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4 maneiras de otimizar os processos de RH na sua empresa

falhas nos processos de RH

Otimizar processos de RH é essencial para que o negócio seja bem-sucedido em suas empreitadas. Afinal, esse é o setor responsável por cuidar das pessoas, o grande ativo de qualquer organização. Com um aumento de eficiência, também é possível reduzir custos, aumentar a lucratividade e abrir espaço para novos investimentos.

A ideia é fazer mudanças pontuais e que entreguem o desempenho esperado. Assim, você tem a certeza de que a etapa atenderá às necessidades da empresa da melhor forma.

Considerando tudo isso, veja quais são 4 maneiras de otimizar processos de RH do jeito ideal!

Por que se preocupar em otimizar os processos de RH?

Como gestor de RH, o seu foco preciso estar em solucionar questões estratégicas. Por isso, otimizar os processos pode liberar seu tempo, facilitar seu trabalho e agilizar a tomada de decisão.

Realmente, pode parecer que as burocracias não são possíveis de retirar/otimizar ou que as demandas da legislação impedem esse progresso. Ao passo que podemos nos sentir limitados e o governo não ajuda, ainda é possível ganhar muito com a otimização do RH.

Atualmente já conseguimos otimizar processos de:

  • Recrutamento e seleção;
  • Remuneração;
  • Avaliação de desempenho;
  • Gestão de documentos;
  • Controle de ponto;
  • Fechamento de folha de pagamento, etc.

Assim, são diversas atividades que podem ser otimizadas e economizar bastante tempo da sua equipe. Mas, calma lá! Não é só comprar um software e achar que os problemas estão resolvidos.

Afinal, não é o software que fará tudo ficar alinhado. Nesse sentido, o programa será responsável para executar as tarefas. Entretanto, se ele for alimentado com informações através de processos desorganizado, nada irá mudar! Os prejuízos e dores de cabeças podem até aumentar.

Por isso, não podemos confundir otimização com automação:

  • Otimização: aprimorar algo existente, de forma que gere melhores resultados em menos tempo e com menos recursos.
  • Automação: transformar uma tarefa manual em feita automaticamente por um sistema eletrônico, de forma a economizar tempo, recursos e evitar erros.

Portanto, uma coisa não significa a outra. Podemos ter a otimização de processos sem utilizar da automação — é raro, mas é possível. O mesmo vale para a automação, que nem sempre um software realmente ajude em algo, caso seja utilizado para propósitos e maneira errada.

Ou seja, precisamos otimizar processos, isto é, nossa forma de trabalhar. Dessa forma, alinhamos tecnologia com um trabalho mais inteligente para ganharmos em produtividade.

Certo, vamos então às 4 maneiras, ou etapas, para otimizar processos de RH!

1. Estabeleça metas em um planejamento estratégico

A cada dia que passa, o setor de RH tem um papel mais estratégico no negócio. Para isso, é preciso atuar de modo estruturado, com um planejamento alinhado com os objetivos estratégicos.

Ademais, antes de iniciar um projeto de otimização do RH é necessário fazer um mapeamento dos processos. Pois, nem sempre temos a noção de tudo que acontece. Caso haja dificuldade, considere ajuda de uma consultoria para elaborar um projeto que realmente gere resultados.

Com o mapeamento feito, é primordial fazer uma análise crítica dos problemas que cada etapa possui. Definindo seu grau de prioridade e como será melhorado.

Como a intenção é saber como otimizar processos, isso deve estar entre os objetivos principais. Estabeleça quais são as metas de atuação, como elas devem ser alcançadas e como tudo isso se relaciona com a ideia de negócio. Dessa maneira, é possível estabelecer qual direção seguir.

Nesse sentido, otimizar processos envolve entender a cultura da empresa também. Afinal, uma empresa com uma cultura mais rígida pode se atrapalhar ao criar processos mais flexíveis. Portanto, pense em como a mudança irá modificar a relação de trabalho entre colaboradores e gestão.

Em geral, seu planejamento precisa de:

  1. Mapeamento dos processos;
  2. Análise crítica dos problemas atuais;
  3. Metas;
  4. Plano de mudanças, que leva em consideração a cultura da empresa;

Aliás, não poderíamos esquecer dos indicadores! Cada empresa terá um desafio diferente. Dessa forma, para cada problema será necessário definir como os resultados serão mensurados, com a intenção de avaliar se as medidas tiveram sucesso ou apenas foram para “enxugar gelo”.

Apesar de depender de cada caso, podemos mencionar alguns indicadores de RH para você se inspirar:

  1. Desempenho (por exemplo, quantidade de demandas processados no dia ou quantidade de dias para fechar folha de pagamento);
  2. Taxa de vagas preenchidas no prazo;
  3. Índice de satisfação dos funcionários;
  4. Índice de reclamações trabalhistas;
  5. Tempo médio de permanência na empresa;
  6. Custos de benefícios por funcionário;
  7. índice de horas extras e horas trabalhadas.

2. Fortaleça a comunicação interna no setor

A comunicação e a transparência são essenciais para conquistar processos de RH mais eficiente e alinhados às expectativas. Por isso, é indispensável buscar formas de trabalhar a comunicação interna.

