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4 dicas práticas para facilitar a rotina de RH

rotina de RH

Diversos pontos na rotina de RH são complexos e repletos de detalhes. Afinal, esse é um setor indispensável para a gestão adequada da empresa, e que muitas vezes atua de maneira estratégica para alcançar objetivo.

Contudo, isso não significa que eles não podem ser facilitados. Otimizar é a palavra de ordem de modo geral, e mesmo diante de tantas tarefas isso não é impossível quando se trata de Recursos Humanos.

Aliás, é por haver tantas tarefas que otimizar se torna questão de sobrevivência. Afinal, o mercado não espera ninguém, portanto não dá para ficar perdendo tempo em ferramentas e rotina de RH obsoletas. Assim, é imperativa a busca por uma rotina de RH mais automatizada e eficiente.

Nesse artigo, você encontra algumas dicas práticas para conseguir exatamente esse resultado. Continue a leitura para descobrir quais delas se adequa mais a realidade do seu negócio!

A importância estratégica do RH

Antes de mais nada, é bom reforçarmos como a rotina de RH é importante na empresa e em seus resultados.

As equipes são um elemento essencial para que o negócio consiga se desenvolver, crescer e inovar. Por serem tão fundamentais, o RH não pode ser visto como apenas mais um departamento administrativo

Alinhar as demandas da organização com os anseios dos trabalhadores é uma tarefa constante. E quando não há esse equilíbrio podemos ver situações como colaboradores executando suas funções de qualquer jeito — prejudicando as vendas, receitas e, consequentemente, o lucro.

Portanto, podemos mencionar alguns pontos importante da importância estratégica das rotinas de RH:

  • Entender a demanda do mercado: as demandas dos trabalhadores vem mudando com o tempo, cada vez mais buscando por empresas humanizadas e inovadoras. Com o RH bem organizado é possível entender essas mudanças e se preparar para tirar vantagem das mudanças antes dos concorrentes.
  • Desenvolvimento do capital humano: não dá mais só pra colocar o funcionário para fazer sua função e deixar ele. É necessário que seja lhe dado treinamentos e permita o desenvolvimento de carreira. Isso gera uma equipe mais preparada e colabora para o aumento na satisfação e motivação dos colaboradores.
  • Melhor gestão do custo de folha de pagamento: a rotina de RH também envolve a parte de definir a remuneração, benefícios e outros. Portanto, é preciso olhar para o RH como um investimento.

Veja agora funções da rotina de RH que demonstram o papel estratégico do setor.

Desenvolvimento e manutenção do ambiente de trabalho

É importante sempre reforçar que estamos lidando com pessoas. Por isso, não podemos desconsiderar os aspectos emocionais das equipes.

Dessa forma, se torna necessário buscar por diferentes formas de engajar, motivar e se comunicar com os colaboradores.

Conseguir manter as pessoas produtivas, engajadas e em harmonia é um desafio diário do RH.

Gestão dos talentos

Através da rotina de RH de monitorar o desempenho dos colaboradores e se relacionar de maneira próxima com cada um, é possível fazer uma gestão de talentos eficaz. 

Nesse sentido, o RH poderá posicionar cada colaborador em funções e cargos que se alinhem melhor com suas competências e perfil. Logo, o reposicionamento de um funcionário poderá aumentar consideravelmente seus níveis de produtividade e resultado.

Comunicação interna

É fundamental para qualquer negócio que haja uma comunicação modernizada e eficiente, que valoriza a voz do empregado. Dessa forma, as ações da empresa são repassadas de forma clara, fortalece a cultura organizacional e melhora a satisfação (e motivação) dos funcionários.

Para tanto, é importante escutar as sugestões dos colaboradores. Ter um relacionamento próximo e colaborativo pode ser peça-chave para uma equipe de sucesso.

Uma empresa que investe no endomarketing e comunicação eficiente consegue gerar os almejados “funcionários que vestem a camisa”. 

Posicionamento estratégico da imagem empregadora

Ao empregar as diversas técnicas e rotinas de RH mencionadas anteriormente, o negócio começará a ficar mais desejado pelo mercado de trabalho.

Afinal, os melhores profissionais querem trabalhar em empresas que são valorizados

Portanto, o RH tem um papel fundamental em conseguir criar esse desejo nos profissionais para irem trabalhar na empresa, em vez do concorrente.

Então, vamos às 4 dicas de como facilitar a vida do RH!

1. Automatize processos na rotina de RH

Logo de início é importante ressaltar que a tecnologia será sempre sua grande aliada. Com ela, você conseguirá automatizar diversos processos internos para que eles sejam mais precisos e muito mais rápidos.

Por exemplo, o controle de ponto eletrônico permite que muito tempo seja economizado na hora de calcular horas extras e registrar a entrada e saída dos funcionários. Assim, ele será redirecionado para outras medidas mais urgentes e tudo ficará mais organizado.

