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Como a assinatura digital pode ser usada por empresas em home office?

Entenda como a assinatura digital pode ajudar as equipes remotas.

Com equipes em home office, muitos gestores ficaram perdidos quanto a como fazer a assinatura dos documentos e contratos. Mas, para isso a solução é simples: a assinatura digital!

Você provavelmente já deve ter escutado a falar de assinatura digital ou eletrônica. Afinal, cada vez mais os negócios são conduzidos através da internet.

Ao passo que a tecnologia evoluiu ao ponto de podermos assinar documentos importantes através da internet com o máximo de segurança e com a mesma validade jurídica que assinaturas manuscritas autenticadas.

Então, vamos conhecer mais sobre como a assinatura digital permite o trabalho em home office?

O que é a assinatura digital?

A assinatura digital utiliza de técnicas de criptografia para garantir a integridade de assinatura de documentos pela internet.

Nesse sentido, essa tecnologia foi desenvolvido haja vista que os negócios cada vez mais são feitos pela web. Além disso, a eliminação de processos analógicos, como documentos em papel, tem relação direta no ganho de produtividade nas organizações.

Foi sob esse contexto que a MP nº 2.200-2 de 2001 veio para poder regulamentar e chancelar a validade desse método.

Segundo a medida, a validade das assinaturas digitais necessitam do uso de um certificado digital emitido pela instituição ICP-Brasil, organização responsável pela emissão e garantia da autenticidade do certificado.

Atualmente podemos ver outros métodos de assinatura, já que a MP mencionada dá essa brecha. Contudo, para a validade de assinaturas eletrônicas feitas por outros métodos ou certificados não emitidos pela ICP-Brasil é necessário que ambas as parte concordem na validade do método.

A assinatura digital tem validade jurídica?

Um dos motivos gestores de não adotarem a assinatura digital é pelo medo de que elas não tenham validade jurídica.

Mas, de acordo com a MP nº 2.200-2 de 2001 os documentos assinados digitalmente tem a mesma validade jurídica que os documentos em papel com assinatura manuscrita e autenticados. Entretanto, essa assinatura precisa ter sido feita utilizando o certificado digital emitido pela ICP-Brasil, como mencionamos no ponto anterior.

Portanto, pode ficar tranquilo que caso alguém conteste, o ônus da prova que a assinatura foi fraudada será do acusador.

Mas, no caso comentado de assinaturas digitais sem um certificado digital da ICP-Brasil elas também poderão ter validade jurídica, desde que seja admitido por ambas as partes.

Esses métodos alternativos podem ser interessantes para micro negócios. Pois, um certificado digital poderá custar algo em torno de R$ 400,00.

De tal maneira, a validade jurídica das assinaturas digitais por outros métodos eletrônicos será garantida através dos métodos escolhidos no momento da assinatura.

Por exemplo, a ClickSign utiliza de diversas informações da máquina em que foi assinada, em conjunto com tokens enviados para o email do signatário. Em alguns casos, poderá haver o registro de uma selfie no momento de assinatura para dar ainda mais segurança.

Como funciona?

Para que seja válida a assinatura digital é preciso que todos os envolvidos tenham um certificado digital. Exceto no caso dos métodos alternativos.

Assim, para a assinatura com certificado, você terá um software de assinatura. Desse modo, você abrirá nesta plataforma o documento a ser assinado.

O programa então irá fazer a criptografia que será a base para que a chave do usuário possa produzir o documento assinado.

Enfim, será gerado um pacote contendo o contrato, a assinatura e o certificado do assinante. Para garantir a segurança, quem receber a assinatura terá que verificar a validade utilizando o seu programa de assinatura digital.

Caso haja alguma alteração mínima nesse passo, o resumo apresentado pelo programa será diferente e irá invalidar a assinatura e o documento.

Claro, o processo de criptografia e validação é mais complicado que isso, mas o funcionamento geral da assinatura digital é esse. Em resumo:

  1. Signatário faz o upload do documento para sua plataforma de assinatura;
  2. Clica para gerar assinatura e o programa fará a criptografia do documento;
  3. É gerado um pacote assinado com o documento, assinatura e certificado do assinante;
  4. Quem recebe o documento verifica a autenticidade;
  5. O programa informa se está tudo ok ou rejeita o documento.

Ou seja, são cinco passos bem tranquilos, não é?

Qual a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?

Você já deve ter visto esses dois termos sendo utilizados de maneiras distintas e pode ter ficado confuso.

De fato, há uma diferença entre as duas assinaturas. Assim, a assinatura eletrônica é aquela feita pelo meio virtual com sua segurança validada por outros fatores diferente do certificado digital, como prega a MP nº 2.200-2 de 2001.

Por exemplo, a assinatura eletrônica poderá garantir validade jurídica utilizando fatores de autenticidade como:

  • Endereço de IP;
  • Fotografia;
  • Assinatura escrita em painel touch pad;
  • Geolocalização;
  • Códigos PIN enviado por email na hora da assinatura.

Enfim, são diversos fatores que os sistemas eletrônicos podem utilizar.

Em contrapartida, a assinatura digital utiliza do certificado digital emitido pela ICP-Brasil que tem diversos formatos, pode ser um arquivo no computador, um token ou um smart card.

Além disso, um grande fator em prol do certificado digital é que há a presunção de validade. Ou seja, o ônus da prova de que a assinatura foi fraudada é responsabilidade do acusador.

Enquanto isso, na assinatura eletrônica não há essa presunção, então será o signatário que precisará provar que realizou a assinatura.

Quais os benefícios?

Durante o artigo fica claro como a assinatura digital ajuda as empresas, mas vamos colocar os 6 principais motivos do porquê você deveria adotar essa tecnologia na sua empresa, principalmente no home office:

  1. Validade jurídica dos documentos, respaldada na lei;
  2. Autenticidade garantida pelos certificados digitais emitidos pela ICP-Brasil;
  3. O documento só é aceito se não tiver sofrido nenhuma alteração;
  4. Armazene seus documentos na nuvem e com proteção de ponta;
  5. Otimização dos processos de assinatura de documentos e contratação, inclusive trabalhistas!
  6. Eliminação dos papéis, que além de ser mais sustentável para o planeta, gera mais produtividade;

Como assinatura digital ajuda no home office

Enfim, quais situações a assinatura digital ajuda empresas em home office? Veja alguns exemplos:

  1. Emissão de notas fiscais eletrônicas;
  2. Assinatura de contratos de trabalho;
  3. Autenticação de documentos trabalhistas;
  4. Contratos com clientes e fornecedores;
  5. Procuração, protocolos e processos;
  6. Prontuários e atestados médicos;
  7. Propostas/apólice de seguro;
  8. Declarações.

Ou seja, são diversas situações que a empresa em home office teria dificuldade de garantir a autenticidade do documento e a segurança jurídica, especialmente nos contratos e documentos oficiais.

Por fim, a assinatura digital permite que empresa não pare, seja da onde for. Além disso, agora é possível ter equipes em qualquer lugar do país, e do mundo, trabalhando em conjunto graças às novas tecnologias de comunicação, segurança e produtividade.

Na sua empresa, vocês já estão desfrutando dos benefícios do uso da assinatura digital?

Autor do conteúdo:

Edgar Henrique

Edgar Henrique

Chief Product Officer da TradingWorks e especialista em Gerenciamento de Projetos, BPM, Mapeamento de Processos, Scrum, PMP, Bizagi, CDIA+, Kofax, VB.NET, C#, VB6, SQL Server e MS Project.

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