O foco inicial deve estar no setor, com profissionais de diversos níveis trocando impressões, experiências e informações sobre a gestão de pessoas. Além disso, é fundamental conectar a parte de RH com outros setores da empresa. A ideia é criar um fluxo de dados positivo e que ajude a construir uma tomada de decisão eficiente e estratégica.

Afinal, o RH está em constante comunicação e recebe demandas de toda e empresa. Por isso, ao buscar otimizar o processos no setor é essencial que haja transparência com os demais. Assim, todos conseguem trabalhar de maneira mais eficiente.

Aliás, há softwares que você pode implementar que consegue auxiliar nessa comunicação entre setores. Por exemplo, programas que integram as informações dos diversos pagamentos dos funcionários direto com o sistema do setor financeiro.

Nesse sentido, podemos destacar a transparência que podemos ter no controle de ponto digital. Isto é, como esses aplicativos permitem que os dados sejam facilmente acessados pelo colaborador, ele mesmo pode se policiar quanto suas horas extras, atrasos e faltas.

Assim, o colaborador pode acompanhar seu desempenho por conta própria. Ou seja, fomenta uma cultura de autonomia, liberdade e participação ativa dos colaboradores.

Dessa forma, otimizar processos de comunicação melhoram o relacionamento entre colaboradores e com a gestão. Ao passo que temos mais engajamento, mais agilidade na troca de informações e satisfação com o trabalho. No fim, o acumulado disso tudo será a melhora geral dos indicadores de resultado.

3. Incorpore a tecnologia para otimizar processos de RH

Para conseguir resultados melhores, também é preciso automatizar tarefas — especialmente, aquelas repetitivas ou burocráticas. Nesse caso, o ideal é implementar diversas soluções de tecnologia ao setor.

Além de um sistema de gerenciamento e de plataformas para atividades específicas, é necessário se preocupar com o controle de ponto. Essa é uma das tarefas mais importantes, já que impacta a geração da folha de pagamento, o envio de informações para o e-Social e até o cumprimento de leis trabalhistas.

Em vez de fazer o registro manual ou pouco integrado, invista em um sistema de ponto eletrônico. Com essa ferramenta, é possível registrar em tempo real as entradas, saídas e pausas da equipe — mesmo de quem trabalha em regime de home office, por exemplo.

Com atendimento às exigências do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e recursos especiais para evitar fraudes, essa solução fará toda a diferença para otimizar os resultados.

Ou seja, além de aumentar a velocidade dos processos, os erros são reduzidos. Assim, nada de relatório errado no e-Social, horas extras calculadas erradas, folha de pagamento atrasada porque foi preciso recalcular tudo de novo… Enfim, começar a otimizar processos através do controle de ponto eletrônico pode ter o melhor retorno sobre investimento.

Além disso, há diversas softwares para soluções automatizadas para:

  • Recrutamento e seleção;
  • Gestão de documentos;
  • Admissão, onboarding e treinamentos;
  • Avaliação de desempenho;
  • Pesquisa de clima organizacional;
  • Remuneração e benefícios.

4. Monitore os indicadores das etapas

Depois de implementar novos hábitos e algumas mudanças, é essencial acompanhar, além de otimizar processos de RH para entender o seu desempenho. Por meio da medição dos indicadores pré-definidos, há como saber o que tem funcionado e o que precisa de refinamento.

Também é uma excelente oportunidade de identificar novos pontos de melhoria. Desse modo, o setor se torna especialmente estratégico e eficiente, dentro da sua proposta de entregar resultados diferenciados.

Aliás, é interessante que antes de iniciar o plano de otimização de processos, seja guardado os dados dos indicadores, para comparação posterior. Assim, será possível verificar como as mudanças estão impactando os resultados da empresa.

Com um monitoramento eficaz, será possível verificar rapidamente situações que precisam de mais atenção ou mesmo novas oportunidades. 

Ao passo que com um projeto de otimização eficaz dentro do setor de RH é possível que você acabe sendo o promotor de mudanças nos outros setores também. Portanto, é importante que seja feito um relatório de aprendizados para referência posterior.

Esses relatórios de aprendizados são extremamente úteis para empresas que desejam se manter competitiva e a frente dos concorrentes. Afinal, erros sempre irão acontecer, porém se você evitar eles na próxima vez será tudo muito mais fácil!

Processos de RH otimizados pavimentam o caminho para que a empresa chegue mais longe. Com essas mudanças e a implementação das ferramentas corretas, é possível obter um desempenho diferenciado.

Por fim, podemos destacar que otimizar processos de RH busca:

  • Economizar tempo com a eliminação de algumas tarefas manuais;
  • Melhoria da produtividade;
  • Procedimentos padronizados;
  • Cultura de melhoria contínua;
  • Redução de erros e prejuízos;
  • Uso inteligente de recursos.

Aliás, automatizar seu controle de ponto pode ser uma uma das principais soluções rumo à melhoria. Veja quais são 4 diferenciais do sistema de controle de ponto para a gestão de Recursos Humanos!

Autor do conteúdo:

Edgar Henrique

Edgar Henrique

Chief Product Officer da TradingWorks e especialista em Gerenciamento de Projetos, BPM, Mapeamento de Processos, Scrum, PMP, Bizagi, CDIA+, Kofax, VB.NET, C#, VB6, SQL Server e MS Project.

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