Além de softwares específicos de RH, também é importante pensar na integração de ferramentas e seu ganho de produtividade. Por exemplo, uma boa gestão de documentos eletrônicos pode economizar muito tempo da equipe que deixa de ter que ficar caçando um documento específico.

Também é importante uso de ferramentas colaborativas. Um exemplo que está acessível a todos é as ferramentas do Google, como o Docs e Planilhas. Assim, um mesmo time pode trabalhar no mesmo documento ao mesmo tempo. Nada de ter que ficar chamando o colega para vir na sua mesa ou ter que ficar mandando o arquivo toda vez que ele for alterado.

Assim, redução do uso de métodos manuais e do papel representa uma grande forma de otimizar o departamento. De forma que a automação:

  • Reduz os gastos;
  • Evita-se erros;
  • Facilita a pesquisa de informações em documentos;
  • Permite o trabalho colaborativo em tempo real;
  • Geração de indicadores e relatórios com dados mais precisos;
  • Com o uso de dados, o departamento deixa de se basear em achismos e fundamenta as decisões com base em fatos.  

2. Conte com um bom suporte tecnológico

Ainda a respeito da tecnologia na rotina de RH, é indispensável contar com um bom suporte na área. Como o setor lida com muitos sistemas, softwares e planilhas, o serviço deve ser devidamente monitorado para que tudo corra bem.

processos de RH

Essa é uma providência simples, que evita possíveis falhas, atrasos e imprevistos. Mas, caso eles acabem acontecendo, a solução será rápida e a equipe não precisará esperar muito para dar continuidade a suas atividades diárias.

3. Defina bem as responsabilidades

Outro fator importante para facilitar a rotina de RH é deixar as responsabilidades bem definidas. Quem mexe com recrutamento e seleção não deve também ter que supervisionar a implementação de benefícios, porque isso gera uma sobrecarga de tarefas.

Assim, é importante que seja observado a distribuição de tarefas. Um profissional de RH sobrecarregado não conseguirá aguentar por tanto tempo. Será rápido a notável queda de produtividade, aumento de erros e até mesmo o absenteísmo.

Para tanto, automação de tarefas pode ser um dos métodos de aliviar o RH, assim reduz a necessidade de contratar mais pessoas para poder ter uma melhor distribuição de tarefas e manter o nível de produtividade.

O ideal é que a equipe seja dividida de acordo com suas habilidades e conhecimentos específicos para realizar cada função corretamente. Tudo deve ser sempre compartilhado para um melhor alinhamento, é claro, mas é essencial que cada um se volte para aquilo que ficou previamente determinado.

Além de que a correta definição de responsabilidades ajuda o próprio time a se relacionar melhor. Assim, todos sabem o que devem fazer e com quem conversar quando precisar de algo.

4. Coloque prazos para entrega

Colocar prazos para entrega de tarefas pode parecer uma pressão desnecessária. Mas acredite: é essa iniciativa que permite que o RH não acumule processos e acabe perdendo a noção do que é realmente prioritário naquele momento.

Ao passo que o RH possui diversos planos, tanto em curto quanto em longo prazo, definir as prioridades é fundamental. Ao definir o que precisa fazer no momento, a equipe poderá trabalhar focada e com visão estratégica. Assim, os projetos que nunca saiam, vão ser finalizados um atrás do outro.

Ademais, em questão de projetos, é essencial finalizar um antes de começar outro. Ideias de novos projetos sempre irão vir. Só na ida pra pegar um cafezinho você consegue pensar 3 projetos novos. Por isso, é preciso se manter dentro do plano e focar nas prioridades. 

Conforme elas forem sendo eliminadas, aí sim, é possível começar em novos projetos. Essa simples mudança de comportamento fará o setor como um todo trabalhar de maneira mais eficiente e aumentar a produtividade como um todo.

Como o trânsito de informações é grande, tanto em relação a colaboradores já contratados quanto em relação a prospecção de novos, esse acúmulo não é visto com bons olhos. As tarefas do setor funcionam de forma integrada, e finalizar uma delas antes de começar outra ajuda a não transformar tudo numa bola de neve.

Diante dessas dicas para facilitar a rotina de RH, basta fazer as adaptações necessárias em relação a sua empresa e implementar mudanças. Se adotadas corretamente, você verá o quanto essas práticas podem impactar seus resultados positivamente.

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Autor do conteúdo:

Edgar Henrique

Edgar Henrique

Chief Product Officer da TradingWorks e especialista em Gerenciamento de Projetos, BPM, Mapeamento de Processos, Scrum, PMP, Bizagi, CDIA+, Kofax, VB.NET, C#, VB6, SQL Server e MS Project.

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