os maiores benefícios da automação dos processos no RH e DP?

1.      Foco na atividade-fim

São muitas as atividades inerentes ao RH e DP e, grande parte delas envolve muita burocracia. Por isso elas acabam sendo muito demoradas por serem cheias de detalhes.

Isso rouba o tempo dos funcionários e, nesse caso a automação de processos é essencial, sobretudo no cenário atual em que é preciso ser eficiente para se manter competitivo.

A partir de tecnologias modernas, esses processos minuciosos e repetitivos são realizados por softwares, que precisam de pouca ou até mesmo nenhuma interferência humana. Assim o gestor pode das enfoque às tarefas mais importantes e que sejam mais urgentes.

2.      Maior nível de produtividade

Como já foi dito antes, muitas tarefas dentro de uma empresa são extremamente manuais e demoradas. Além disso os processos manuais são passíveis de erros, que levam à necessidade de retrabalho.

Outra coisa a ser considerada é que as tarefas repetitivas são cansativas e deixam o trabalhador desestimulado.

Tudo isso leva à uma baixa produtividade, que pode ser revertida facilmente a partir da implementação da automação de processos.

Por exemplo, ao utilizar o aplicativo da TradingWorks para controle de jornada, o setor de RH terá muito mais tempo para atuar em atividades estratégicas.

Com esse sistema, por exemplo, é possível fechar a folha de pagamento em instantes e com a confiança de estar tudo certo. Em vez de ficar lançando os registros em uma planilha, calculando, gerando o relatório, conferindo… Até para escrever o processo todo cansa, imagina os profissionais do RH, não é?

Por isso e diversos outros motivos, aplicativos como TradingWorks pode economizar muito tempo e dinheiro na sua empresa. Se quiser conhecer mais sobre como funciona, acesse nosso site!

3.      Maior competitividade

Uma das maiores contribuições da automação de processos para uma empresa é a otimização do tempo.

Isso porque com o uso das tecnologias disponíveis os trabalhadores executam as suas tarefas com maior agilidade e eficiência.

Ademais a automatização permite maior controle dos indicadores, levando à um aumento significativo na produtividade.

Dessa forma a empresa se coloca em uma posição de destaque diante do mercado, tornando-se assim mais competitiva.

4.      Comunicação da equipe

Dentro de qualquer equipe, ter uma boa comunicação é fundamental para que se possa manter o alinhamento com relação às tarefas, alcançando assim as metas que contribuem para os objetivos da organização.

Entretanto, muitas vezes a comunicação é prejudicada pela ausência de canais eficientes para isso.

Por meio da automação é possível enviar avisos, relatórios e documentos em modo automático, permitindo maior informação dos funcionários e, consequentemente uma maior eficiência na conclusão de tarefas e projetos.

Como aderir à automação de processos no RH e DP?

Quando se fala em automação de processos, é importante que se compreenda que existem uma série de ferramentas importantes capazes de proporcionar grandes contribuições para isso.

Nesse sentido é muito importante que cada gestor avalie a situação do setor e da empresa de modo geral e, identifique as principais necessidades.

O mais importante é avaliar cada um dos processos realizados pela equipe e identificar os principais gargalos, ou seja, tarefas que tiram o tempo dos funcionários e impedem o aumento da eficiência do trabalho.

Em geral a automação tem maior impacto quando aplicada a processos burocráticos, que são demorados e exigem muitos cuidados.

Além disso há tarefas que tem maiores probabilidades de erros e, que consequentemente levam à necessidade de retrabalho. Quando essas são automatizadas, o ganho para o setor e para a empresa de maneira geral é enorme.

Conclusão

A automação de processos no RH e DP é fundamental para melhorar a eficiência do trabalho e colocar a empresa em uma melhor posição no mercado.

Mas, para aproveitar ao máximo os seus benefícios, é preciso aplicar as tecnologias mediante prévia avaliação e planejamento.

Enfim, com tecnologias como o aplicativo da TradingWorks que faz a automação do processo de registro de ponto, o setor de RH poderá focar em ações estratégias.

Afinal, saberá que o controle do ponto está em boas mãos e os cálculos de folha serão feitos com precisão.

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Autor do conteúdo:

Edgar Henrique

Edgar Henrique

Chief Product Officer da TradingWorks e especialista em Gerenciamento de Projetos, BPM, Mapeamento de Processos, Scrum, PMP, Bizagi, CDIA+, Kofax, VB.NET, C#, VB6, SQL Server e MS Project.

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